Frauduleuze facturen: onderneem actie!

Wereldwijd blijven fraudeurs op zoek naar manieren om hun frauduleuze activiteiten op te voeren. Dit hebben we echter al eerder gezien. Uit een enquête van de Association of Certified Fraud Examiners (ACFE) uit 2009 bleek dat 55 procent van de respondenten na de financiële crisis van 2008 getuige was geweest van een toename in fraude, waarmee het verband tussen recessieperiodes en fraude wordt benadrukt.

Bij Medius richten we ons op bedrijven en ze te helpen deze groei in fraude aan te pakken. Onze Census van financiële professionals, die de ongerustheid van 2.750 financiële professionals wereldwijd registreert, stelde vast dat de gemiddelde geschatte kosten van factuurfraude voor het MKB in Nederland 220.000 euro per jaar bedragen.

Onze bevindingen worden onderbouwd door onderzoek van de Universiteit van Twente, die rapporteert dat fraude de Nederlandse economie reële schade berokkent – momenteel in feite 2,75 miljard euro schade per jaar.

De situatie in Nederland heeft er geen baat bij dat één op de vier financiële afdelingen een hoog personeelsverloop meldt. Nog eens 25% van de financiële professionals gaf toe dat hun financiële team monotone taken heeft die ze demotiverend vinden.

Het bewustzijnsprobleem
Aangezien bedrijven worden blootgesteld aan fraude door een hoog verloop van financiële functies in Finance (crediteurenadministratie), hebben ze ook te maken met een gebrek aan bewustzijn binnen bedrijven over het opsporen en aanpakken van fraude.

Uit onze bevindingen blijkt dat 24 procent van de financiële professionals niet weet of niet kan inschatten hoeveel kosten fraude hun bedrijf heeft berokkend.

We lezen veel over betalingsfraude bij consumenten en het algemene publiek, maar ons onderzoek toont over de hele linie aan dat bedrijven net zo kwetsbaar zijn voor dit soort fraude – als criminelen een kwetsbaar punt ontdekken, zullen ze niet aarzelen om het te proberen.

Het probleem gaat niet zomaar weg, er bestaat nog steeds een algemene terughoudendheid onder bedrijven bestaat om erover te praten. Erkennen het slachtoffer van fraude geweest te zijn, kan inderdaad het merkimago en de relaties met leveranciers schaden.

Wat kunnen bedrijven doen?
Bij de bestrijding van financiële fraude moeten bedrijven een systeem van controles en regelgeving invoeren dat elk lid van het financiële en boekhoudkundige team gemakkelijk en consistent kan volgen. Dit vermindert de kans op menselijke fouten die ertoe leiden dat een frauduleuze factuur tot en met de betaling toe door het systeem glipt, aanzienlijk.

De validatie van belangrijke gegevens van leveranciers zou in factureringssystemen moeten worden opgenomen. Daartoe behoort informatie die wordt verstrekt op facturen met lagere waarden die anders zonder controle verwerkt zouden worden.

Technologie kan en moet een aanvulling op deze processen vormen. Zo kunnen oplossingen voor de detectie van afwijkingen gebruikmaken van AI om verdachte gegevens op te sporen en fraude met facturen in real-time aan het licht te brengen. Belangrijk is dat technologie de belasting van handmatige en zich herhalende processen kan wegnemen bij teams die al onder hoge tijdsdruk werken.

Organisaties moeten tevens overwegen om het volledige factuur- en betalingsproces van begin tot einde te automatiseren. Dat verkleint dan de kans dat er frauduleuze facturen worden betaald als gevolg van een menselijke fout.

Uit ons onderzoek blijkt dat voor 41 procent van de facturen die door Nederlandse bedrijven worden verwerkt, nog steeds een vorm van handmatige interventie nodig is voordat ze worden vereffend – intussen vinden bijna zeven op de tien financiële professionals dat de betaalsoftware van hun bedrijf is verouderd.

Bijna een kwart van de Nederlandse ondernemingen vertelde ons dat ze hun boeken niet op tijd kunnen sluiten en dat het betalen van leveranciersfacturen nog steeds een van de grootste uitdagingen voor hun afdelingen is.

Uiteraard zijn deze problemen niet uniek voor alleen Nederland. Wereldwijd is meer dan een vijfde (21%) van de financiële professionals het erover eens dat hun organisaties onvoldoende innoveren op het gebied van financiële automatisering. Desondanks gelooft 45% dat automatisering hen de kans biedt om innovatiever te zijn.

Het vasthouden aan handmatige processen biedt deze financiële professionals gewoonweg geen tijd om interne processen te herstellen. Hierdoor is er geen ruimte voor het soort werkstroominnovatie dat een effectieve reactie op fraude mogelijk maakt.

De behoefte aan samenwerking tussen diverse afdelingen
Samengevat zijn financiële teams niet de enigen die verantwoordelijk moeten zijn voor het voorkomen van factuurfraude.Het is helaas een feit dat de verantwoordelijkheid om dergelijke activiteiten op te sporen en te voorkomen, niet wordt gedeeld tussen de financiële afdeling en IT in meer dan zes van de tien in Nederland gevestigde bedrijven (62%). Hierbij is de ene of de andere afdeling volledig verantwoordelijk voor deze taak. Zorgwekkend is dat slechts in 36% van de bedrijven beide teams samenwerken om fraude te voorkomen.

Het openen van een dialoog tussen IT- en financiële afdelingen is een voor de hand liggend beginpunt in de strijd tegen frauduleuze facturen. Wederzijdse uitwisseling van expertise, ervaringen delen en proactief samenwerken zullen ertoe leiden dat alle partijen beter geïnformeerd worden over de bedreigingen waarmee ze worden geconfronteerd en hoe ze effectief kunnen reageren.

De samenwerking tussen bedrijven binnen de hele sector is eveneens cruciaal. Ook op dit punt bestaat er ruimte voor verbetering. Minder dan de helft (43%) van de Nederlandse financiële professionals zegt dat ze nieuwe tactieken voor de bestrijding van fraude met hun sectorgenoten bespreken. Ze winnen evenmin advies in van leveranciers en/of lezen zich in.

Naarmate de toeleveringsketens complexer worden en er tegelijkertijd steeds meer frauduleuze facturen opduiken, zal samenwerking zowel intern als extern cruciaal zijn om het tij te keren en te voorkomen dat geld terechtkomt op de bankrekening van criminelen.

In een steeds complexere bedrijfsomgeving worden teams met tal van uitdagingen geconfronteerd. Er is technologie nodig voor de overstap van automatisering naar eliminatie zodat fraude en verspilde tijd door onnodige handmatige taken kan worden geëlimineerd. Als we dit combineren met de uitwisseling van kennis en ervaringen tussen collega’s, kunnen we fraude met facturen effectief tegengaan.

Voor meer informatie, ga naar www.medius.com.