Genomineerd voor controller van het jaar 2004: Cos Raijmakers (Teleplan International N.V.)

Ontmoet deze controller en 100derden andere op het komende Jaarcongres Controlling. Meldt u nu aan!

Vlakbij Eindhoven, dankzij Philips de kraamkamer van de Nederlandse televisie, ligt het kantoorpand waar Teleplan International N.V. huist, een onderneming die haar bestaan toevalligerwijs aan de televisie dankt. Teleplan, van oorsprong tv-reparateur, begon in 1983 in een garagebox in Duitsland.

Inmiddels is de onderneming uitgegroeid tot een internationaal bedrijf met een beursnotering in Duitsland. Kernactiviteit: het repareren van computers. Meer nog, het uitvoeren van de garantiebepalingen van grote pc-leveranciers. Cos Raijmakers, group management accountant op het hoofdkantoor van Teleplan, vertelt enthousiast over de lange weg die zijn werkgever heeft afgelegd naar Veldhoven, hoewel hij dat zelf niet heeft meegemaakt; Raijmakers is pas twee jaar in dienst van Teleplan.

‘We zijn weliswaar begonnen als tv-reparateur, maar dat doen we inmiddels allang niet meer. We repareren nu onder andere pc’s en onderdelen daarvan, mobiele telefoons en game consoles voor grote merknamen die zelf geen reparatieafdeling meer hebben. Bijvoorbeeld pc-leveranciers die zelf alleen nog maar assembleren. Zij moeten natuurlijk wel voldoen aan de garantiebepalingen en dat deel van het werk besteden ze uit aan Teleplan.

Eerst moet worden onderzocht of een mankement onder de garantiebepalingen valt. Wij kijken wat er stuk is, of en hoe het gerepareerd kan worden en wie dat zou moeten betalen. Ook het logistieke traject verzorgen wij. Over de hele wereld hebben wij dertig vestigingen waar de reparaties worden uitgevoerd.’

Voor een jonge controller een boeiend bedrijf, vindt Raijmakers. Teleplan is niet alleen een jong bedrijf waar vastgeroeste ideeën geen kans krijgen, ook liggen er uitdagende klussen voor hem. Zo is hij op het moment van het interview bijna klaar met de implementatie van het consolidatiepakket GPM (GEAC Performance Management, voorheen Comshare Financial Consolidation), een uitdagende klus die hij als projectmanager samen met een collega uitvoert.

Een IT-er heeft hij daar niet bij nodig. ‘Wij doen het zonder. Je moet wel weten hoe het pakket werkt, verder valt het mee met het gewicht van IT in deze klus. Het is vooral logisch nadenken.’ Als man van de cijfers heeft Raijmakers daar geen moeite mee. Want hoewel in het vak van controller steeds meer rekenwerk wordt overgenomen door computers, zet hij nog regelmatig zijn grijze massa in beweging voor een berekening wanneer hij twijfelt aan een resultaat. ‘Soms denk je, dit lijkt niet te kloppen. Op papier werk ik dan een journaalpost uit om te zien of het systeem klopt. Mijn boekhoudkennis komt dan goed van pas!’

Techniek
Hoewel zijn vader accountant is, lag voor Raijmakers niet van meet af aan vast dat ook hij voor een loopbaan als financial zou kiezen. ‘Eigenlijk wilde ik elektrotechniek studeren, ook een vak dat draait om logica. Maar toen ik eens ging kijken bij zo’n opleiding, zag ik me daar toch niet tussen lopen. Allemaal mensen die heel serieus bezig zijn met techniek.

Ik heb toen voor de studie Bedrijfseconomie in Maastricht gekozen, onder meer vanwege het onderwijssysteem daar. Ik woonde in Aarle-Rixtel in Noord-Brabant, dus Tilburg lag meer voor de hand, maar de manier waarop in Maastricht onderwijs in groepen werd gegeven, sprak mij enorm aan. Je bent daardoor actief betrokken bij de lesstof, bovendien waren de lessen heel afwisselend.

