Genomineerd voor controller van het jaar 2004: Jan Pasmans (Gemeente Venlo)

Ontmoet deze controller en 100derden andere op het komende Jaarcongres Controlling. Meldt u nu aan!

Jan Pasmans woont al bijna zijn hele leven in Venlo. ‘Op mijn zesde jaar kwam ik met mijn ouders naar deze stad’, vertelt hij. De 56-jarige controller verloor in de afgelopen jaren zijn hart aan de Limburgse stad. Dankzij zijn functie als hoofd concern financiën van de gemeente Venlo, houdt Pasmans een goed overzicht over de gebeurtenissen in zijn geliefde gemeente. ‘Alle onderwerpen die de gemeente aangaan komen een keer op mijn bureau, want alles kost geld.’

Zijn hele arbeidsleven werkt Pasmans al voor de overheid. Na de HBS en militaire dienst, ging hij aan het werk bij de gemeente Venlo. ‘Ik werk inmiddels al 34 jaar lang bij diezelfde gemeente.’ Tijdens de eerste tien jaar van zijn carrière studeerde Pasmans in de avonduren en ’s zaterdags. ‘Ik volgde drie studies, gemeente financiën 1 en 2 en gemeentelijke administratie.

In de eerste twee studies was de accountantsopleiding SPD verwerkt. Deze cursussen hadden een bedrijfseconomische achtergrond. De cursus gemeentelijke administratie was juridisch georiënteerd.’ Pasmans ervoer de vroege periode van zijn loopbaan binnen gemeente Venlo als een zware tijd. ‘Ik had toen de leeftijd waarop je begint met een gezin op te bouwen.

Ik trouwde en kreeg twee dochters. Het studeren in de avonduren vroeg dan ook veel energie van mij.’ Zijn dochters zijn inmiddels 29 en 31 jaar oud. Pasmans werkt sinds twaalf jaar bij de financiële afdeling van Venlo. Daarvoor hield hij zich op andere gemeenteafdelingen met financiële zaken bezig.

Politieke antenne
Het werken als controller binnen een politieke omgeving vereist een ‘politieke antenne’ meent Pasmans. ‘Ik weet en voel wat er in Venlo afspeelt. Dat is een groot voordeel voor mijn werk. Ik ben actief in het Venlose en vooral in het verenigingsleven, zo ben ik bestuurslid van de betaalde voetbalvereniging VVV Venlo en van een amateur voetbalclub. Bovendien ben ik actief binnen een tennisvereniging. Ik hoor mensen daar praten over zaken die anders kunnen in de gemeente. Met die kritieken kan ik iets binnen mijn werk.

Zo kan ik ze vertalen in adviezen, of actief invloed uitoefenen op het gemeente beleid en er richting aan geven.’ Het politieke element is een belangrijk aspect van het werk van Pasmans. De controller ziet dat als een van de leukste kanten van zijn baan. ‘Ik voel me een echte Venlonaar en ik kan dankzij mijn beroep iets doen voor de stad.’

Pasmans stelt zich ‘kritisch en ondersteunend’ op binnen het gemeentelijke apparaat. ‘Ik probeer een meerwaarde te zijn voor de organisatie’, vertelt hij. ‘Als controller vertaal ik de behoeften van de organisatie in financiële adviezen.’ Pasmans schetst de gemeente als een piramide. Bovenaan, bij de punt, staat de gemeenteraad die het gemeentebeleid bepaalt. Aan de brede onderkant staat de organisatie die zich met het beheer bezighoudt.

‘Het college van burgemeester en wethouders en het management team bevinden zich daartussenin. De staf stelt de kaders waarbinnen het beleid kan worden uitgevoerd en adviseert de directie. Bovendien schatten wij de overlevingskans van de plannen in’, vertelt de controller. De medewerkers van de financiële afdeling moeten beschikken over een helikopter view: ‘De controller moet naast zijn controlerende rol als adviseur van het management actief meedenken over het oplossen van problemen. Juist het combineren van beide rollen zorgt ervoor dat de controller een hoge toegevoegde waarde heeft voor een organisatie.’

