Financial Systems 2014: De kracht van technologie

Tijdens het inhoudelijke programma stonden verschillende experts de bezoekers te woord over uiteenlopende topics rond automatisering en ICT. De redactie van FM licht er twee uit en sluit af met een terugblik op de FM Club bijeenkomst die in het teken stond van investeren in IT. 

Waarom is IT dat zo leuk voor CFO’s? Dat vraagt Prof. Dr. Fred van Eenennaam, verbonden aan de Erasmus Universiteit Rotterdam en George Washington University, de bezoekers van zijn sessie op Financial Systems. ‘Eerlijk gezegd vinden ze dat zelf meestal niet. Er is terecht veel angst voor het IT dossier, stelt hij. ‘De commissaris – een van de belangrijkste stakeholders van de CFO – vindt het lastig te zien hoe ICT zich verhoudt tot risks en de business. Ook zit er een bias in van ervaringen uit het verleden. Iedereen heeft wel een keer een kras opgelopen. Als je een career ruining move wilt doen, moet je je handtekening onder een groot IT-project zetten. Maar de CFO zal door deze angst heen moeten, want de mogelijkheden zijn enorm.’

We leven in een tijd van exponentiele verandering waarin nieuwe technologieën voortdurend hun intrede doen in bedrijven. Daar moet de CFO wat van vinden, want het zijn investeringen en ze beïnvloeden het business model. ‘PostNL is nooit in staat geweest om de postzegel op een e-mail te krijgen’, aldus Van Eenennaam. ‘Bedrijven moeten tijdig een nieuw business model beginnen. Maar niet te snel, want dan is het oude niks meer waard.’ 

De professor toont een YouTube filmpje over 25 futuristische technologieën die er aankomen. ‘De CFO krijgt al deze technologieën op zijn bord en wordt daar nog over ondervraagd ook. Hoe kan hij dat aanpakken? Van origine zijn CFO’s economen, register accountants en bankiers. En die komen nu terecht in de wereld van technologie. Hoe kijken zij er tegenaan? CFO’s weten dat de economie in cycli werkt. We zitten nu in een cyclus waarin hele batterijen nieuwe technologieën verschijnen die botsen met de oude, traditionele instituties. Dat voelt oncomfortabel, maar is geweldig. De CFO heeft de taak goed uit te komen aan het einde van de transitiefase.’

Van Eenennaam adviseert CFO’s een aantal bedrijven te nemen als voorbeeldcasus en goed in de gaten te houden hoe die met IT issues omgaan. ‘Zelf kijk ik bijvoorbeeld naar LEGO, een heel interessant bedrijf vanuit tech-oogpunt. Vroeger handelde het bedrijf alleen in blokjes. Tegenwoordig heeft het bedrijf allerlei licentiedeals met film franchises. Laatst nog kwam de eerste LEGO film uit. De traditionele CFO denkt: hoeveel levert een blokje op? Nu zitten er al sensoren en afstandsbedieningen bij LEGO en blijven nieuwe technologieën hun intrede doen. Straks komt 3D printing. Wat betekent dat voor het business model van LEGO? Zo’n CFO heeft veel vragen op te lossen. Fascinerend.’

Lees een uitgebreider verslag van deze presentatie op CFO.nl. 

Iedereen zit wel ergens in de Cloud. Of het nu via LinkedIn, Facebook, Google of internetbankieren loopt: de stap naar de Cloud is lang en breed gemaakt. Waarom wordt er dan nog terughoudend gereageerd om in de Cloud te gaan als het om (financiële) processen gaat? Wat houdt de financials tegen? Is dat de Patriot Act, is dat de beveiliging of is dat de zwarte zwaan? 

