Hoe bouw je een data driven cultuur?

In deze serie artikelen over Power BI neem ik je graag mee naar de wereld van Business Intelligence (BI). De ontwikkelingen in dit vakgebied gaan momenteel erg snel. Je kunt jezelf daarom de vraag stellen of jouw bedrijf BI nodig heeft. Maar de goede vraag is of jouw bedrijf wel zonder Business Intelligence kan.

Mark my words. Business Intelligence wordt de derde digitale revolutie. De eerste revolutie ontstond door de introductie van de personal computer. Die zorgde in een ongelofelijk korte tijd voor een drastische verandering van het zakelijke landschap. Met name de efficiënte manier waarop business documenten werden samengesteld, had een grote impact. De tweede revolutie ontstond door het gebruik van internet. Deze revolutie was gebaseerd op de manier waarop zakelijke documenten werden verspreid (email) en de manier waarop consumenten werden benaderd (websites). 

De derde revolutie bestaat uit de data driven cultuur. Wat maakt deze cultuurverandering zo belangrijk? Wel, afbeelding 1 laat zien wat data driven cultuur inhoud. De business gebruikt rapportages om inzichten te krijgen uit de resultaten van het verleden. De beschikbare data ‘vertelt’ hoe het bedrijf de afgelopen periode heeft gepresteerd. Vervolgens nemen managers op basis van die informatie beslissingen, die worden onderbouwd door business logica, kennis van de manager en ‘onderbuik’ gevoel. De analyse wordt gebruikt voor toekomstgerichte verbeteringen, opportunity’s en zo meer. Later wordt door middel van de nieuwe rapportages de resultaten van die beslissingen getoetst. Data om analyses te ondersteunen wordt in dit scenario nauwelijks ingezet. 

Afbeelding 1

De data driven cultuur bestaat uit de mogelijkheid om de cultuur in het gehele bedrijf af te stemmen op het gebruik van business analyse data voor rapportages en analyses en daarmee de (toekomstige) richting van die business direct aan te sturen. Collective analytics omvat het concept dat iedere manager in een bedrijf de beschikking heeft over zijn eigen analyses en die snel kan aanpassen, naar gelang de situatie dat vraagt. Daarmee draagt het gehele bedrijf bij aan een optimale bedrijfsvoering. De data vormt hierbij een integraal onderdeel van het rapportage en het analyse proces.

Met de moderne Business Intelligence gereedschappen ben je in staat om de (toekomstige) analyse te ondersteunen met beschikbare data van binnen en buiten de organisatie. En dit proces gaat veel verder dan je denkt. Op dit moment komen er zoveel nieuwe gereedschappen op de markt, die slim data gebruiken, analyseren en verrijken. In afbeelding 2 zie je de huidige BI-gereedschappen van Microsoft. De groen gekleurde elementen zijn gereedschappen, die een goed opgeleide finance of IT medewerker (al dan niet met hulp van consultants) invult en onderhoudt, de grijze gereedschappen worden onderhouden door gespecialiseerde medewerkers. Al deze gereedschappen geven het bedrijf meer informatie, die beter zijn gericht op de actuele business vragen. 

Afbeelding 2

Het is niet direct de beschikbaarheid van de data, die de derde revolutie bepaald, hoewel dat wel een belangrijk onderdeel is. Nee, de belangrijkste factor is de mogelijkheid voor de business om zelf rapportages en analyses te maken. Dat doet ze al in Excel, maar de moderne BI-gereedschappen geven de mogelijkheid om verschillende data uit verschillende bronnen te koppelen in automatische up-to-date dashboards. Maandelijkse rapportages krijgen daardoor een dagelijkse frequentie.

De hogere frequentie en de beschikbaarheid van andere bronnen geven de cultuurveranderingen een stevige boost, maar de werkelijke revolutie komt voort uit het verkrijgen van nieuwe inzichten. Afbeelding 3 laat de vijf lagen, die de Business Intelligence processen omschrijven, weer. In de traditionele corporate BI-processen kost de realisatie van data (laag 1) naar delen (laag 5) op bedrijfsniveau tijd. Een doorlooptijd van een half jaar tot meerdere jaren, de daarbij behorende complexe processen en de navenante kosten zijn bekende fenomenen. En daarbij is nog niet het risico ingecalculeerd dat het project faalt.

Afbeelding 3

De kracht van Power BI ligt in de mogelijkheid om kleine, op de business gerichte, dashboards te maken. De ontwikkeltijd van het model is kort, mede doordat de business zelf vormgeeft aan het model. Doordat de manager zelf ‘aan de knoppen’ zit, wordt direct zijn commitment gekweekt. Zijn aanpassingen komen, tegen relatief lage kosten, snel terug in het model. Nog belangrijker is dat het model leidt tot nieuwe inzichten, die vervolgens terug in het model worden verwerkt. Het agile karakter van modelleren geeft de werkelijk kracht van de data driven cultuur weer. Analyses worden effectief ingezet. Bedrijven, die gebruik maken van deze nieuwe manier van inzichten verwerven, blijken zeer effectief in het benaderen van hun klanten en het verkopen van hun producten in een snel veranderde omgeving. 

Het laatste aspect van de data driven cultuur transitie bestaat uit de adaptie van consumenten van nieuwe technologieën. De omslag van een anonieme winkelende consument naar een mondige (social media) web-consument is opmerkelijk snel verlopen.  Een consument die, naast bij de transactie vrijwillig gegeven persoonlijke informatie ook heel veel (cookies) voorkeuren vrijgeeft. Dit is een voorbeeld hoe in een korte tijdsspanne de business onherkenbaar is veranderd. 

Bedrijven als V&D en Kijkshop hielden vast aan hun traditionele manier van verkopen in een snel veranderende businesswereld. Veranderingen, die tegenwoordig voortkomen uit een data driven cultuur.

Henk Vlootman is founder en CEO van Quanto. Hij geeft sinds 1994 Excel en Power BI trainingen aan managers over de gehele wereld. Vanaf 2013 ontving Henk jaarlijks de Microsoft MVP (Most Valuable Professional) award. Henk is de auteur van ‘Excelmodellen voor financiële economische informatie’ en ‘ExcelLeren, de Vlootman methode in de praktijk’ Tijdens Excel en Power BI congressen en conferenties is hij een gewaardeerd spreker. Henk is voorzitter van de stichting Power BI gebruikersgroep Nederland.