Finance verandert, hoe kun je als CFO bijblijven?

Financieel professionals erkennen de dreiging vanuit technologie en de benodigde focus op een transformatie van een administratieve kracht naar een adviserende rol. Een rol waarbij ze minder tijd kwijt zijn met boekhouden en processen en meer kunnen focussen op het sturen van de commerciële business in het maken van sterke beslissingen. De komende jaren zal deze druk alleen maar toenemen.

Real-time inzichten
Hoewel de wil er is om het vak te veranderen, de voortgang laat nog iets anders zien. Uit het mkb onderzoek* blijkt dat bij slechts 34% van de respondenten strategische ondersteuning het grootste deel van de tijd in beslag neemt. Daarnaast is 85% nog steeds, tot op zekere hoogte, afhankelijk van Excel om data te genereren voor rapportages. 35% Hiervan mist zelfs nog elke vorm van dashboard met real-time bedrijf-kritische informatie. 

Een groot deel van de financieel professionals heeft moeite met het leveren van bedrijf-kritische inzichten in een timeframe waarbij de commerciële operatie er optimaal zijn voordeel mee kan doen. 36% Geeft aan dat ze niet tevreden zijn met de snelheid waarmee rapportages kunnen worden voorbereid. 38% geeft aan dat ze niet tevreden zijn met hun mogelijkheid om data te analyseren en om te zetten naar inzichten. Nog sterker 52% van de ondervraagden gaf aan dat het consolideren van financiële resultaten een tijdrovende klus die vatbaar voor fouten is, op de wijze waarop het nu gaat. 

Dat 1/3 geen beschikking heeft tot een dashboard met real-time data, betekent dus dat er een behoorlijk grote groep is die continu achter de feiten aanloopt. En in de snel veranderende omgeving waarin organisaties zich bewegen, betekent dit dat men feitelijk geen inzicht heeft in de status van het bedrijf en dat maakt flexibiliteit en wendbaarheid van de onderneming een grote uitdaging. 

Excel als verdiepingstool
Dat er voor het maken van rapportages en analyses nog zo’n afhankelijkheid van Excel is, mag zorgwekkend genoemd worden.  Daarnaast is algemeen erkend dat Excel een bron is voor fouten in rapportages**. Front-end tools geven sturing en inzicht in waar je staat met de business, maar verder geen gedetailleerde analyse. Op het moment dat je een afwijking ziet, zou Excel eventueel wel de verdiepingsslag kunnen faciliteren. 

Alhoewel je je altijd moet realiseren dat de kwaliteit van een analyse zeer sterk afhangt van de data die er aan te grondslag ligt. En dat de snelheid van rapportage behoorlijk afhankelijk is van de kwaliteit van de processen die de input managen. Voor bedrijven die in dit gebied worstelen, is het van kritisch belang dat processen zo veel mogelijk gestandaardiseerd en geautomatiseerd worden. Daarbij gebruik makend van geautomatiseerde technologieën om snelle consolidatie en snelle en accurate rapportage te bewerkstelligen. In lijn hiermee geeft 53% van de mkb-ers aan dat proces automatisering hoog op de prioriteitenlijst staat, echter het nemen van adequate stappen blijft achter.

Cashflow management
Uit het Mkb onderzoek blijkt ook dat er zeker een ambitie is om een digitale werkomgeving te omarmen, maar dat de meeste ondernemingen worstelen met het zich aanpassen aan digitale mogelijkheden. Zo blijkt bij 34% van de organisaties de facturering nog steeds in hard copy te gebeuren. Het is relatief eenvoudig om een module hiervoor aan te zetten. Elektronisch factureren betekent dat je echt een efficiency slag kunt maken. Zeker wanneer je dit koppelt aan een inkoopmodule. Facturering via hard copy geeft ruimte voor fouten, het vertraagt processen en het vereist veel manueel werk om een digitale versie van de data te krijgen. 

Tijdig en accuraat factureren bevordert de cash positie. En veel kleinere organisaties onderschatten cashflow management, of zien het als een grote uitdaging (25%). Als er altijd genoeg geld is, is er geen noodzaak toe en krijgen andere zaken prioriteit. Dan ligt de focus op het managen van dag tot dag, maand tot maand. Maar inzichten en trends die naar boven komen vanuit cashflowmanagement leveren een tijdig signaal van de problemen die gaan komen. Zeker wanneer er sprake is van leningen bij derde partijen, is het eigenlijk onontbeerlijk in een organisatie. 

Zolang de business worstelt met het integreren van niet-digitale workflows zoals inkoop, facturering in hardcopy, en het maken van rapportages en consolidatie in ondermaatse tools, blijven snelheid, accuraatheid en forecasten een worsteling.

Organisatie van de toekomst
Het realiseren van organisatorische veranderingen op korte en middellange termijn, vraagt tijd en expertise van het financieel personeel. Ontwerpen en implementeren van een optimale, schaalbare financiële administratie en accounting organisatie, geeft de financial de mogelijkheid om waarde toe te gaan voegen aan de business. Functies zullen verdwijnen of kunnen vervangen worden, maar creëren ook weer nieuwe posities met een hoge toegevoegde waarde. 

Zolang de kernwaarde van de financiële operatie ondermaats is en nog niet voldoet aan de eisen van de toekomst, zal de CFO waarschijnlijk meer focus blijven houden op operationele activiteiten in plaats van strategische. En soms kunnen organisaties niet snel veranderen door legacy. 

Juist hier ligt de uitdaging van de CFO, wanneer hij de structuur van finance verandert, raakt het de hele organisatie. Je moet iedereen meenemen, maar daar is tijd voor nodig. Ook zijn eigen rol zal opnieuw bekeken moeten worden. De CFO kan aanblijven maar zijn focus zal meer strategisch worden. Overigens zie ik de houdbaarheid van een CFO 3 tot 5 jaar. Dan is de klus geklaard en is de kans groot dat de organisatie een ander type persoon nodig heeft voor de volgende fase. Meer informatie hierover is te vinden via exact.com/nl/software/growers-changers  

Robêrt de Gier is Finance Director bij  Exact Business solutions

*Resultaten uit Mkb Barometer 2016, onderzoek uitgevoerd door Exact
** Exact Magazine FUEL november 2015