Genomineerd Credit Management Award 2011: Peter van Eendenburg, Electrabel

Peter van Eendenburg is genomineerd voor de Credit Management Award 2011. Lees hier meer over de awardprocedure. Wie de winnaar wordt van deze prestigieuze award wordt bekend gemaakt tijdens het 8e Jaarcongres Credit Management.

In 2003 begon Peter van Eendenburg bij Electrabel als Coördinator Billing & Collecting. ‘We hadden toen een paar honderd zakelijke klanten en ruim 2000 aansluitingen’, vertelt hij over zijn begintijd. ‘Inmiddels zijn we hard gegroeid. Door een aantal overnames kregen we er al snel veel klanten bij. Creditmanagement was nog onontgonnen. Dat maakte het leuk en uitdagend voor mij persoonlijk. Ik vond het een mooie klus om creditmanagement met een enthousiast team van het begin af aan op te bouwen.’

Het team dat Van Eendenburg heeft opgetuigd bestaat inmiddels uit 20 man. Een belangrijke voorwaarde die hij aan zijn mensen stelt is dat ze een echte passie voor het vak moeten hebben. ‘Mijn mensen moeten het de gewoonste zaak van de wereld vinden om met een klant over geld te praten. Een ander aandachtspunt is een uniforme werkwijze. Een druk op de knop moet voldoende zijn om precies te zien wat er gebeurd is. Van Eendenburg vindt dat de kracht van zijn vak, maar in de praktijk verschillen de werkwijzen nog wel eens. ‘Dit lossen we op met trainingen. Ik laat mensen op een beamer aan het team demonstreren hoe ze een betalingsregeling of een klacht invoeren. Dat levert altijd erg leuke en leerzame discussies op.’

Faillissementen
Van Eendenburg heeft inmiddels een zorgvuldig beleid uitgestippeld voor zijn afdelingen Billing en Collecting. Ook zijn er de nodige verbetertrajecten op het gebied van creditmanagement doorgevoerd. Zo kreeg het bedrijf in de crisis te maken met een toename aan faillissementen.

‘We hebben nu een zeer uitgebreid faillissementenproces opgesteld’, aldus Van Eendenburg. ‘Het probleem van energie is dat we het niet ‘een beetje zachter’ kunnen zetten. Ook wil ik een klant niet direct afsluiten bij non-betaling. Wel kan ik proberen extra zekerheden te krijgen. Soms is bijvoorbeeld een bankgarantie mogelijk. Wat we tegenwoordig vaker doen is een borg vragen. Die blijft dan het hele jaar staan en krijgt de klant terug als hij een eindafrekening heeft gekregen voor het afgelopen jaar of aan het einde van het contract. We proberen dit zoveel mogelijk te doen voordat de klant naar ons wordt geswitcht. Ook bij grote bedrijven vragen we soms om borgfacturen. Dat zijn dan zeer energie-intensieve bedrijven en we borgen zodoende een mogelijk risico.’

Een probleem waar Van Eendenburg voorheen vaak tegenaan liep, was dat klanten gedurende de looptijd van een contract ineens minder kredietwaardig werden. Om hier op in te spelen is Portfolio Manager van Dun & Bradstreet geïmplementeerd. Van Eendenburg: ‘Dat helpt ons enorm. We krijgen een melding zodra een klant minder gaat scoren. De reden van de daling wordt bij D&B opgevraagd en door de afdeling Collecting wordt een advies voor Sales toegevoegd, zoals bijvoorbeeld het opvragen van een recente jaarrekening.’ 

Factureren
Op de afdeling Billing die Van Eendenburg aanstuurt, ligt continue de uitdaging om het moment van factureren te vervroegen. ‘Je bent aan het versnellen bij de klant’, zegt Van Eendenburg. ‘Dat is waar het in feite op neerkomt.’

Toch is snel factureren in de energiebranche geen gemakkelijke opgave. ‘Bij grote klanten zijn we afhankelijke van de meetgegevens’, legt de Coördinator Billing & Collecting uit. ‘De meetgegevens komen bij de netbeheerder vandaan. We hebben daarnaast eigen meters staan. Als die niet volledig zijn pakken we de contractwaarde. Dus we hebben wel enige invloed op de snelheid waarmee dit proces loopt.’

