Fiscale compliance: zelf doen of uitbesteden?

Door Martin Koek, director bij Deloitte Tax Management Consulting

Bij het al dan niet centraliseren van compliancetaken wordt tevens nagegaan of het niet beter is om deze taken uit te besteden. Vaak zijn kostenbesparingen bij deze keuze de grote drijfveer. Is dit de enige factor die een rol speelt? Welke andere opties heeft een onderneming? Welke vragen moet een bedrijf zich stellen om te bepalen wat de beste oplossing voor zijn specifieke situatie is?

Trends in Tax Compliance 
Kleinere ondernemingen besteden de compliance (zowel btw als vennootschapsbelasting) over het algemeen uit aan de belastingadviseur. Grotere, meer complexe ondernemingen gaven er tot voor kort de voorkeur aan om compliance volledig zelf te doen of slechts voor een klein deel uit te besteden. Juist bij deze laatste groep ondernemingen is het afgelopen jaar onder druk van de economische omstandigheden (kostenbesparing) een hernieuwde belangstelling voor outsourcing ontstaan. Vaak wordt het meteen groot aangepakt: het statutaire jaarrekeningenwerk (niet de controle), de btw-aangifte, de berekening van de belastingpositie en de aangifte vennootschapsbelasting worden, voor meerdere landen tegelijk, ondergebracht bij één dienstverlener. Waarom deze hernieuwde aandacht voor insourcen en outsourcen?

De kosten
Onder druk van de economische omstandigheden kijken ondernemingen kritisch naar hun bedrijfsactiviteiten: wat is corebusiness en wat niet? Waar zijn we goed in en wat kunnen we beter uitbesteden? Waar kunnen we besparen? Compleet het tegenovergestelde van de trend van nog maar zeven tot acht jaar geleden. Onder druk van de toen ingevoerde regelgeving (denk aan Sarbanes-Oxley) gingen ondernemingen ertoe over om compliancetaken voor een groot deel zelf uit te voeren en zo de rol van de accountant/belastingadviseur te beperken.

Nieuwe technologie leidt tot nieuwe mogelijkheden
De afgelopen jaren hebben we een viertal ontwikkelingen gezien die het tax complianceproces aanzienlijk hebben verbeterd.

• ERP systemen zijn gemoderniseerd. Door bijvoorbeeld de implementatie van nieuwe ‘charts of accounts’ hebben dienstverleners eenvoudig toegang tot de benodigde data. Dit maakt het verzamelen van informatie tijdens het aangifteproces gemakkelijker en efficiënter.

• Het internet. In het geval van outsourcing zal de dienstverlener zich in veel gevallen niet op dezelfde locatie bevinden als het in-house complianceteam. Ondernemingen kunnen nu toegang krijgen tot de interne systemen van de belastingadviseur ten aanzien van workflowmanagement, aangiftedeadlines, data en de status van de aangifte. Met andere woorden, het is niet langer nodig om periodiek spreadsheets rond te sturen om de status van de werkzaamheden te rapporteren, elkaar te adviseren over deadlines of de status van berekeningen.

• De ontwikkeling van standaarden voor de uitwisseling van gegevens tussen systemen en applicaties (XML, XBRL) heeft het proces van uitwisselen van gegevens uit accountingsystemen naar belastingapplicaties helpen stroomlijnen. Financiële data uit accountingsystemen kunnen nu relatief gemakkelijk worden geïmporteerd in bijvoorbeeld software voor de aangifte btw.

• Los van de technologische ontwikkelingen zoals hierboven geschetst, is belangrijk dat deze steeds meer geaccepteerd zijn in de dagelijkse praktijk. Veel ervan bestaan al jaren, maar worden nu (pas) opgenomen in bedrijfsprocessen. De strengere regels rond corporate governance met de daaruit voortkomende control frameworks hebben hier duidelijk als katalysator gefungeerd.

De elementen bij de keuze tussen in- of outsourcing
Er zijn ruwweg drie elementen te onderscheiden die een rol spelen bij de keuze voor insourcing of outsourcing of een tussenvorm ervan (cosouring): kosten, kwaliteit en controle. In de huidige economische omstandigheden is met name het kostenargument de doorslaggevende beweegreden om tot outsourcing over te gaan.

Uitschrijven tender
Door een tender uit te schrijven kan de besparing op de kosten bij outsourcing aanzienlijk zijn. Er is minder noodzaak voor de aanschaf van de benodigde software, er zijn geen gerelateerde trainingskosten en er hoeven geen mensen voor het compliancewerk te worden aangenomen, die buiten de complianceperiode moeilijk inzetbaar kunnen zijn voor andere werkzaamheden. Daartegen kan het outsourcen duurder uitvallen, indien de dienstverlener extra werk zal moeten doen als gevolg van (een gebrek aan) de kwaliteit en volledigheid van de aan te leveren data.

