Genomineerd voor controller van het jaar 2004: Frank Kolner (Telematica Instituut)

Ontmoet deze controller en 100derden andere op het komende Jaarcongres Controlling. Meldt u nu aan!

Frank Kolner is niet het type controller dat graag alleen maar de lopende zaken beheert. Het feit dat hij inmiddels al sinds 1997 bij het Telematica Instituut verantwoordelijk is voor de financiële zaken, zegt veel over het instituut. Dat is namelijk jaar in jaar uit verder gegroeid, waarbij de uitdagingen steeds diverser werden en de (financiële) vraagstukken veelal gecompliceerder. Het instituut is sinds de beginjaren in omvang verveelvoudigd.

‘We zitten nog steeds in hetzelfde gebouw’, zegt Kolner, ‘maar in die beginjaren hadden we maar één verdieping, terwijl we nu het gehele gebouw gebruiken.’ Het Telematica Instituut is gevestigd op de campus van de Technische Universiteit Twente. Een rustige omgeving. Een no nonsense-huisvesting. Een rustig klimaat om te werken, is de eerste indruk. ‘Dat klopt zonder meer. De dynamiek is er wel, maar is niet zo zichtbaar als in sommige andere organisaties.’

Bijzondere positie
De Universiteit Twente staat volgens Kolner bekend als een ondernemende universiteit, dus daar past het instituut heel goed bij. ‘Wij worden voor exact de helft gefinancierd door de overheid – door Economische Zaken – en een evenzo groot deel van het budget komt uit de markt.’ Die publiek-private samenwerking (PPS) mag dan gelden als helemaal van deze tijd, toch stuit Kolner vanaf de beginjaren al op problemen die voortvloeien uit de bijzondere positie van de PPS. ‘Je merkt in veel opzichten dat het iets is dat moeilijk is te plaatsen voor mensen in de financiële en fiscale wereld, en in de hoek van de regelgevers. Er bestaan vrij veel discussiepunten over de manier waarop je de zakelijke kant van deze organisatie vastlegt.’

De boer op
Het Telematica Instituut ontstond in de tweede helft van de jaren negentig tijdens de bewindsperiode van minister Hans Wijers van Economische Zaken. Hij voorzag voor het Enschedese instituut een rol als een van in totaal vier topinstituten. Doel van deze instellingen was en is te zorgen voor een betere doorstroming van kennis uit de academische wereld naar het bedrijfsleven. ‘Wij moesten bruggen bouwen op het gebied van ICT. Niet zozeer vanuit pure techniekontwikkeling, maar vooral op het gebied van toepassingen van technologie.’ De andere instituten waar Nederland zich in de optiek van Wijers mee kon onderscheiden zijn actief in de chemie, metaal en voeding.

Vanuit het perspectief van Economische Zaken waren en zijn dat sleuteltechnologieën om van Nederland een concurrerende economie te kunnen maken. Kolner: ‘De condities die Economische Zaken stelt aan de hoeveelheid geld die ter beschikking wordt gesteld, zijn afhankelijk van de hoeveelheid geld die het bedrijfsleven wil investeren in het onderzoek van het instituut. Dat gaat gelijk op. Willen wij dus onze onderzoeksbudgetten verruimen dan zullen we allereerst de boer op moeten in het bedrijfsleven. Krijgen we daar opdrachten dan vergroot Economische Zaken de hoeveelheid geld die beschikbaar wordt gesteld.’

Breder en dieper
De onderzoeken die worden uitgevoerd vallen uiteen in contractonderzoeken waar bedrijven een-op-een ‘zakendoen’ met het Telematica Instituut, en projecten waar aan de vraag van twee of drie bedrijven tegemoet wordt gekomen. Elk project krijgt een aparte begroting, waarbij vooral de behandeling van intellectuele eigendomsrechten kan leiden tot complicaties en misverstanden. Niet alleen met de direct betrokkenen – instituut, geldschieters en bedrijven – maar ook met de belastingdienst. Kolner: ‘Het gaat vaak om projecten die tussen de een en vier jaar lopen en die een begroting hebben die varieert van honderdduizend euro tot vele miljoenen. Er zitten zelfs projecten bij die twaalf miljoen euro budget hebben.’