Reorganisatie
Dat Pasmans zich erg betrokken voelt bij de gemeente Venlo, blijkt wel uit de keuze die hij maakt wanneer hem gevraagd wordt te vertellen over het belangrijkste project uit zijn loopbaan. ‘Ik heb natuurlijk veel grote projecten meegemaakt in de afgelopen jaren, zoals de artikel 12 status die de gemeente eind jaren tachtig heeft gekend. De financiën van Venlo werden toen onder curatele van het rijk gesteld.’ Toch kiest Pasmans voor de reorganisatie en de herindeling die een aantal jaren geleden begonnen. Gelijktijdig werd gekozen voor een nieuwe begrotingssystematiek, die mede in relatie stond met de invoering van het duale stelsel.

2001 Was een hectisch jaar voor de gemeente Venlo en daarmee ook voor haar hoofd concern financiën. ‘De gemeente werd in dat jaar opnieuw ingedeeld. Vanaf 1 januari 2001 vormen de gemeenten Belfeld, Tegelen en Venlo de nieuwe gemeente Venlo. Bovendien vond er een totale reorganisatie van het gemeentelijk apparaat plaats. Het oude secretariemodel werd vervangen door het concern dienstenmodel.’ Als klap op de vuurpijl kwam Den Haag omstreeks hetzelfde moment met een nieuw programma begrotingssysteem en met het plan om het duale stelsel in 2003 in alle gemeenten in te voeren. ‘Venlo kreeg een jaar respijt om die nieuwe voorschriften in te voeren. Daar hebben we dan ook gebruik van gemaakt. We zijn dit jaar begonnen met de implementatie ervan.’

Maatschappelijke winst
De ommezwaai die de gemeente maakte, resulteerde in een duidelijkere en transparantere organisatie. ‘In de oude situatie hadden we meer dan tachtig beleidsproducten. Het was daardoor erg onduidelijk voor de burger wat de gemeente nou precies deed. Met het nieuwe dienstenmodel zet de gemeente in op integraliteit, volledigheid en transparantheid’, vertelt Pasmans. In plaats van de tientallen beleidsproducten, kent Venlo op raadsniveau nu slechts negen programma’s. ‘We behandelen nog steeds dezelfde zaken, maar de producten zijn beter geordend. Ze zijn afgestemd op doelgroepen en hebben als voordeel dat ze integraal beleid mogelijk maken.

Het jongerenbeleid bijvoorbeeld, kent aspecten die vroeger onder meerdere beleidsterreinen vielen. Nu komen ze samen in één programma’, legt het hoofd concern financiën uit. ‘Bij het vaststellen van de nieuwe indeling zijn we van inhoud uitgegaan, niet van geld. De programma’s zijn integraal tot stand gekomen door samenwerking van verschillende disciplines. Het zijn dan ook niet alleen de financiële mensen die de programma’s hebben vastgesteld.’

De reorganisatie heeft ook het werk van Pasmans veranderd. ‘Per programma heeft de gemeente samen met TNO indicatoren vastgesteld. Die meetgegevens komen in de begroting te staan, zodat achteraf makkelijker te toetsen is of de programma’s succesvol zijn geweest.’ Drie keer per jaar vindt een rapportage plaats om te kijken hoe het met de gestelde doelstellingen staat. ‘Die doelen zijn heel concreet gesteld’, vertelt Pasmans. ‘We hebben bijvoorbeeld niet alleen gesteld dat de veiligheid met drie procent verbeterd moet worden, maar we hebben de cijfers met concrete activiteiten verduidelijkt.

