Genomineerd Credit Management Award 2014: Gerrie Kolen, Teamleider SSC F&A, Debiteuren, crediteuren, bankverwerking bij Audax Diensten

Naam: Gerrie Kolen

Functie: Teamleider SSC F&A, Debiteuren, crediteuren, bankverwerking

Leeftijd: 46

Opleiding: Heeft verschillende opleidingen afgerond in bedrijfsadministratie en creditmanagement. Volgt momenteel de opleiding tot Certified Credit Manager. 

Loopbaan: Begon haar carrière in 1990 bij Volkswagen en rolde daar het debiteurenvakgebied binnen. In 1996 begon ze bij IFF (International Flavors & Fragrances) als Credit Controller. Dat deed ze tot 2007 toen ze de switch maakte naar D&M Europe BV, een specialist in geluidstechnologie. Bij Audax ging ze begin 2010 aan de slag als creditmanager bij Betapress B.V. 

Vrijetijd: Theater & bioscoopbezoek / Games (vooral platformspellen)

Organisatie: Audax Diensten

Omzet 2013: 260 miljoen euro

Gemiddelde betalingstermijn: 31 dagen

Gemiddeld debiteurensaldo: 25 miljoen euro

Aantal fte: 882

Aantal fte team: 10,8 

Creditmanagementsoftware: OnGuard

‘Onze grootste uitdaging is om het in een krimpende markt zo goed mogelijk te blijven doen. Dat vraagt om een geleidelijke verschuiving naar internet en een veranderende aanpak van onze distributie en uitgeverijtakken.’   

‘Wij onderscheiden ons door uitstekende service en een integraal bedrijfsmodel. Wij kunnen onze klanten een compleet pakket aanbieden van distributie tot aan het verwerken van de abonneeadministratie. Daarin zijn wij uniek in ten opzichte van concurrenten.’ 

‘We hebben te maken met een krimpende markt. Dat dwingt ons tot continu kijken naar nieuwe mogelijkheden en rendementsverbeteringen. De komende jaren zal Audax zich meer gaan richten op e-commerce maar blijft ‘print’ ook zeker van belang.’  

‘Creditmanagement bij Audax is verantwoordelijk voor debiteuren, crediteuren en bankbeheer. De focus ligt niet zo zeer bij de debiteuren administratie, daar lopen we in verhouding weinig risico. Onze grootste focus qua risicobeheersing ligt op bij onze  crediteuren. Als grote distributeur hebben we namelijk onder andere te maken met retourverwerkingen van onverkochte boeken en tijdschriften van onze klanten. Hierdoor ontstaan vorderingen op onze crediteuren, en dus risico.’

 

‘Recentelijk zijn er een aantal wijzigingen doorgevoerd op de afdeling. We hebben twee shared service centers opgezet waarvan één in Amsterdam en één in Gilze. Mijn eerste prioriteit is het aansturen en coachen van het SSC team in Gilze. Daarnaast is het mijn taak ervoor te zorgen dat we op een ‘slimme’ en geautomatiseerde manier gaan werken. Om dit te realiseren zijn we het afgelopen jaar drie grote projecten gestart. Voor de afdeling debiteuren het implementeren van OnGuard voor alle werkmaatschappijen, voor de afdeling bankverwerking  de uitrol van Autobank in SAP, en voor de afdeling crediteuren de verwerking van inkoopfacturen via scanning. De derde prioriteit is blijven meedenken over hoe we in de toekomst onze klanten kunnen behouden.’

‘Het debiteurenproces is grotendeel ingeregeld met automatische incasso bij een betaaltermijn van acht dagen. Bij wijzigingen in de stamgegevens van onze debiteuren en crediteuren wordt een credit check gedaan. Daarna worden de stamgegevens aangepast. De afschrijvingen op debiteuren zijn te verwaarlozen. Betalingen door debiteuren worden gedaan via automatisch incasso, iDEAL, creditcard of via acceptgirokaart. De klanten kiezen over het algemeen voor betaling via automatisch incasso. Wanneer er toch openstaande posten ontstaan komt er een melding via OnGuard en wordt direct telefonisch contact opgenomen, hieruit volgt een betaalafspraak. Bij het niet nakomen van de afspraak worden nieuwe leveringen onderbroken.’ 

Wat zijn de belangrijkste KPI’s voor creditmanagement? 

‘De DSO is erg belangrijk, maar misschien nog wel belangrijker is onze ouderdomsanalyse. We willen geen disputen of facturen die blijven liggen, maar een soepel proces zonder verassingen. Nu we zijn overgegaan naar een SSC gaan we ook over op een nieuw dashboard met aanvullende KPI’s over onder meer service kwaliteit.’ 

‘We zijn nog altijd een familiebedrijf met korte lijnen, dus het lukt om regelmatig te overleggen. In het geval van een dilemma beslist het management of ze het risico willen nemen dat wij inzichtelijk hebben gemaakt. Het allerbelangrijkste is dat het team van de afdeling creditmanagement steeds blijft overleggen met overige afdelingen binnen Audax. Dit is en blijft een aandachtspunt.’

‘Dat vind ik heel belangrijk, we proberen hier dagelijks aandacht aan te besteden. Voor mijn aantreden ging het altijd voorspoedig met de business, dus was de positie van creditmanagement wat ondergeschikt. Nu wordt er veel meer geschakeld met mijn afdeling. Dat neemt niet weg dat ik continu moet zorgen dat we bekend blijven en dat de aandacht niet even verslapt.’ 