Sinds de indiensttreding van Kolner bij het instituut zijn er jaarlijks projecten op zijn bordje terecht gekomen die te maken hadden met de groei en stroomlijning van de organisatie en de financiën. ‘Dat heeft de baan altijd uitdagend gemaakt. Het taakgebied is jaar in jaar uit zowel breder als dieper geworden. Die ruimte heb ik van de directie, in de persoon van Chris Vissers, gekregen, omdat het management zag dat ik de uitdagingen goed heb opgepakt.’

Geïntegreerd
De persoonlijke groei van Kolner heeft parallel gelopen aan de groei van de organisatie, die sinds 1997, toen Kolner in dienst trad, toenam van twintig medewerkers naar ruim honderd, waarbij op verschillende universiteiten nog eens zestig mensen zijn betrokken bij het Telematica Instituut.’ De groei van de organisatie en daarmee van het aantal taken voor de controller heeft geleid tot een verandering van de werkzaamheden.

‘De administratie hadden we oorspronkelijk buiten de deur liggen, maar die hebben we na verloop van tijd ge-insourced. Een bewuste keuze omdat de informatie die we halen uit de administratie meer en meer belangrijk is geworden om conclusies uit te kunnen trekken. De systemen zijn in de loop der jaren veel meer geïntegreerd. Die zijn ook heel specifiek, een reden te meer om de administratie in huis te halen.’

Afstand nemen
Kolner ziet zichzelf als controller pur sang. Hij herkent de trend dat de laatste jaren meer en meer wordt gevraagd van de financiële (top-)man. Maar echt gelukkig wordt hij daar niet van. ‘Ons financiële vak is moeilijk genoeg. Als je dat goed wilt doen, moet je je vak echt bijhouden. Wat je nu overal ziet en leest, moet de controller zich steeds vaker opstellen als een soort adviseur van het topmanagement. Dat vind ik een slechte zaak. Een controller moet gewoon zijn werk goed doen.

Daar komen vervolgens feiten uit waar anderen weer hun vakkennis op los kunnen laten. Die vermenging van functies zie ik zeker niet als een verbetering. Als je de vakliteratuur leest, lijkt het wel of ze willen dat de controller afstand gaat nemen van zijn eigen specifieke vakgebied. De spagaat waarin de financiële mensen daardoor worden gedwongen, gaat dan te groot worden. Dat kan niet anders dan ten koste gaan van de kwaliteit van ons vak. De complexiteit is al zo groot, en wordt jaarlijks groter.

Bijvoorbeeld door internationalisering van de economie en bijbehorende fiscale vraagstukken. Mijn standpunt is: een controller moet cijfers op een rij zetten, risico’s detecteren en die analyseren. Punt. Daarom verwacht ik ook dat men terug gaat komen op die ambitie om de controller teveel in de huid van een soort interne consultant te laten kruipen.’

Weg vinden
De complexiteit bij PPS-activiteiten waar Kolner in zijn werk tegenaan loopt, schuilt ‘m, volgens Kolner, in de manier waarop alles aan de omzetkant wordt geboekt. ‘Daar loop je aan tegen een hele lastige BTW-positie. Lastig omdat de diverse eenheden van de Belastingdienst met verschillende uitspraken komen. Je moet zelf je weg vinden en je eigen regels maken.’ Met soms als gevolg dat er een rechtszaak uitkomt. Zo loopt er al enkele jaren een procedure naar aanleiding van een project dat vanaf 1998 loopt en waarbij de discussie draait om de BTW-positie. ‘Daar wordt samen met EZ-juristen keihard aan gewerkt. Ik zie het ook als mijn persoonlijke uitdaging om nieuwe duidelijkheid te creëren over dit onderwerp. De toename van PPS-projecten zoals wij die hier ook uitvoeren, is onvermijdelijk. Daar moet duidelijkheid omtrent bestaan.’

Door Aart Lensink