Financiële systemen bij internationaal zakendoen – 4 aandachtspunten

Doordat bedrijven met groeiambities steeds vaker over de grens gaan, krijgen veel Financiële Managers te maken met een steeds complexere werkomgeving. Om hun werk goed uit te kunnen voeren, moeten zij op de hoogte zijn van uitdagingen die internationaal zakendoen met zich meebrengen, zoals internationale boekhoudkundige normen, verschillen op het gebied van taal en cultuur en multinationale boekhoudkundige problemen.

De huidige toenemende globalisering is niet alleen van toepassing op grote bedrijven; juist middelgrote en kleine bedrijven zien steeds vaker het belang in van financiële systemen die om kunnen gaan met eisen op het gebied van meertaligheid en de mogelijkheid om met meerdere valuta te rekenen.

Hieronder worden vier zaken besproken waar je als Financieel Manager rekening mee moet houden als je bedrijf zaken gaat doen over de grens.

1. Verkopen en rapportage
Om effectief om te gaan met internationale verkoop en groei te stimuleren, moet je over een systeem beschikken dat om kan gaan met eisen van verschillende landen, organisaties, valuta, belasting en taal. Tegelijkertijd moet het systeem geschikt zijn voor het maken van rekeningsaldi, budgetten, voorspellingen, activiteiten van leveranciers, klantactiviteit en overige bedrijfsinformatie.

Organisaties die internationaal opereren hebben vaak behoefte aan een financieel overzicht dat zowel gedetailleerd is als een breed overzicht geeft van alle wereldwijde activiteiten. Dat kan door gebruik te maken van een multidimensionale modelstructuur; hiermee kun je verschillende boekhoudkundige coderingen binnen één bedrijf hanteren, terwijl de rekeningschema’s flexibel genoeg zijn om de winst op verschillende manieren te berekenen. Op die manier kunnen de verschillende afdelingen de winstgevendheid op hun eigen manier berekenen, terwijl de grootboeken altijd in balans zijn.

Organisaties zijn constant in beweging, en dat geldt zeker voor bedrijven die zaken doen in meerdere landen. Multidimensionale modellen zorgen ervoor dat bedrijven de flexibiliteit hebben om hun rapportage aan te passen aan deze veranderingen. Een organisatie kan bijvoorbeeld zowel met GAAP (generally accepted accounting principles) als IFRS (international financial reporting standards) werken of de winstgevendheid voor alle business units op een andere manier rapporteren.
__________________________________________________________________________________
Bezoek gratis Financial Systems, dé vakbeurs voor financiële software
Bent u op zoek naar perfecte financiële software? Kom woensdag 6 juni 2012 naar het jaarlijks vakevenement Financial Systems:
• Ontmoet meer dan 30 topaanbieders en 1000 professionele bezoekers op 1 dag
• Compleet overzicht van de Nederlandse markt voor financiële software
• Doorlopend programma van expertsessies en productpresentaties
Entree is gratis voor de doelgroep. Meld direct aan via Financial-Systems.nl
__________________________________________________________________________________

Als een organisatie recentelijk een overname heeft gedaan of is samengevoegd met een ander bedrijf, dan moeten de nieuwe activiteiten worden opgenomen in de rekeningschema’s. Als het managementteam en de activiteiten van de organisatie veranderen, kan dit ook gevolgen hebben voor de KPI’s (key performance indicators) die winst en performance meten.

2. Uniforme grootboekrekeningen voor een internationaal financieel systeem
Een financieel systeem dat wordt geïmplementeerd en draait als één wereldwijde versie biedt een zekere mate van consistentie binnen de organisatie. Tegelijkertijd houd je toch de mogelijkheid en flexibiliteit om tegemoet te komen aan lokale eisen en benaderingen op het gebied van internationale boekhouding.

Door debiteuren, grootboeken en te betalen rekeningen in één grootboek onder te brengen, is het mogelijk meerdere items te verwijderen, subsystemen te integreren en iedereen real-time toegang te geven tot dezelfde nauwkeurige data. Door het implementeren van een wereldwijd systeem dat rekening houdt met de uiteenlopende eisen en benaderingen in de verschillende regio’s in de wereld, kan consistentie en controle binnen de organisatie worden bewerkstelligd.

In een recente whitepaper (‘Maximizing the value of enterprise business systems through integration’) wordt het volgende gezegd: “Het ontwerp van het grootboek is van nature veelzijdig. Ten eerste vermindert het complexiteit en maakt het onnodige integratie overbodig, omdat alle transacties fysiek zijn opgenomen in dezelfde omgeving. Hierdoor worden kosten voor de interface verminderd. Daarnaast kunnen persoonsgebonden transacties eenvoudig worden opgenomen en gerapporteerd. Door het mogelijk maken van alle veranderingen in één omgeving wordt de gemeenschappelijke user interface voor alle transactietypes toegevoegd aan het grootboek. Door deze architectuur wordt een aanpasbare en betrouwbare basis gecreëerd, waardoor gemeenschappelijke normen en controle (door consistente datavalidatie) oneindig uit te breiden is en eenvoudig te begrijpen.”