Op het gebied van kwaliteit hebben belastingadviseurs de beste mensen, de beste complianceprocessen, knowhow en technologie, omdat ze in dit opzicht nu eenmaal een schaalvoordeel hebben. Maar kwaliteit hangt ook nauw samen met ‘control’ of risicomanagement. Het belangrijkste argument bij de keuze voor insourcing of outsourcing is echter controle. Dit argument laat de balans over het algemeen doorslaan naar insourcing. Wie kan de gegevens die benodigd zijn voor de aangifte beter achterhalen en interpreteren dan iemand die de onderneming goed kent?

Onder invloed van de strengere regels op het gebied van corporate governance zullen ondernemingen op dit gebied strikte processen en procedures hebben. Vaak heeft hierover afstemming plaatsgevonden met de belastingdienst in het kader van het horizontaal toezicht. Het gaat hierbij doorgaans over de kennis van de dagelijkse business om te kunnen bepalen wat de fiscale consequenties zijn. Een dienstverlener is niet altijd direct op de hoogte van wat er in de onderneming gebeurt. Deze informatieachterstand moet worden gemanaged.

####
Een nieuwe benadering – het krijgen van de juiste mix
De oplossing voor het vraagstuk (zelf doen of uitbesteden) ligt in de juiste mix van de te gebruiken technologie, de te volgen processen en de betrokken personen. Er is geen eenduidig antwoord op de vraag hoe deze juiste mix te verkrijgen. Bij het zoeken naar de juiste mix zouden ondernemingen zich naar mijn mening de volgende vragen moeten stellen.

• Waar staan we en wat willen we bereiken? Het in kaart brengen van het huidige proces om van de brondata naar de aangifte (of andere rapportages) te komen is een prima punt om te beginnen. Binnen welke periode moet een aangifte gereed zijn? Welke (minimum) kwaliteitseisen stellen we? Met een helder beeld van de bestaande processen voor ogen moet een onderneming bepalen wat er verbeterd kan worden en wat er meer kan worden gedaan.

• Welke technologische hulpmiddelen zijn er beschikbaar? Welke technologie kan het aangifteproces stroomlijnen? Welke technologie geeft de transparantie die nodig is en de gewenste audittrail? Welke technologie is gemakkelijk te implementeren, te onderhouden en te gebruiken? Moet de onderneming zelf de investering in technologie doen, of maakt men gebruik van de technologie van een dienstverlener?

Denk hierbij bijvoorbeeld aan de software die nodig is in het tax accountingproces. Goede software op dit gebied was enkele jaren geleden nog nauwelijks voorhanden, maar inmiddels zijn er diverse aanbieders die steeds betere producten leveren. Deze producten verschillen echter wel qua functionaliteit en prijs.

• Welke verantwoordelijkheden horen waar thuis? Wie is het best in staat de verschillende taken in het complianceproces uit te voeren? Hoe wordt het benodigde kennisniveau behouden en wie beheert het proces? Welke taken zijn zo met de onderneming verweven dat ze helemaal niet uitbesteed kunnen worden?

Kortom, zorg voor duidelijke verantwoordelijkheden en taken. Alleen al goed nadenken over deze zaken kan bij veel ondernemingen tot hernieuwde inzichten leiden over hoe de belastingfunctie kan worden ingericht, maar ook welke risico’s wel of niet worden geaccepteerd. Voor elk potentieel probleem bestaat immers een oplossing, maar niet alles hoeft gemanaged te worden. Ondernemen is ook risico’s nemen; maar dan wel bewust!

Conclusie
Bij de vraag of bepaalde werkzaamheden of (deel)processen met betrekking tot tax compliance moeten worden ge-insourced of ge-outsourced, dienen ondernemingen niet alleen de kostenfactor in hun overwegingen mee te nemen. De focus zou vaker moeten liggen op de manier waarop het werk wordt gedaan. In de huidige wereld moeten ondernemingen een meer omvattende benadering hanteren, uitgaande van een goede balans tussen de juiste mensen, die werken volgens vooraf bepaalde gestroomlijnde processen en die gebruikmaken van bij de onderneming en haar processen passende technologie.

De benadering zal moeten aansluiten bij de specifieke behoeften van de onderneming en dient te berusten op de eigen verantwoordelijkheid van alle partijen. Alle betrokkenen moeten op ieder gewenst moment inzicht kunnen hebben in de status van het proces. Zodoende weten alle partijen wat de verwachtingen zijn om de doelstellingen van de onderneming te verwezenlijken. Derhalve hoeft een onderneming het compliancewerk niet zelf te doen om de optimale kwaliteit te krijgen. Wat wel nodig is, is de optimale mix van de juiste mensen die het juiste proces volgen en die gebruikmaken van de beste technologie.