Het vormgeven van purchase to pay

Bedrijven ontdekken dat een goed gestructureerd inkoop- en betalingsproces leidt tot een significante verbetering van de financiële en operationele performance. Maar bij een volledige purchase to pay-automatisering zijn nog meer voordelen te behalen. Een dergelijke softwareoplossing levert een meerwaarde op de volgende gebieden:

1 Efficiëntie: Ongeveer de helft van de facturen die ondernemers in Nederland versturen, wordt niet op tijd betaald of verdwijnt volledig. Automatisering van dit proces kan hier veel voordelen opleveren.

2 Transparantie en sturing van de indirect spend van een organisatie. Middels category management wordt inzichtelijk op welke goederen- en dienstenstromen bespaard kan worden.

3 Transparantie van financiële processen: dankzij het in kaart brengen van het purchase to pay-proces worden financiële processen overzichtelijk en inzichtelijk. Ingekomen facturen kunnen op ieder moment worden getraceerd, de status van een afhandeling is zichtbaar en men kan vaststellen wie zich met welk onderdeel van het proces bezighoudt.

4 Snelle terugverdientijd: automatisering van het proces door standaardisatie kan een forse besparing opleveren die bij grotere bedrijven kan oplopen tot tienduizenden euro’s.

5 Optimale benutting van de bestaande it-investering.

6 Inzetbaar in een gecentraliseerde bedrijfsomgeving.

7 Integratie met alle ERP- en financiële systemen: door het elektronische factureringssysteem te integreren met een ERP- of financieel systeem kan de organisatie een aanzienlijke procesoptimalisatie realiseren.

8 Compliance: met een geautomatiseerd inkoop- en betalingsproces is het gemakkelijk te voldoen aan wet- en regelgeving met betrekking tot een transparant financieel proces. Standaardisatie speelt daarbij een grote rol.

9 Controle: met behulp van standaard rapportage- en analysemogelijkheden kan men snel informatie krijgen over het inkoopproces, de verplichtingen en leveranciersprestaties. Betere afspraken met leveranciers, inzicht in leveranciersprestaties en (lopende) verplichtingen zorgen voor een meer accurate forecasting en liquiditeitsplanning.

10 Kostenbesparing: door het matchen van inkooporders met facturen worden de operationele handelingen aanzienlijk gereduceerd.

Vijf stappen
De mate waarin organisaties succesvol zijn, is sterk afhankelijk van de mate waarin geautomatiseerde informatiesystemen de bedrijfsprocessen ondersteunen bij het realiseren van de organisatiedoelstellingen.

De selectie van een purchase to pay-systeem is ingewikkeld en een aantal tips is daarom niet overbodig. Maar het is handig eerst een nadere blik te werpen op het proces zelf aan de hand van een schematisch overzicht.

Simpel gezegd doorloopt het purchase to payproces vijf stappen: aanvraag en autorisatie van inkooporder, bestellen en goederenontvangst, controle, matching en integratie en betaling en archivering. Een stap die aan het proces vooraf gaat, is financiële planning. Een financiële planning bepaalt de budgetten voor inkoop. Dit staat min of meer los van het purchase to pay-proces. De afdeling inkoop stelt allereerst een (raam)contract op.

Op basis daarvan worden interne catalogi/ webshops samengesteld die de organisatie aan de medewerkers ter beschikking stelt. Bij aanvragen toetst de onderneming of de aanvraag past binnen de gestelde budgetten. Vervolgens dienen de stappen van het purchase to pay-proces zich aan:

1 Aanvraag en autorisatie: een aanvrager kan via een (web based) applicatie de catalogus raadplegen voor het doen van een aanvraag en deze elektronisch doorsturen voor goedkeuring.

2 Bestellen en goederenontvangst: in deze stap wordt een inkooporder gecreëerd en naar de leverancier gestuurd. Vervolgens wordt een orderbevestiging ontvangen, de ontvangst geregistreerd en tenslotte de factuur ontvangen.

3 Controle, matching en integratie: deze stap start met de ontvangst van elektronische of papieren facturen. Deze laatste worden gedigitaliseerd door middel van scanning. Voordeel van scannen/herkennen van facturen is verminderde handmatige data-invoer, het digitaal verder verwerken van de factuur in het proces en uiteindelijk ook een digitaal centraal en decentraal toegankelijk factuurarchief. De factuur wordt automatisch vergeleken met de inkooporder. Wanneer de factuur klopt, boekt het systeem deze direct door naar het financiële systeem. Veel aanbieders van software hebben integraties en/of koppelingen met de meest gangbare ERP-software en financiële pakketten. Wanneer de factuur echter niet overeenkomt met de inkooporder, dan stuurt het systeem de factuur automatisch naar de juiste mensen in de organisatie ter goedkeuring.

4 Betaling en archivering: in iedere stap van het proces is het mogelijk om een betalingsanalyse uit te voeren. Het is ook mogelijk om de elektronisch factuur op te slaan in het document management systeem. Echter, dit is niet noodzakelijk.