Verder heeft de studie Economie het voordeel dat je er alle kanten mee op kunt.’ Zijn interesse in techniek is zeker niet verdwenen. Raijmakers heeft een Rover P6 en daarmee kan hij zijn lol op. ‘Britse auto, hè. Als iets kapot gaat, een elektrisch defect bijvoorbeeld, volg ik de bedrading tot ik het probleem gevonden heb. Dat is vergelijkbaar met mijn dagelijks werk: gewoon logisch nadenken.’

Een instelling die Raijmakers als mens typeert: een probleem moet je niet groter maken dan het is, gewoon bij het begin beginnen en rustig doorwerken tot het is opgelost. Al blijven sommige onderdelen van het vak lastig. ‘Op het hoofdkantoor, in Nederland dus, rapporteren we volgens IFRS. Vestigingen in sommige landen, Frankrijk en Duitsland bijvoorbeeld, blijven echter hardnekkig de eigen nationale regels toepassen.

Dat zou je als Nederlander niet zo snel doen, Nederlanders weten wel dat er in andere landen andere regels zijn.’ Zijn jeugdige leeftijd – dat zou een reden kunnen zijn waarom oudere vakgenoten minder gemakkelijk iets van hem aannemen – speelt daarin volgens Raijmakers geen rol. ‘Het is niet zozeer de leeftijd van mensen, maar de soms jarenlange gewenning aan bepaalde procedures. Wanneer dat altijd goed is gegaan, merk je dat een andere werkwijze minder gemakkelijk geaccepteerd wordt.’

Vertrouwen
Het brengt Raijmakers bij een aspect van zijn werk dat volgens hem heel belangrijk is, in ieder geval voor hem persoonlijk. ‘Sociale vaardigheden zijn misschien niet het eerste waar je aan denkt bij het vak controlling, maar het maakt je werk wel veel leuker en gemakkelijker.’ Raijmakers weet waarover hij praat, na zijn studie werkte hij als auditor voor Bosal, bekend van trekhaken en uitlaten voor auto’s.

Als auditor ging hij langs alle vestigingen in Europa. ‘Dan zat ik steeds drie weken bij een vestiging en liep niet alleen de boeken na, maar ook het inkoopproces, de productieplanning, voorraadbeheer en de verkoopcijfers. Had steeds weer te maken met andere mensen. Je kunt wel als een politieagent op een vestiging afstappen, maar dat werkt niet zo best. Ik merkte dat de controles beter verlopen wanneer je de medewerkers eerst leert kennen. Zo krijg je vertrouwen en ontdooit de relatie. Mensen zijn vervolgens minder beducht voor de controle van hun werk, waar je uiteindelijk toch voor komt.

Al is dit natuurlijk wel gericht op verbetering, dus vaak ook in het belang van de medewerkers zelf.’ Ook het taalgebruik verdient daarom aandacht, meent Raijmakers. ‘Soms zijn de IFRS-regels niet logisch voor mensen die vooral operationeel bezig zijn. De termen die controllers gebruiken, kennen zij vaak niet. Communicatie is altijd belangrijk, zeker als het over regelgeving gaat. Mensen begrijpen eerder waarom iets moet zoals het moet wanneer je met ze om de tafel gaat zitten om het uit te leggen. Daar moet je de tijd voor nemen.’

Na een korte stop bij Philips Heartcare Telemedicine Services koos hij voor Teleplan International. Verschillende werkgevers, verschillende taken. Wat is nu leuker: werken op het hoofdkantoor of werken bij een of meerdere vestigingen? Raijmakers is daar nog niet uit. ‘Ik vind het allebei interessant.

Bij een vestiging sta je dichter bij waar het allemaal omdraait, datgene wat het bedrijf produceert. Daar heerst veel meer een hands on-mentaliteit, wat ik wel prettig vind. Op het hoofdkantoor heb je daarentegen een veel breder vakgebied met meer uitdagingen. Toen ik net bij Bosal begon, vond ik het erg leuk om in de automotive branche te werken. Gaandeweg ben ik er achtergekomen dat het niet veel uitmaakt wat het bedrijf produceert of doet, mijn werk is vakinhoudelijk toch hetzelfde.’