Electrabel verstuurt rentenota’s. ‘We hebben een proces ingericht waarin we alle klanten die te laat betalen rente in rekening brengen. Dat wordt alleen teruggedraaid met toestemming van de Salesmanager. Het is een serieus document geworden en in de praktijk is het een goede stok achter de deur. Er was recentelijk een klant die zei: ‘Als ik rente moet betalen, doe mij dan maar liever een automatische incasso.’

Om zijn afdelingen zo effectief mogelijk aan te sturen heeft Van Eendenburg een aantal KPI’s (Key Performance Indicatoren) ingericht. Deze sluiten optimaal aan bij de doelstellingen van zijn afdelingen Billing en Collecting. Variabele beloningen stimuleren de credit professionals de targets te halen. ‘Voor Billing is de DSO (Days Sales Outstanding) een mooie indicator. Hierin zit ook de omzet die nog niet gefactureerd is. Dat pakken we vanuit Billing aan door de facturatie te vervroegen.’

Voor de afdeling Collecting wil Van Eendenburg alleen afrekenen op gefactureerde omzet. Daarvoor gebruikt hij DBO (Days Billing Outstanding), een meting van het aantal dagen na het verzenden van de factuur. ‘Dat geeft een goed vergelijk van wat wij gemiddeld aan de klanten verlenen aan betalingstermijnen. Als je de verschillende betalingstermijnen weegt betalen klanten gemiddeld 2,1 dagen na de vervaldatum. We hebben keurige klanten.’

####

Samenwerking
De creditmanagementfunctie valt bij Electrabel hiërarchisch nog altijd onder Finance. ‘Daarmee borg je een stukje onafhankelijkheid’, stelt Peter van Eendenburg. ‘Je hoeft niet altijd de beste vrienden te zijn met de klant. In de praktijk hebben we echter veel meer te maken met Sales. Die samenwerking gaat zeer goed. Dat komt ook omdat we van het begin af aan heel erg gegroeid zijn samen. Bovendien ligt de P&L (Profit & Loss) ook bij Sales, dus die hebben er ook veel baat bij dat het creditmanagementproces goed loopt.’

Van Eendenburg en zijn team lossen de discussies met Sales op door veel te onderhandelen. Dat is volgens Van Eendenburg dan ook een kwaliteit die iedere credit professional moet hebben, ook naar de klant toe. ‘Hij of zij moet goed aanvoelen wat de klant wil en kan. Het is onze taak om voor elke kilowatt die we leveren uiteindelijk betaald te krijgen.’

Van Eendenburg is zeer tevreden met het proces zoals het nu staat. ‘Ik vind wel dat we strakker kunnen zijn op klanten die structureel slecht betaalgedrag vertonen. Dat zijn klanten die net wachten tot de herhalingsbrief komt en dan pas betalen. Daar kunnen we nog proactiever in worden.’

Daarnaast is het van belang, zo stelt de senior credit professional, om het vakgebied te blijven verkopen binnen de organisatie. ‘Ik zit al mijn leven lang in dit vak en weet niet anders dan dat het voor andere afdelingen onbekend is wat wij hier doen. Terwijl wij waarschijnlijk meer contact hebben met klanten dan onze eigen klantenservice. Dat is een stukje interne verkoop die ik moet doen. Ik verwacht dat het vakgebied steeds belangrijker gaat worden bij bedrijven en dat het nog meer als echt vak gezien gaat worden. Naar mijn idee is het bij veel bedrijven en ook op opleidingen nog onderbelicht.’

Naam: Peter van Eendenburg
Functie: Coördinator Billing & Collecting
Leeftijd: 43 jaar
Opleiding: HEAO Bedrijfseconomie
Loopbaan: Begonnen bij computerconcern Digital als debiteurenbeheerder. Daarna werkte Van Eendenburg bij Centraal Boekhuis als creditmanager. In 2003 begon hij in zijn huidige functie bij Electrabel.
Hobby’s: Muziek

Organisatie: Electrabel Nederland N.V.
Aantal fte: 1.260
Aantal fte billing: 12
Aantal fte collecting: 8
Creditmanagementsoftware: OnGuard

Electrabel N.V.
Electrabel profileert zich in de Benelux als producent van globale energieoplossingen op maat. Het ontwikkelbaar vermogen van haar productiepark bedraagt momenteel 16.300 MW. Zij is de grootste elektriciteitsproducent van de Benelux. Haar activiteiten worden ondersteund en geoptimaliseerd door portfolio management- en tradingoperaties van het moederbedrijf, de GDF SUEZ-Groep.