####

3. Integratie tussen financiële systemen en overige bedrijfssoftware
Naast de boekhoudkundige of ERP-software zijn er verschillende IT-systemen binnen een bedrijfsomgeving waar deze software mee moet samenwerken. Door de integratie van het boekhoudkundige systeem met het ERP-systeem en andere zakelijke systemen kunnen geconsolideerde groepen voor statutaire en managementrapportages worden gemaakt. Zonder dit niveau van integratie kunnen sub-administraties bestaan buiten het basis financiële systeem die integratieproblemen opleveren (matchen van transacties en journaalposten), vooral bij grote omgevingen.

Er zijn veel integratieniveaus en dit is precies wat systemen van elkaar kan onderscheiden. De ruime keuze aan verschillende integratietypes zorgt ervoor dat wereldwijde systemen interactief met elkaar samen kunnen werken. Het is van groot belang dat de overdracht van alle gegevens belicht en gevalideerd kunnen worden om er zeker van te zijn dat alle datastromen compleet en nauwkeurig zijn en dat interfaces altijd werken, ongeacht wie de integratie ontwikkelt. Web-diensten zijn van belang voor het maken van succesvolle integraties en maken het tegemoet komen aan individuele eisen mogelijk, ongeacht waar de applicatie zich bevindt of wat het onderliggende technische platform is. Succesvolle integratie leidt tot de beste systeemfunctionaliteit, samen met een consistente interface die de responsiviteit en productiviteit in de organisatie vergroot.
__________________________________________________________________________________
Bezoek gratis Financial Systems, dé vakbeurs voor financiële software
Bent u op zoek naar perfecte financiële software? Kom woensdag 6 juni 2012 naar het jaarlijks vakevenement Financial Systems:
• Ontmoet meer dan 30 topaanbieders en 1000 professionele bezoekers op 1 dag
• Compleet overzicht van de Nederlandse markt voor financiële software
• Doorlopend programma van expertsessies en productpresentaties
Entree is gratis voor de doelgroep. Meld direct aan via Financial-Systems.nl
__________________________________________________________________________________

4. Multi-mentaliteit is de sleutel tot succes
Organisaties die internationaal opereren hebben flexibele financiële management- en boekhoudkundige systemen nodig die tegemoet komen aan hun wereldwijde zakelijke behoeften. Multi-mentaliteit is hierbij cruciaal. De boekhoudkundige activiteiten en de te implementeren technologieën moeten mee kunnen veranderen met de complexe eisen op het gebied van meerdere valuta, belastingwetten, talen en regelgeving binnen corporate kantoren in verschillende landen en continenten. Of je nou zaken doet over de grens of transport en logistiek regelt, een organisatie heeft een robuust en flexibel boekhoudkundig systeem nodig. Het inzicht dat wordt verkregen door middel van deze systemen helpen bij het bereiken van doelen en het aanpassen aan veranderingen binnen de branche.

Voorbeeld: de financiële systeemstrategie achter de uitbreiding van IKEA
IKEA is één van de meeste bekende retailmerken ter wereld. IKEA is ook een benchmark voor bedrijven die zich willen begeven op internationale markten en willen uitbreiden over de grens.

IKEA is snel uitgebreid in nieuwe landen en markten. Dit had tot gevolg dat de organisatie te maken kreeg met een aantal uitdagingen. Verschillende landen werkten met een ander financieel systeem, waardoor bepaalde data niet gedeeld werd en het moeilijk was om een compleet beeld te krijgen van de wereldwijde performance. Daarom had IKEA behoefte aan een toekomstvaste systeemstrategie die zou meegroeien met de organisatie. De organisatie moest in staat zijn de boekhoudkundige processen te stroomlijnen en te standaardiseren in alle landen, winkels en financiële afdelingen.

IKEA koos ervoor een enkel financieel systeem te implementeren om de wereldwijde activiteiten te ondersteunen. De organisatie wilde alle boekhoudkundige systemen consolideren in één gezamenlijk financieel systeem, waardoor de boekhoudkundige processen sneller, eenvoudiger en accurater zouden worden. Door de implementatie van een single instance Coda Financials-applicatie die overal vandaan benaderd kan worden, konden de financiële afdelingen de uiteindelijke transitie naar een shared services-model eenvoudig maken.

IKEA ontwikkelde ook een standaard formaat voor de rekenschema’s. Zodra nieuwe landen werden toegevoegd, kon de financiële afdeling het systeem benaderen via internet, het rekenschema opvragen en van start gaan. Hierdoor namen alle landen dezelfde datasoorten op in hetzelfde systeem, waardoor vergelijkingen van de nummers en performance eenvoudig gedaan konden worden. Door de integratie met de operationele systemen profiteert de organisatie ook van toegang tot real-time performance-gegevens van iedere winkel. Door de naadloze integratie met andere systemen, waaronder merchandising, payroll en accurate real-time rapportage kon IKEA snelle groei bewerkstelligen.

Ton Dobbe, vice-president productmarketing UNIT4