Hoe een winkelketen een einde maakte aan gefragmenteerde contractdocumentatie

Als managers zelf de regie hebben over contracten en meerdere versies decentraal opslaan, dan krijg je chaos en gefragmenteerde documentatie. Hoog tijd voor nieuwe procedures, een registratietool voor centrale vastlegging én een nieuwe mindset voor Prénatal. Deze baby- en peuterbenodigdhedenketen ging van een groot gebrek aan inzicht naar overzichtelijk en compliant.

Nooit goed inzicht; een signaal dat er iets moet gebeuren

Op het hoofdkantoor van Prénatal treffen wij Compliance en Legal Officer Hanneke Ballegooij en Coördinator Accounts Payable & Receivable Angelique van Eldik. Zij nemen ons mee in het verhaal over hun uitdagingen en hoe zij die aangepakt hebben.

De diverse teammanagers bij Prénatal hadden lange tijd zelf de regie over contracten die ze afsloten. Hier waren geen procedures voor. Dit bracht een chaos aan gefragmenteerde en onvolledige documentatie met zich mee. Dat moest anders vond Hanneke.

Hanneke hield zich tot ongeveer een haar geleden vooral bezig met privacy. Over de stap naar Compliance en Legal Officer vertelt ze: “Mede doordat er best wat uitdagingen op het gebied van contractmanagement waren, was er behoefte aan een bredere functie. Managers sloegen de contracten bijvoorbeeld zelf ergens lokaal op. Dat gebeurde niet centraal. Je kon dus haast nooit iets terugvinden. Als er dan later vragen over een contract kwamen, was het een enorme zoektocht. Vooral wanneer er in de tussentijd een personeelswisseling had plaatsgevonden. We hebben daardoor ook nooit goed inzicht gehad. Hoeveel contracten hebben we nu eigenlijk? Hoeveel nieuwe contracten sluiten we ieder jaar af? Dat weten we niet.”

De uitdagingen waar Hanneke over spreekt hebben flinke impact op het werk van Angelique: “Ik zag dan een factuur binnenkomen en had geen idee of daar een contract aan vast zat. Vervolgens moest ik alle deuren langs om te vragen of iemand er iets vanaf wist. Dat was wel een signaal dat er wat moest gebeuren.”

Dit signaal is het vertrekpunt om aan de slag te gaan met contractmanagement. Te beginnen met het opstellen van nieuwe procedures, vastleggen hoe managers met contracten moeten omgaan. Zorgen dat iedereen weet wat er verwacht wordt bij het aangaan van een nieuw contract. Maar ook welke checks van tevoren gedaan moeten worden en waar ze aan moeten denken bij verlengen of beëindigen van een contract.

In aanvulling op de nieuwe procedures ging Prénatal ook op zoek naar een tool waar de contracten centraal geregistreerd kunnen worden. Gekozen werd voor een leverancier waar ze al bekend mee waren voor hun factuurverwerking. Angelique: “Het liefst wil je zoveel mogelijk met hetzelfde systeem werken. Dan weet je zeker dat het op elkaar aansluit en is iedereen al een beetje gewend aan hoe het programma werkt.”

De nieuwe werkwijze van Prénatal

Als we Hanneke en Angelique spreken zijn de nieuwe procedures al uitgerold en is de contractmanagementtool in gebruik genomen. Nieuwe servicecontracten, waarbij Prénatal een betalingsverplichting moet voldoen, moeten in dit systeem gezet worden. Tegelijkertijd is ook een digitale ondertekentool geïmplementeerd. Over dit laatste vertelt Hanneke: “In de oude situatie kregen wij het contract van de leverancier, dan ondertekenden we hem, stuurden hem retour en zagen hem vervolgens nooit meer terug. Dan was het contract dat wij hier ergens opgeslagen hadden dus niet ondertekend door de tegenpartij. Nu moet ook de leverancier het contract digitaal ondertekenen voordat hij volledig wordt vastgelegd in het systeem.”

Hanneke geeft een inkijkje in hun huidige processen rondom contracten: “De manager ontvangt het contract en zet deze in de registratietool. Dan moet hij of zij een checklist invullen om te zien of alle nodige controles gedaan zijn. Daarna krijg ik een melding en bekijk of alles correct en compleet is. Vervolgens verstuur ik het via de digitale ondertekenoplossing naar de directie en de leverancier ter ondertekening. Als het door iedereen digitaal ondertekend is, wordt hij weer in de contractmanagementtool opgeslagen als compleet.”

Alles centraal en elke stap vastgelegd in een audit trail

Centraal vastleggen van contracten geeft inzicht en je weet duidelijk waar contracten zijn en van wie ze zijn. Als Angelique nu vragen vanuit Controlling krijgt of zij meer weet over een factuur en het bijbehorende contract dan kan ze dat eenvoudig controleren. Meerdere versies in omloop is verleden tijd, je hebt altijd de laatste versie bij de hand. Daar kan nooit gedoe over komen. “Die zoektocht naar een collega die er meer van weet, is niet meer nodig.” aldus Angelique.

Hanneke vertelt over het andere grote voordeel, namelijk dat er nu ook een audit trail wordt bijgehouden, vanuit compliance-oogpunt een heel belangrijk aspect voor Prénatal. Deze audit trail legt nauwkeurig vast wie wat wanneer heeft gedaan met elk contract. Zo kun je altijd de juiste mensen aanspreken bij vragen over het contract of als er iets misgaat.

Verandering in mindset

Implementatie van nieuwe systemen en procedures vraagt ook om een verandering in mindset voegt Hanneke nog toe aan hun betoog. “Het liefst wil iedereen vandaag nog alles geregeld hebben. Maar een contract sluit je nu eenmaal niet binnen een paar minuten af. Je moet de juiste procedures volgen én je moet er goed over nadenken. Het is weleens voorgekomen dat ik een contract naar de CFO stuurde ter ondertekening en
toen nog vragen kreeg over het budget. Dat moet allemaal aan de voorkant al geregeld zijn, voordat het contract überhaupt wordt opgesteld. Dat besef begint nu wel in te dalen bij alle collega’s.”

Volgende project al in de pijplijn

Er wordt door de dames al nagedacht over een volgende project. Bijvoorbeeld het automatisch laten matchen van facturen met de contracten. Als het aan deze twee ligt, houdt het in ieder geval niet op bij het centraal vastleggen en digitaal ondertekenen van servicecontracten.