In dit geval bijvoorbeeld: er moet meer verlichting in de stad komen en het aantal inbraken moet naar beneden. De behaalde resultaten zijn makkelijk af te meten.’ Het hoofd concern financiën benadrukt het verschil met commerciële instellingen bij het vaststellen van die doelen. ‘Bij commerciële bedrijven zijn tussentijdse rapportages en doelstellingen al tijden de regel. Het grote verschil met de overheid is echter dat wij geen winstintentie hebben. De gemeente streeft naar maatschappelijke winst en de indicatoren om die winst te meten zijn lastig vast te stellen.’

Financiële geweten
De taak van het hoofd concern financiën is om het totale overzicht te houden. ‘De controller is het financiële geweten van de organisatie. De financiële afdeling moet in het nieuwe model voorstellen van de verschillende diensten toetsen aan de financiële kaders die gesteld zijn. Onderzoek van doeltreffendheid en doelmatigheid van het gevoerde beleid vormen een steeds belangrijker aspect van mijn werkzaamheden. Maar we moeten ook in de gaten houden wat het rijk aan bezuinigingen voor de gemeenten wegzet.’ Pasmans verwijst daarmee naar de algemene uitkering die jaarlijks vanuit het rijk naar de gemeentes gaat.’

In 2004 en 2005 worden de gemeenten geconfronteerd met grote rijksbezuinigingen. Ik heb daarom aan het college voorstellen gedaan om duidelijk te krijgen waar wel, waar misschien en waar niet mag worden bezuinigd. Dankzij de gekozen systematiek was het mogelijk om de benodigde kaders te stellen en voorstellen te formuleren vanuit de inhoud.’

Bij het maken en presenteren van de begroting moet Pasmans ook rekening houden met de nieuwe vraag om transparantheid en volledigheid. Gemeentes ontvangen namelijk niet alleen de algemene uitkering van het rijk, maar ook subsidies. ‘In november van dit jaar presenteren we de begroting voor 2005. Voorheen was het niet gebruikelijk en soms ook moeilijk om subsidies die we gedurende het te begroten jaar ontvingen in de begroting op te nemen. Nu doen we dat wel; alle geldstromen komen aan de voorkant van de begroting te staan.’ Ook op het politieke vlak heeft de gemeente met deze eisen te maken. ‘De maatschappij is veranderd en wil een vinger aan de pols houden. De burgers zijn mondiger dan voorheen en bewuster van de politiek.’

Verdieping
Pasmans draait al enkele jaren mee als controller in het openbare leven. Hij is getuige geweest van de omslag in de politieke organisatie van Venlo. ‘De gemeente is steeds bedrijfsmatiger gaan functioneren’, vertelt Pasmans. ‘Ik werk al heel lang in overheidsland en ik heb in de afgelopen vijftien jaar duidelijk een kentering bemerkt. Vroeger waren er weinig controller mechanismen. De laatste vijftien jaar is de totale overheid steeds bedrijfsmatiger gaan functioneren.

Zo wordt er nu periodiek gespiegeld, zodat we duidelijk weten wat we hebben bereikt en wat er nog moet gebeuren.’ Ook in het werk van het hoofd concern financiën is er het een en ander veranderd. ‘In de jaren negentig is de functie van controller bij de overheid uitgegroeid tot een volwaardige, niet meer weg te denken functie. Ik verwacht dat in de toekomst de taak van controller nog zwaarder en intensiever wordt’, vertelt Pasmans.

‘De controller moet tegenwoordig de vaardigheden bezitten om andere mensen te overtuigen. Daarnaast wordt de functie meer en meer procesmatig van aard en treedt de controller steeds meer op als sparringpartner van het bestuur en management. Termen als voorwaardenscheppend, adviserend en toetsend voeren de boventoon. Deze verdieping maakt dat ik het nog steeds een geweldig vak vind.’

Door Saskia Heuckelbach

Ontmoet deze controller en 100derden andere op het komende Jaarcongres Controlling. Meldt u nu aan!