Framework vergt doelgerichte actie

Indirecte belastingen als de btw zijn in het tax control framework van een onderneming nog heel vaak een ondergeschoven kindje. Bij management van het fiscale risico gaat vrijwel alle aandacht uit naar de directe belastingen. Het is in dit verband veelbetekenend dat verslaggevingrichtlijnen FIN 48/FAS 109 wel melding maken van directe, maar niet van indirecte belastingen.

Toch zorgen fouten in de btw-rapportage van transacties regelmatig voor
fikse financiële stroppen en reputatieschade. Bij een groot telecombedrijf zorgde een soft ware fout ervoor dat de onderneming elf jaar lang teveel btw betaalde.

Het totale bedrag aan ten onrechte afgedragen btw was opgelopen tot ongeveer 55 miljoen euro, waarvan de fiscus slechts 20 miljoen euro wilde teruggeven. Bij een andere onderneming had een soft warefout omgekeerde gevolgen: zij declareerde namelijk 40 miljoen euro teveel aan input btw. Het komt voor dat door de ontdekking van fouten in btw-berekeningen de jaarwinst van een onderneming – of zelfs een veelvoud daarvan – wordt weggevaagd.

Pijnlijk
Grote financiële tegenvallers door zeperds in de btw-rapportage zijn op zich al bijzonder pijnlijk. In een tijd dat stakeholders veel waarde hechten aan integriteit en nauwkeurigheid van de financiële cijfers, is dit soort fouten extra bitter.

Vaak ontbreekt het bij ondernemingen aan de juiste strategie, systemen en controlemechanismen om de risico’s verbonden aan btw-rapportage te beheersen. Met andere woorden: het ontbreekt aan een solide indirect tax control framework.

Boekhoudschandalen hebben weliswaar geleid tot een andere manier van denken en tot een verplichte centrale eindverantwoordelijkheid voor btw-rapportage. In de praktijk schort er echter nogal wat aan de interne systemen en controles.

De rol van de interne fiscale afdeling en met name de btw-experts is vaak niet optimaal. Het feit dat deze afdeling nu de eindverantwoordelijkheid voor btw-rapportage heeft , betekent niet dat zij overal een afdoende indirect tax control framework heeft kunnen ontwerpen en implementeren. Integendeel, ook nu spelen de interne btw-adviseurs bij de financiële afdeling vaak een reactieve rol.

Ze geven ad hoc advies, wanneer er incidentele vragen komen van een manager logistiek, een boekhouder of een buitenlandse businessunit. Bovendien beperken de meeste vragen van deze collega’s zich tot fiscaal-technische btw-kwesties. De interne btw-adviseur wordt van tijd tot tijd ingeschakeld om te beoordelen welk btw-tarief geldt voor een bepaald soort transactie.

Hij houdt zich echter veel minder bezig met de operationele risico’s die een correcte btw -rapportage kunnen bedreigen. Juist die operationele kwesties leiden echter vaak tot brokken. Het probleem is vaak niet dat een onderneming fiscaal-technisch een verkeerde beslissing over de btw-rapportage van een bepaalde klasse transacties heeft genomen.

Het probleem is veelal operationeel: door gebrekkige interne systemen worden transacties vanuit btwoogpunt niet goed verwerkt en weergegeven.

Niemand verantwoordelijk
De operationele fouten ontstaan omdat er bij de onderneming niemand de verantwoordelijkheid neemt voor de integriteit van het hele proces van btw-rapportage, van begin tot eind. Het meest zichtbare gevolg hiervan is dat bij ontwerp en aanpassing van het ERP-systeem onvoldoende aandacht wordt besteed aan de juiste btw-behandeling van iedere klasse transacties.

IT’ers zijn geen btw –experts. Daarom vallen kritieke btw-aspecten van een ERP-systeem soms in een zwart gat. Niemand denkt er nog aan, niemand controleert. Bij het hierboven genoemde telecombedrijf bijvoorbeeld, registreerde de software wel wanneer een klant die midden in de maand opzegde het resterende deel van zijn abonnement terugkreeg.