André Salomons (Directeur Smart SharePoint Solutions) constateert dat veiligheid voor veel financials een issue is. ‘De gedachte is vaak dat niemand bij de data in een eigen datacentrum kan komen’, stelt Salomons. ‘Natuurlijk is dat een illusie, want voor een kwaadwillende hacker is het een peulenschil om zich tot de meeste data-omgevingen toegang te verschaffen. Cloud-leveranciers als Microsoft en Google hebben die beveiliging velen malen beter op orde. Ook de back-up is goed geregeld bij deze leveranciers. Office 365 draait bijvoorbeeld dagelijks een update. Welke controller vraagt wel eens aan de systeembeheerder hoe de back-up is ingeregeld? Dat gebeurt veels te weinig denk ik.’ 

Alle financials moeten een cloud strategie opstellen, betoogt Salomons. Daarin moeten zij benadrukken wat zij belangrijk vinden. ‘Op het gebied van veiligheid moeten ze bijvoorbeeld kijken naar de certificaten ISAE 3402 en ISO27001. Vraag je leveranciers hoe de veiligheid geregeld is. Kijk voor de continuïteit ook naar de omvang van de leverancier.’ 

De voordelen van de cloud zijn talrijk, stelt Salomons. Bijvoorbeeld:

• Betere kostenbeheersing

• Betere security

• Toegang tot talloze applicaties

• Altijd back-up en de laatste versie

• Perfecte schaalbaarheid

• Hybride en best of breed oplossingen

• Toegang tot cloud only Business Intelligence oplossingen

‘Wel zijn er wel degelijk een paar beren op de weg’, erkent Salomons. ‘Bijvoorbeeld de archiveringsverplichting voor de fiscus. Als je switcht van leverancier is het nog maar zeer de vraag of je zeven jaar lang toegang blijft houden tot je oude data. Dat maakt dat je eigenlijk nog meer vastzit aan een cloud leverancier, dan aan een on premise leverancier. Daarom is het zo belangrijk dat de financieel manager samen met de ICTers werken aan een cloud strategie. Daar doen ze hun organisatie een groot plezier mee.’

Zie ook de presentatie van Salomons hier. 

Aan het einde van de dag vindt er een ontmoeting plaats voor leden van de FM Club. Deze bijeenkomst bestaat uit een masterclass gevolgd door een gezellige borrel.

Het thema van de masterclass is ‘Investeren in IT’, vaak een heet hangijzer, aldus de spreker Ton Tijdink, die in zijn dagelijkse praktijk bedrijven adviseert over hoe zij betere besluiten over ICT kunnen maken. Zijn eerste advies luidt: ‘Ga goed voorbereid op pad.’

Tijdink heeft voor deze sessie een praktijkvoorbeeld voor een IT-investering bij een logistieke dienstverlener. ‘We hebben hier een risicogerichte aanpak gehanteerd. De betreffende organisatie had een nieuw systeem nodig voor het primaire proces. We zijn begonnen met alle scenario’s op een rij te zetten; opnieuw bouwen, in zee gaan met een partner, de software naar een nieuw platform verhuizen en nog een aantal opties.’

Vervolgens heeft Tijdink met het management van de betreffende organisatie alle risico’s per scenario op een rij gezet. ‘De volgende stap was bij alle risico’s maatregelen verzinnen totdat we een acceptabel risicoprofiel hadden’, aldus Tijdink. ‘Hetzelfde hebben we gedaan bij de baten. Scenario’s waarvoor we geen acceptabel risicoprofiel konden krijgen, elimineerde we. Vervolgens hebben we ook een extreem optimistische en pessimistische cashflow voorspelling gemaakt. Je weet dat de waarheid ergens in het midden ligt, dus dat is een heel handig stuurinstrument bij de projectuitvoering.’

Concluderend stelt Tijdink dat je bij een IT-business case eerst de verschillende scenario’s vergelijkbaar moet maken met inzicht in de kosten, baten en risico’s. Dat geeft uiteindelijk vertrouwen en draagvlak in de keuze die je maakt. En dat leidt weer tot rendement. (Download hier de presentatie van Ton Tijdink.)

Op de borrel praten de leden nog lang na over de vele opgedane inzichten. De volgende editie van FM Club vindt plaats op donderdag 19 juni in Delft op het hoofdkantoor van Exact.