Perfect
Kijken hoe het beter kan, zo omschrijft Raijmakers zelf de kern van zijn functie. Het zit in hem gebakken. ‘Problemen oplossen, als controller, dat vind ik mooi werk. Streven naar efficiëntere processen. Dat betekent voor mij ook rondkijken in de werkplaats, ontdekken of bepaalde processen sneller of makkelijker kunnen, of met een kwalitatief beter resultaat. Eigenlijk zou je kunnen zeggen dat ik ernaar streef om niet meer nodig te zijn. Dat je ’s morgens binnenkomt en ziet dat alles perfect loopt.’

Wat overigens niet betekent dat hij eindeloos rapporten zou willen samenstellen met mogelijke verbeteringen. Niet elke verbetering betekent automatisch vooruitgang. ‘Je moet je altijd afvragen wat het kost, en wat het zal opleveren. Bij Teleplan werken we daarom met een standaard aantal rapporten, voor de gehele onderneming. De behoefte in Nederland is over het algemeen niet veel anders dan de behoefte in de VS.

Je kunt wel steeds nieuwe rapporten maken, maar veel belangrijker vind ik de snelheid waarmee een rapport komt. Wanneer je de rapportages zo standaardiseert dat je binnen een of twee dagen na sluiting van de boeken met een rapport kunt komen, kun je op dag drie het beleid al aanpassen en eventuele fouten herstellen. Je kunt een beslissing wel willen baseren op meer of meer diepgravende rapportages, de vraag is of dat extra kennis oplevert die onmisbaar is om tot een goed besluit te komen. Uitstel van een aanpassing van het beleid kan veel meer schade opleveren dan een zeer doorwrochte rapportage ooit goedmaakt.’

Hoog gespannen
Of het consolidatietraject succesvol is verlopen moet dit najaar blijken. Het is voor Raijmakers het eerste webbased consolidatiesysteem waarmee hij werkt. Hierbij heeft geen enkele gebruiker specifieke software op zijn pc nodig, omdat je via een internetadres rechtstreeks op de centrale database en applicatieserver werkt.

‘Ik was projectleider, bedenker en uitvoerder, samen met een collega en in samenwerking met consultants van Allshare. Het was heel nieuw en heel erg spannend om te doen. We hebben de kans meteen aangegrepen om de rapportages volledig te herzien, beter afgestemd op de huidige informatiebehoefte en IFRS-richtlijnen. Tot voor kort konden de daarvoor verantwoordelijke medewerkers gegevens invoeren in een Excel-bestand. Dat werkt heel snel, maar is onbetrouwbaar omdat mensen zelf gegevens, zoals openingsstanden en formules, kunnen aanpassen.

Wanneer je bestanden samenvoegt, blijkt dat er dingen niet kloppen.’ Raijmakers verwacht veel van het nieuwe systeem. Het implementatietraject is uitstekend verlopen, maar nu moet het systeem zich in de praktijk nog bewijzen. ‘We zijn erg benieuwd. De verwachtingen zijn hoog gespannen want het is snel én heel betrouwbaar. Dat is inmiddels gebleken uit de tests, en uit de Forecast die we voor het eerst zonder Excel hebben gedaan. Wat meteen opviel was dat de discussies over de versies van een rapport achterwege zijn gebleven.

Er is immers maar één database waar iedereen naar kijkt. Bovendien kunnen we in de internetapplicatie in een oogopslag zien wie er klaar is met rapporteren en of de cijfers goedgekeurd zijn door de regio organisaties.’ Daar blijft het niet bij, Raijmakers kijkt alweer vooruit: ‘De volgende stappen in dit traject zijn de rapportagedeadlines naar voren halen en rapportages verder verbeteren. En natuurlijk een interface met IFS, ons ERP-pakket, bouwen. De mogelijkheden breiden zich almaar uit en dat maakt dit vak juist zo spannend. Het kan altijd nóg beter.’

Door Margit Warmink

Ontmoet deze controller en 100derden andere op het komende Jaarcongres Controlling. Meldt u nu aan!