Het systeem registreerde echter niet dat hij ook de btw over het teveel betaalde terugkreeg. Het telecombedrijf liep deze reductie van output btw dus elf jaar mis. Bij het andere bedrijf was de fout van een geheel andere aard. Het ERP-systeem calculeerde de btw van inkomende rekeningen als het ware dubbelop, namelijk over het bruto bedrag van inkomende rekeningen, waardoor de gedeclareerde input btw veel hoger uitkwam dan wat het bedrijf feitelijk aan btw had betaald.

Voor zover er menselijke interventie te pas komt aan de verwerking en classificatie van inkomende en uitgaande rekeningen is de situatie vanuit btw-perspectief vaak ook verre van ideaal. Deze taak is meestal weggelegd voor de financiële afdeling, waar te weinig btw-expertise aanwezig is.

Foutieve beslissingen en gebrekkige controles kunnen voor kostbare fouten zorgen. De echte btw-specialisten beperken hun rol tot een relatief gering deel van de btw-rapportage en treden verder alleen op verzoek uit de schaduw. Het risico dat btw-fouten financiële en reputatieschade opleveren neemt toe.

Met de internationalisering van het bedrijfsleven groeit de complexiteit van transacties vanuit btw-perspectief. Dit maakt de kans op foutieve verwerking en rapportage groter.

Vaak ligt de oorsprong van een operationeel btw-probleem in ontoereikende aanpassing van een ERP-systeem na een overname of fusie, na internationale expansie in nieuwe markten of na verandering van de fiscale status van een klasse transacties, bijvoorbeeld door toetreding van een land tot de EU. Net zo belangrijk als het oorspronkelijke ontwerp van een ERP-systeem is de correcte aanpassing van zo’n systeem aan veranderde omstandigheden.

Testresultaten
Is de fiscale afdeling voldoende betrokken geweest bij ontwerp, implementatie en wijziging van het ERP-systeem? Zijn testresultaten van het nieuwe of gewijzigde ERP-systeem beoordeeld en afgetekend door de fiscale afdeling? Is de btw-expertise aangaande het ERP-systeem niet alleen aanwezig in een paar knappe hoofden op de fiscale afdeling maar ook voldoende schrift elijk vastgelegd en gedocumenteerd?

Dat zijn de wezenlijke vragen voor het financiële topmanagement van de onderneming. Willen de interne fiscale afdeling en met name de btwexperts een optimale invulling geven aan hun nieuwe eindverantwoordelijkheid, dan moeten zij in overleg met de financieel directeur en de Raad van Bestuur een indirect tax control framework opzetten.

Dat betekent dat ze allereerst een integrale strategie voor de onderneming ontwerpen op het gebied van indirecte belastingen, van begin tot eind. Die strategie moet worden geïmplementeerd in een even solide als flexibel systeem, inclusief effectieve controlemechanismen.

Strategie en systeem moeten begrijpelijk zijn voor niet-experts die essentiële btw-handelingen verrichten, zodat niet alleen het risico van systeemfouten, maar ook de kans op menselijke vergissingen wordt geminimaliseerd. De interne fiscalisten kunnen door middel van een indirect tax control framework niet alleen risico’s minimaliseren, maar ook kosten verlagen door operationele verbeteringen.

Denk aan automatisering van btw-berekeningen en rapportage en de reductie van het vereiste btw-werkkapitaal. Een goed functionerend indirect tax control framework verbetert ook de relatie met de belastingautoriteiten.

Een ERP-systeem met goede btw-functionaliteiten stelt een onderneming in staat veel nauwgezetter al zijn kritieke btw-variabelen te volgen en weer te geven. Dit is belangrijk in een tijd waarin de verschuiving van verantwoordelijkheden van de fiscus naar de belastingplichtige alsmaar verder gaat.

Een degelijk indirect tax control framework is ook een voorwaarde van de fiscus wanneer een (grote) onderneming met haar een handhavingconvenant wil sluiten. Voordeel van zo’n convenant voor een onderneming is dat ze veel sneller zekerheid verkrijgt over haar belastingpositie. Een indirect tax control framework biedt dus grote voordelen, maar vereist een ambitieuze en doelgerichte aanpak.

Richard Cornelisse, partner bij Ernst & Young Belastingadviseurs.