Grote verschillen in efficiëntie en effectiviteit van crediteurenadministraties

Al jaren volg ik het onderzoek van de Aberdeen Group over factuurverwerking. En ieder jaar blijkt weer dat er veel grote verschillen zijn tussen de verschillende crediteurenadministraties. Dit jaar hebben wij op basis van het onderzoek en op basis van onze jarenlange ervaring een model gemaakt die de verschillen in een helder overzicht laat zien.

In het model zijn er grofweg drie verschillende soorten crediteurenadministraties: zij die in papieren chaos verkeren, zij die gedigitaliseerd zijn en zij die volledig geautomatiseerd zijn. Van die laatste groep zijn er nog niet zo veel, maar het mag vanzelf spreken dat dit administraties zijn die het meest efficiënt en effectief werken. 

Belangrijk kenmerk van een papieren chaos is dat men nog altijd de factuur op papier ontvangt, op papier controleert, op papier de organisatie in stuurt voor goed- of afkeuring, op papier inboekt in de boekhoudssoftware en op papier opslaat in een fysieke archiefruimte.  Kort gezegd een zeer inefficiënt proces.  

Uit het onderzoek van de Aberdeen Group blijkt dan ook dat het in een papieren chaos 14,7 dagen duurt voordat een factuur is verwerkt, en dat de kosten per factuur 21,21 euro bedragen. 

Digitalisering vindt plaats als een organisatie facturen digitaal ontvangt en ook digitaal verwerkt met een purchase-to-pay- of factuurverwerkingsoplossing. Kenmerken van deze situatie: er is sprake van minder papierwerk dan in een papieren chaos (soms wordt een factuur nog wel uitgeprint), facturen worden rechtstreeks geüpload in de purchase-to-pay oplossing waardoor ze traceerbaar zijn, facturen worden digitaal goedgekeurd en gegevens hoeven niet handmatig te worden ingevoerd omdat scansoftware dit al doet vanuit de pdf-factuur. 

De kosten en verwerkingstijd bij deze organisaties zijn aanzienlijk lager ten opzichte van een organisatie die nog leeft in papieren chaos. Het verwerken van een factuur kost bij digitalisering €8,75. Dat is €12,60 minder dan de kosten van factuurverwerking in de papieren chaos. En waar het bij een papieren chaos z’n 14,7 dagen duurt om te verwerken, kost het bij digitalisering slechts 8,8 dagen. Een verschil van 5,9 dagen.

De laatste fase hebben we volledige automatisering genoemd. 

Kenmerken in deze fase zijn dat er zo goed als geen papieren facturen meer bestaan. Facturen komen binnen via EDI of UBL, twee databestanden. Vaak komen de facturen rechtstreeks in de purchase-to-pay applicatie terecht, waardoor handmatig invoerwerk zo goed als verdwijnt. In feite kun je in deze fase dus boekhouden met de ogen dicht. 

De kosten van factuurverwerking in deze fase zijn nog lager dan bij digitalisering en in de papieren chaos. Zo kost het verwerken van een factuur bij volledige automatisering €3,64. Dat is €5,11 goedkoper dan een verwerkte factuur in bij digitalisering en zelfs €17,57 goedkoper dan een verwerkte factuur bij een papieren chaos. Het verwerken van een factuur bij volledige automatisering kost slechts 3,7 dagen. Dat is 5,1 dagen sneller dan een factuur bij digitalisering en 11 dagen sneller dan een factuur in de papieren chaos. 

In welke fase je ook zit als crediteurenadministratie, vaak is er nog een hoop te verbeteren en kun je als organisatie door naar de volgende fase. In onze whitepaper over de toekomst van factuurverwerking geven wij tips en tricks over hoe je als organisatie in de volgende fase kunt belanden. Ook hebben wij het over de rol van factuurverwerking in het purchase-to-pay proces, waarom het juist nu belangrijk is om dit aan te pakken en wat er allemaal bij komt kijken. 

Geïnteresseerd? Je kunt de whitepaper hier downloaden.