Selectie en implementatie
Een project voor de selectie en implementatie van een softwarepakket bestaat uit een aantal fasen:

Fase 1: selectie
Bij de selectie is het van belang om die partners te kiezen die uw organisatie professioneel bij kunnen staan met raad en daad en ook bij uw bedrijfsprocessen passen. Voorafgaand daaraan moet de organisatie de doelstellingen formuleren en de criteria opstellen waaraan het te selecteren pakket moet voldoen. Bij iedere selectie stellen organisaties hier vervolgens een longlist voor op, gevolgd door de shortlist, de detailevaluatie, de contractonderhandelingen en het uiteindelijke contract.

Fase 2: implementatie
Bij het invoeren van een purchase to pay-proces is het verstandig om een aantal zaken goed te regelen. Allereerst is een nauwe samenwerking tussen de afdeling inkoop en financiën noodzakelijk. Beide werkgebieden worden met een purchase to pay-proces doorkruist. Daarom is het belangrijk om gezamenlijke definities over de probleemstelling en de doelstelling te formuleren. Veel implementaties van purchase to pay worden in de loop van het proces onoverzichtelijk.

Daarom is het verstandig om het proces eerst op maat te maken voor de eigen organisatie. Het is van belang om daarbij met alle betrokkenen het huidige inkoopproces te bekijken en het einddoel te bepalen. Op die manier wordt  tevens draagvlak gecreëerd. Een derde belangrijk punt is de communicatie met de betrokkenen. Het gebruik van begrijpelijke en toegankelijke taal en meetbare termen is noodzakelijk om de purchase to pay-doelstelling levendig te maken en de slagingskans te vergroten. Ten slotte is het nuttig om voldoende tijd te nemen voor de implementatie en deze in verschillende fases in te zetten.

Fase 3: optimalisatie
Het project is niet afgerond als het pakket geïmplementeerd is. Er volgt een continu proces van optimalisatie, eventuele nieuwe processen, procedures en bewaken van de vooraf opgestelde doelstellingen.

Kpi-model
Een goede methode waarmee organisaties de prestaties van inkoop en financiële afdelingen kunnen meten en de efficiëntie van het purchase to pay-proces kunnen verbeteren, is het key performance indicatormodel (kpi). Onlangs introduceerde BasWare in samenwerking met The Hackett Group een kpi-model. Dat omvat 119 verschillende meetpunten. Het model is verdeeld naar zes hoofdcategorieën: kosten, kwaliteit, strategie, productiviteit, medewerker en leverancier. Voor het opzetten van een kpi-model moeten een aantal basisprincipes in acht worden genomen:

1 Kies kpi’s die in lijn zijn met de doelstellingen van de onderneming. Omdat het kpi-model wordt ingezet ter ondersteuning voor het monitoren en bijhouden van de prestaties van het purchase to pay-model, is de selectie van de kpi’s afhankelijk van de algemene doelstellingen.

2 Blijf gefocust op wat gemeten moet worden. Wees ervan bewust dat er ruim 119 meetpunten bestaan, die de organisatie niet allemaal continu kan volgen. Daarom is het belangrijk je op die meetpunten te richten die noodzakelijk zijn om de vastgestelde prestatiedoelstellingen te behalen.

3 Zorg dat de voordelen van een dergelijke meting in goede verhouding staan met de inspanningen die geleverd moeten worden om de data te verzamelen. Wanneer het te ingewikkeld is om de noodzakelijke data te verzamelen en de voordelen niet duidelijk of onzeker zijn, is het beter om de indicator niet op te nemen.

4 De kpi-resultaten moeten leiden tot actie. Wanneer een kpi slechte resultaten laat zien, is het de bedoeling dat dit wordt opgevolgd door acties. Ook positieve resultaten moeten teruggekoppeld worden  naar de teams om hen een impuls en een stimulans te geven. Bij shared service centers worden de kpi’s in combinatie met service level argeements gebruikt en vervolgens beoordeeld samen met interne klanten.

5 Maak kpi-rapportages op maat voor de ontvanger. Verschillende ontvangers gebruiken verschillende onderdelen van het kpi-model. De selectie van de kpi’s en de manier waarop gecommuniceerd wordt, moet op maat gemaakt worden voor de respectievelijke ontvanger (strategisch of operationeel).

6 Weeg de verschillende aspecten goed af. Geen enkele kpi kan een uitgebreid overzicht geven van de gehele situatie. Daarom zou het performance management systeem zich op verschillende aspecten moeten richten. Denk aan kosten, productiviteit, kwaliteit, werknemers en afstemming van de strategie.

7 Start de meting voorafgaand aan de veranderingen. Alleen door de prestaties ook voorafgaand aan de veranderingen te meten, kan de organisatie de volgende voordelen behalen: veranderingen kunnen geanalyseerd worden, beoordelingen van de prestaties worden objectiever en daarmee worden discussies minder emotioneel en risico’s worden teruggedrongen door vroegtijdige waarschuwingen en de mogelijkheid om de oorzaak van het probleem te analyseren.

Het verbeteren van de efficiëntie is tegenwoordig voor iedere organisatie een uitdaging. Door purchase to pay-oplossingen in te zetten, worden compliance-kwesties ondersteund, hebben organisaties realtime inzicht in het totaalproces en houden zij controle over de kosten. De kpi’s geven richting aan de te nemen stappen in deze optimalisatie. Dat op basis van de vastgestelde strategische doelstellingen.

Jennifer van Tuyl, Marketing Manager Benelux bij BasWare