‘Dat is het samenvoegen van de afdelingen debiteuren, crediteurenbeheer en bankverwerking. Debiteurenbeheer werd gedaan door collega’s van de afdeling klantendienst, die deze werkzaamheden ‘erbij’ deden. Deze mensen zijn naar de financiële afdeling gekomen en vormen nu de afdeling debiteurenbeheer. Crediteurenbeheer was gesplitst, de betalingen werden gedaan door de afdeling betalingen, maar het coderen en inboeken werd gedaan door mensen die op de afdeling reporting werkten. Ook deze mensen zijn inmiddels werkzaam op de afdeling crediteurenbeheer, waar zij verantwoordelijk zijn voor verschillende portefeuilles, van het coderen tot aan het verwerken van de betalingen.’

‘Verder is het boekingsproces van de afdeling bankverwerking aangepakt. Voor mijn komst wisten mensen soms niet wat boekingen inhielden en werden posten regelmatig op de verkeerde plaats geboekt. Ik heb me ingezet om heldere processen neer te zetten, met een standaard structuur en autorisatie voor alle werkmaatschappijen. Er wordt nu alleen geboekt wat geboekt moet worden en dat gebeurt op de juiste wijze. Daarnaast is creditmanagement meer cashmanagement geworden, waardoor een overzichtelijkere risico-inschatting mogelijk is geworden.’

‘In onze branche hebben we al jaren te kampen met dalende omzetten, zo’n 10 procent per jaar. We verwachten dat dit nog zal aanhouden de komende periode. Wat kunnen we doen als creditmanagement? In ieder geval zorgen dat er geen oude posten blijven liggen, zoveel mogelijk risico’s vermijden maar ook meedenken met de klanten. Klanten hebben het moeilijk en door mee te denken kunnen ze vaak blijven bestaan. Dit is voor beide partijen een win – win situatie.’ 

‘We hebben recentelijk twee systemen uitgerold; OnGuard voor debiteurenmanagement, en Autobank voor automatische bankverwerking voor alle werkmaatschappijen. Ook zijn we bezig met SEPA, een gelegenheid die we meteen aangrijpen om onze incassoactiviteiten te optimaliseren. En zijn we bezig met het implementeren van IS-P. Dat gaat zorgen voor het automatisch doorboeken van inkoopfacturen nadat deze via scan zijn ingelezen.’ 

‘Het belangrijkste is dat de mensen van de diverse werkmaatschappijen zijn gaan samenwerken. Er is een hecht team ontstaan. Iedereen leert van elkaar en kan elkaar opvangen daar waar nodig. Door het oprichten van het SSC is de grip op het proces toegenomen. Er wordt op eenzelfde manier gecommuniceerd naar in- en externe klanten.  Verder hebben we werkzaamheden van andere afdelingen overgenomen waardoor er een besparing is gerealiseerd bij deze afdelingen.’ 

‘Door het opzetten van het SSC en door verdere optimalisatie van processen en verdergaande automatisering zal er komend jaar nog een besparing op het aantal FTE’s volgen. Tevens is de productiviteit toegenomen. Mensen leren geen trucjes meer, maar leren inhoudelijk wat ze doen en wat de gevolgen zijn wanneer zij vergissingen maken bij het verrichten van hun werkzaamheden. Tot slot is de verwerking van alle bankmutaties via Autobank zeer succesvol. De werkwijze is veel minder foutgevoelig, en voor de verwerking van betalingen voor tijdschriftabonnementen is het een grote tijdbesparing.’ 

‘Een belangrijke focus ligt op het zorgen voor een stabiele werkkapitaalpositie in een krimpende markt. Onze klanten willen meer flexibiliteit in wat ze afnemen en uitgevers willen sneller betaald worden. Die ontwikkelingen vragen van ons de nodige aanpassingen om het werkkapitaalmanagement te optimaliseren. Ook ambieer ik een versimpeling van ons inkoopproces en ga ik zorgen voor heldere procesbeschrijvingen voor de shared service centers. De belangrijkste verandering die we hopen te realiseren in 2014 is ‘Self Billing’ voor de crediteuren. Hierdoor veranderen we eigenlijk het gehele inkoopproces. Inboeken is dan niet meer nodig, Audax factureert de goederenontvangst en de retourfactuur. Dit betekent zelf in controle zijn en verdere afbouw van de afdeling crediteuren.’ 

 

‘Dat vind ik lastig om aan te geven. In ieder geval is het belangrijk voor een creditmanager om ervoor te zorgen dat de dagelijkse betaalprocessen en de incasso werkzaamheden goed en volgens een vaste structuur opgepakt worden. Iedere werkmaatschappij had een eigen manier van werken, er wordt nu zoveel mogelijk op een manier gewerkt, met zo min mogelijk uitzonderingen.’ 

‘De focus zal steeds minder op debiteurenbeheer komen te liggen, maar op het bredere financiële beheer. De creditmanager wordt meer een cash manager die meer en meer zal samenwerken met afdeling treasury. Wat de creditmanager daar goed kan inbrengen is een helikopterview van de processen en een goede blik op betalings- en klantrisico’s.’  

‘Ik vind het een prachtig onderwerp. Voor veel bedrijven zijn de omstandigheden nog altijd lastig, en creditmanagement is uitstekend gepositioneerd om een belangrijke bijdrage te leveren aan het meedenken over de toekomst van de onderneming, Hoe gaan we om met de huidige situatie, en hoe ga je verder wanneer de economie aantrekt? En hoe kun je zorgen voor verdere groei?’