Hans van Offeren, Manager Financiën & Administratie NS Poort: ‘Crisis biedt kansen’

Wat doet NS Poort?
‘NS Poort is het onderdeel van de Nederlandse Spoorwegen dat verantwoordelijk is voor het beheren, exploiteren en ontwikkelen van de stationsgebieden in Nederland. Dit omvat het (her)ontwikkelen van locaties en het exploiteren en beheren van gebouwen en terreinen in en rond stations. We ontwikkelen kantoren, winkels, woningen, scholen en – in samenwerking met ProRail- stations. Eigenlijk alles wat zich in de directe omgeving van de stations bevindt. NS Poort betekent niet alleen de poort naar het station, maar ook de poort naar de stad toe.’

Jullie zijn dus eigenlijk een soort vastgoedbedrijf?
‘Dat klopt, maar wel een hele bijzondere met een maatschappelijke rol. Wij ontwikkelen en verkopen zowel delen van ons eigen grondgebied, maar zijn daarnaast ook een ontwikkelbedrijf voor klanten die een beroep op ons doen. Zo ontwikkelen wij bijvoorbeeld momenteel het nieuwe stadhuis van de gemeentes Zaanstad, Gouda en Utrecht. In grootte zijn wij de derde vastgoedonderneming van Nederland en we richten ons op de combinatie vervoer en vastgoed. Onze ontwikkelingen leveren altijd een bijdrage aan de vervoerswaarde, bijvoorbeeld gemak voor de treinreiziger. Verder is NS Poort geen juridische entiteit, maar de handelsnaam voor een aantal juridische entiteiten. We zijn ontstaan uit een fusie tussen NS Stations en NS Vastgoed.’

Wat merken jullie van de kredietcrisis?
‘Onze projecten zijn doorgaans zeer complex. In de ontwikkeltak waarin wij ons begeven zien we de meer risicovolle investeringen teruglopen. NS Poort is echter financieel gezond, iets wat onze partners zekerheid biedt. Wat de precieze impact voor ons bedrijf is moeten we nog afwachten maar de crisis biedt voor ons ook zeker kansen!’

Hoe is de organisatie van NS Poort ingericht?
‘Binnen NS Poort hebben we de clusters Ontwikkeling en Vastgoedvermogensbeheer. Veel van onze bestaande panden en de panden die we ontwikkelen houden we in bezit door ze onder te brengen in vastgoedfondsen waar ook andere institutionele beleggers een aandeel hebben.. Daarnaast hebben we een tak Operationeel Vastgoedmanagement die verantwoordelijk is voor het beheer van stationsgebieden. Servex is verantwoordelijk voor horeca en retail op en rond de stations. De afdelingen worden ondersteund door verschillende stafafdelingen.’

En de financiële functie?
‘Ik geef leiding aan de stafafdeling Financiën & Administratie. Daarnaast is er ook een manager Planning & Control. Deze financiële disciplines zijn van elkaar gescheiden. Wij sturen beiden ons eigen team aan en rapporteren aan de CFO van NS Poort. Het managementteam bestaat uit de directievoorzitter, de CFO en de directeur Strategie en Business Development.’

Hoe wordt er gerapporteerd langs de lijn?
‘Alles is onderverdeeld in profit centers. Met Business Objects genereren wij rapportages op stationsniveau en andere dwarsdoorsneden. De afdelingen Ontwikkeling en Vastgoedvermogensbeheer hebben dus hun eigen balansen en verlies- en winstrekeningen. Daar dwars doorheen lopen dan nog de resultaten van al onze BV’s. In die zin is het behoorlijk complex.’

Hoe zit het inkoop- en factureringsproces in elkaar?
‘Alle bestellingen worden via Excel naar ons gestuurd. Wij maken er vervolgens een inkooporder van met SAP. Daarna wordt de inkooporder gestuurd naar de persoon die autorisatie heeft over de betreffende order. Als deze akkoord is wordt de aanvraag vrijgegeven. Facturen die binnenkomen worden gescand in Basware, het systeem dat er voor zorgdraagt dat de vindbaarheid van facturen bij NS Poort optimaal is. Vervolgens worden de rekeningen gevalideerd. Daarbij wordt aangegeven wie de betreffende factuur kan vrijgeven voor betaling. Onze leveranciers hebben we gevraagd het inkoopnummer op de factuur te vermelden en dat wordt ook goed gedaan. In het systeem wordt dan de match gemaakt tussen inkooporder en factuur. Op deze manier worden er jaarlijks zo’n 40.000 facturen verwerkt.’

Hoe zorgen jullie voor optimale efficiency op dit gebied?
‘Als de prestatiemelder aangeeft dat een product reeds geleverd is, gaat er in de meeste gevallen geen boodschap meer naar de persoon die de transactie moet goedkeuren. Dat komt omdat het systeem een match heeft gemaakt tussen de reeds goedgekeurde inkooporder en de factuur. Voorheen kreeg ik alle facturen te zien. Na de verbeterslag die we gemaakt hebben, krijgen we alleen nog maar de facturen te zien die afwijken van de inkooporders. De overige gaan direct naar de afdeling Crediteuren die via telebankieren de factuur na de vaste betalingstermijn voldoet. Door deze manier van werken hebben we twee tot drie fte kunnen besparen.’

Wat houdt jullie momenteel vooral bezig?
‘We zitten nu met de eindejaarcijfers die op 14 januari aan ons moederbedrijf NS Groep gepresenteerd moeten worden. We maken nu lange dagen om alles op tijd rond te krijgen. Dit is ook onze eerste jaarsafsluiting in het nieuwe SAP-systeem, dus dat maakt het extra spannend.’

Welke verbeteringen staan er voor 2009 op de agenda?
‘Ik wil nog een verbeterslag maken in het inkoopproces, een van onze belangrijkste processen. Deze workflow kan nog slimmer worden ingericht. Momenteel worden alle inkooporders nog in Excel-formaat naar ons toegestuurd. Als de medewerkers dit zelf in SAP zouden invoeren zou dit weer veel tijd kunnen besparen. Ik denk dat de organisatie hier klaar voor is.’

PERSOONLIJK

Naam: Hans van Offeren
Functie: Manager Financiën & Administratie
Leeftijd: 49
Opleiding: Hans van Offeren begon op jonge leeftijd met werken en volgde in de avonduren de studie MBA, gevolgd door SPD. Later in zijn loopbaan vulde hij dit aan met diverse managementtrainingen.
Loopbaan: Werkte 23 jaar lang bij de ANWB in verschillende financiële functies, onder meer als groepleider debiteuren en als financieel verantwoordelijke voor de hulpverlening. Trad vervolgens in dienst bij Servex en daarna bij NS Poort.  
Hobby’s: Verenigingenbestuur, wekelijkse kaartavond

TEAM

Omzet NS Poort: 500 miljoen euro
Aantal medewerkers totaal: NS: 25.000 / NS Poort (incl. Servex): 4.500
Aantal medewerkers in financiële functie: NS Poort (incl. Servex): 85
Typering team: Eén team / heel divers
Belangrijkste issue: Eindejaarsafsluiting
Financiële systemen: SAP, Business Objects, Basware (NS Poort)