Helpt IBCS bij schrijven perfecte jaarverslagen?

IBCS doet voorstellen voor het standaardiseren van communicatie en reporting aan de hand van hun zogenaamde SUCCESS-formule. Een acroniem dat zeven ‘rule areas’ omvat die drie gebieden van communicatie/reporting afdekken: conceptual (ontwerp), perceptual (waarneming) en semantic (betekenis). In deze blog bespreken we semantic. En we proberen zicht te bieden op de vraag: helpt IBCS bij het opstellen van jaarverslagen?

Dit zijn mijn drie eerdere afleveringen over het schrijven van goede jaarverslagen:
Schrijf een jaarverslag als een roman
Zo schrijf je een excellent jaarverslag
De do's and don'ts

Uniforme semantiek in alle aspecten

De semantic rules hebben als bedoeling om een uniforme semantiek toe te passen in alle aspecten of onderdelen van de te communiceren boodschap. Om die reden draait het in dit deel om UNIFY als enige rule area.

UNIFY

Bij UNIFY staat centraal dat vergelijkbare inhoud op vergelijkbare wijze moet worden gepresenteerd. Dat lijkt een waarheid als een koe. En in veel andere sectoren, zoals de wereld van de muziek, is een uniforme notatie compleet geaccepteerd. In de wereld van jaarverslagen is dat helemaal niet het geval.
Ik doel daarbij niet op de huisstijl, de eigen vormgeving. Ik doel op het gegeven dat het presenteren van facts & figures per jaarverslag verschillend is ingericht. En dat maakt het voor een belangrijk deel moeilijk(er) om de boodschap die je wilt zenden over te brengen. Vanuit IBCS worden standaarden aangereikt op alle aspecten van je communicatie.

Niet-visuele onderdelen

Gestart wordt met de niet-visuele onderdelen. Alles wat tekst is dus. En dat is nogal wat. Ik behandel niet alle aanbevelingen voor tekst maar beperk me tot een paar opvallende. Zo stellen ze voor om uniforme terminologie en afkortingen te gebruiken voor zaken als ‘return on investment’. Schrijf je nou ROI, RoI of bv RI op als afko? Stel je eens voor als we allemaal zouden werken vanuit dezelfde afkortingenlijst. Dat zou schelen! Dat geldt ook voor de notatie van getallen, tijd, geld. Weinig mensen zijn goed bekend met de inhoud van de verschillende ISO-standards, waarin voor elk van genoemde onderdelen standaarden staan beschreven.

Boodschap bij tekst

De titel van een rapport is natuurlijk ook tekst. En daar hoort wat mij betreft ook altijd een boodschap bij. De titel gaat over waar het onderwerp van het rapport (bijvoorbeeld ‘Balance Sheet’). De boodschap brengt de aandacht van de lezer al naar de goede plek (‘Verhouding eigen vermogen/vreemd vermogen verbetert’). De boodschap schrijf je liefst in de vorm van een stelling. Als je dit standaard zo doet dan wordt je communicatie krachtiger, stelliger.

Visuele componenten

Dan over naar de visuele componenten. Daar hebben we in het vorige deel al het nodige van meegekregen, alleen kijken we nu naar het uniformeren van deze componenten ten opzichte van elkaar. Wat ik inspirerend vind is het pleidooi om scenario’s consequent van elkaar te scheiden in vormgeving. Stel dat je Actual (AC), Previous Year (PY), Planned (PL) en Forecast (FC) toont als scenario’s in een rapport. IBCS adviseert om deze vier scenario’s consequent (uniform) te tonen zodat je de samenhang en betekenis sneller leest: 

Door de uniforme visualisatie van scenario’s worden de twee variantie-analyses die ernaast staan makkelijker te begrijpen. Je kunt bijvoorbeeld makkelijker zien dat je in de onderste vergelijking ‘FC’ relateert aan ‘PL’, omdat de rode en groene bars gearceerd zijn en er ΔPL boven staat. Weet wel dat ik geen voorstander ben en blijf van het gebruik van zowel groen als rood in deze analyse.

Voor mij blijven het twee signaalkleuren die naast elkaar niets meer toevoegen dan het trekken van aandacht alleen.
 
Voor mij is bij dit deel het volgende belangrijk om te onthouden:
– Alle aspecten die nodig zijn om betekenis op een uniforme manier over te brengen
– Volg internationale afspraken over de notatie van termen, getallen, geld en tijd.
– Zelf telkens bedenken hoe je iets noteert, of daarin een eigen standaard proberen te bedenken.
– Uniforme vormgeving van scenario’s over rapporten. 
– De vormgeving vermengen met druk kleurgebruik. Elke kleur is een signaal en dat voegt verder niets toe.

Hiermee komen we aan het einde van deze mini-serie over excellente jaarverslagen en de mogelijke inbreng vanuit IBCS. Waarin we in dit deel hebben gekeken naar het uniformeren van de inhoud zodat wat vergelijkbaar is, op een vergelijkbare manier wordt gepresenteerd. Een loffelijk streven van IBCS.

Enorme uitdaging

Alleen lijkt het mij een enorme uitdaging om ervoor te zorgen dat voldoende organisaties dergelijke standaarden meer en meer gaan accepteren en uitdragen. Daarbij zou de sector van openbare accountants een prima bijdrage kunnen leveren door dit mee te nemen in hun aandeel bij het tot stand komen van jaarverslagen. Het zou een stap in de goede richting zijn als de sector deze handschoen oppakt! Wellicht wordt hier al veel aan gedaan en weet ik het nog niet. Dat kan natuurlijk ook. Wil je hierop reageren? Mail gerust: charles@decido.nl.