Het budget de deur uit

Het concept schopt tegen flink wat heilige huisjes. Budgetteren is immers toch de hoeksteen van de financiele bedrijfsvoering? Het prestatiecontract dat de organisatie met haar managers afsluit voor het komende jaar? Dat is zo, maar er kleven tal van nadelen aan. Allereerst ben je als financial veel tijd bezig met het opstellen van budgetten en in die tijd kan het budget allang weer zijn achterhaald. Het maken van budgetten wordt daarmee duur terwijl het rendement soms ver te zoeken is.

Uit onderzoek blijkt dit ongenoegen ook. De universiteiten van Hackett en Cranfield kwamen erachter dat 75 procent van de organisaties die wereldwijd onderzocht werden, ontevreden was over budgetteren. Het grootste bezwaar was dat men het maken van budgetten te duur vond. Ondervraagden waren het daarnaast met elkaar eens dat deze te weinig toegevoegde waarde hadden en dat ze te snel achterhaald waren.

Doorlooptijd
Uit het onderzoek bleek eveneens dat het budgetteringsproces gemiddeld vier tot vijf maanden doorlooptijd had en meer dan vijftien procent van de managementtijd in beslag nam. Hackett berekende verder dat het maken van budgetten gemiddeld 25.000 werkdagen per een miljard Amerikaanse dollars aan verkopen kosten. Er zijn nog meer nadelen: in economisch mindere tijden trekken medewerkers er nog harder aan. Daardoor halen ze misschien de verkopen van de eerste maanden van het nieuwe jaar naar voren.

Als het beoogde resultaat wordt gehaald, ontstaat er een vertekend beeld. In de eerste maanden van het nieuwe jaar krijgt de organisatie in de verkopen het deksel op de neus. Het opkomend alternatief voor budgetteren is beyond budgetting. Kern is een flexibele norm aan de hand van benchmarking ten opzichte van de economische cijfers en – misschien nog wel belangrijker – ten opzichte van de naaste concurrenten.

Realistisch
Een flexibele norm betekent geenszins dat deze niet hard is. Je kunt als organisatie bijvoorbeeld afspreken dat je de komende drie jaar telkens twee procent beter wil presteren dan je concurrent. Een dergelijke manier van afrekenen is realistischer. Stel een budget staat op honderd terwijl je in een jaar economisch gezien maar tachtig kan halen. Welk effect heeft dat op mensen? Zij weten dat de doelstelling onmogelijk is te halen en zijn geneigd het bijltje erbij neer te gooien.

Met beyond budgetting is het anders. Honderd is maximaal, maar door economische omstandigheden kan tachtig worden gehaald. De concurrent scoort 79. Medewerkers en management hebben met elkaar afgesproken dat ze het twee procent beter dan de concurrent willen doen. Gevolg: iedereen gaat er gezamenlijk hard aan werken. Het concept pretendeert niet volmaakt te zijn, maar het is in ieder geval op zijn minst een reminder: hoe lang zijn budgetten houdbaar en wat is de toegevoegde waarde van detaillering? Stof tot nadenken dus…