Geert-Jan Alofs (Vroegop Ruhe & Co): “Steeds meer invloed vanuit finance”

Dit jaar wordt voor de derde keer de felbegeerde CFO award Familiebedrijven uitgereikt tijdens de FM Dag. Deze aparte award naast de CFO Awards is op zijn plaats, omdat familiebedrijven een hele andere dynamiek kennen dan corporate of private equity-owned bedrijven. Een van de bijkomende uitdagingen is omgaan met de grote emotie die typisch in een familiebedrijf zit. Dat vraagt om een bijzondere behendigheid van de financieel directeur. Een van de genomineerden is Geert-Jan Alofs, Group Controller bij Vroegop Ruhe & Co b.v. (VRC).

Hij begon direct na zijn middelbare school bij KPMG Audit. Maar na een aantal jaren werkervaring koos hij er toch voor een voltijds universitaire opleiding te volgen. “Ik wist eerst niet goed wat ik wilde, maar kwam er tijdens het werken achter dat ik niet alleen achteruit wilde kijken bij een bedrijf, maar ook vooruit, naar de toekomst”, vertelt Alofs. “Dat is een goede keuze geweest want zo kreeg ik een veel bredere blik op het bedrijfsleven en het vakgebied.”

Via enkele tussenstations kwam Alofs bij familiebedrijf Pon terecht op het moment dat de holding overging naar een andere aansturing: meer sturing vanuit de holding en dus meer controlling vanuit de holdingorganisatie. Dit betekende veel werk aan het verbeteren van rapportages, sturing en planning; het opzetten van de gehele planning & control cyclus. Maar ook bij strategische doorrekeningen en acquisities was Alofs betrokken zoals bijvoorbeeld de delisting van Geveke. Toch wilde hij nog meer met de ondernemingspraktijk te maken hebben en werd hij controller van de business unit Pon Logistics. Van een zorgenkindje in zowel financiële performance als kwaliteit wist hij met de collega’s in het MT grote veranderingen door te voeren. “Een van de belangrijkste uitdagingen voor mij was om de organisatie bewuster te maken van de kosten die gemaakt werden, de productiviteit en welke invloed ze daar zelf op konden uitoefenen”, licht Alofs toe.

Via diervoederbedrijf Nutreco kwam Alofs in 2014 bij VRC terecht. “Ik zocht naar een bedrijf dat een lange termijn visie heeft waar ik in geloof. En waar ook de rust is om dat tot stand te brengen, niet het hijgerige dat je bij sommige beursgenoteerde bedrijven tegenkomt.” Bij VRC, dat momenteel een omzet van zo’n 300 miljoen heeft, werken ongeveer 550 fte in vaste dienst en er is een behoorlijke flexschil van zo’n 150 mensen. De familie Vroegop is sterk vertegenwoordigd in het management van het bedrijf en realiseerde zich dat er een professionaliseringsslag nodig was om nieuwe uitdagingen in goede banen te leiden. 

Die professionalisering lag er voor een belangrijk deel in dat het ontbrak aan betrouwbare en goede managementinformatie. “Je kunt gesprekken aangaan en dingen willen wijzigen, maar als je dat niet kunt doen op basis van  betrouwbare financiële info is je invloed als finance afdeling beperkt”, licht Alofs toe. “De eerste uitdaging die ik hier had was, heel fundamenteel, om periodiek betrouwbare informatie te gaan leveren.” De tweede doelstelling was om te zorgen dat zaken simpeler werden. “We zijn met medewerkers en klanten gaan praten om ze uit te leggen dat de afspraken die in het verleden waren gemaakt niet binnen onze automatiseringstrajecten pasten. Er waren heel veel uitzonderingen en handmatige processen om deze vast te leggen.”

Tot Alofs komst werd finance niet echt gezien als een gesprekspartner die ook over de toekomst van het bedrijf meepraatte. “De financiële afdeling werd in veel gevallen ook niet gezien als onderdeel van de keten. Er was weinig overleg tussen operationele afdelingen en de financiële administratie. Dat is inmiddels structureel belegd”, blikt Alofs terug. “Dat soort veranderingen doet veel met het zelfvertrouwen van de financiële afdeling. Nu zijn we veel meer bezig met het proberen invloed uit te oefenen op het gedrag van andere mensen in het bedrijf. We zijn er nog niet, maar de beweging is in gang gezet. Ik ben er best trots op dat je mensen wat dat betreft ziet groeien”. 

De familie Vroegop is binnen VRC sterk vertegenwoordigd: alle aandeelhouders zijn  familieleden. Eén is oud-directeur, de overige 3 zijn werkzaam binnen het bedrijf. Alofs: “In het directieteam zitten 2 familieleden, onder wie de CEO waaraan ik rapporteer. Dat is ook het gremium waar de beslissingen worden genomen, maar als er over strategie wordt gesproken is er ook de Raad van Commissarissen en een familieoverleg. Daaraan wordt door mij en anderen input gegeven. Maar het is geen familiebedrijf waar in de achterkamertjes of aan de ontbijttafel beslissingen worden genomen.”

Alofs onderhoudt contact met de aandeelhouders, RvC en met name de CEO om te bepalen wat de strategische uitdagingen zijn en waaraan sturing wordt geven. “Wat dat betreft is een familiebedrijf niet heel anders dan andere ondernemingen. Je moet weten hoe de hazen lopen en daar kun je invloed uitoefenen.”

Ook op dit moment zit de onderneming in een fase van verandering, aangezien er veel gebeurt in de foodmarkt. Consumenten zijn steeds meer gericht op gemak en verantwoord eten en daar moet VRC op inspelen. “Maaltijdboxen, maar ook Uber Eats en soortgelijke concepten worden steeds groter”, licht Alofs de uitdagingen toe. VRC, traditioneel een B2B-concept, is daarom bezig met een heroriëntering. “Je ziet dat internet steeds meer impact op de core processen van bedrijven heeft. Je moet ook buiten je bestaande afzetkanalen durven te kijken. Je ziet ook dat een ander type ondernemer steeds meer specifieke concepten neerzet in de horeca en Food Service. Die gaat niet meer naar een winkel om de beste producten te kiezen, maar bestelt op internet en vertrouwt op de kwaliteit van de leverancier. Daar zit bij ons echt de groei.” 

Dat betekent wel dat er nieuwe logistieke concepten moeten worden bedacht en dat sommige versproducten bijvoorbeeld meer dan eens per dag moeten worden bezorgd. “We doen al pilots met bijvoorbeeld kreeft die we binnen een paar uur kunnen leveren. De vraag is niet of die grotere behoefte om versproducten vaker per dag te kunnen leveren zal toenemen maar wanneer. Dat heeft grote consequenties voor de logistiek en de benodigde ict.” Juist daarom vindt Alofs het fijn bij een familiebedrijf te werken, waar je de rust hebt om dingen uit te proberen en te testen. Van Meindert Pon heb ik geleerd: “Van de tien business cases zijn er hopelijk één of twee toppers, maar je moet ze wel alle tien proberen om te zien wat de goede zijn. Die ruimte is er gelukkig bij VRC.”

Lees hier de verhalen van de andere genomineerden en andere topsprekers van FM Dag 2017