Finance & Inkoop benutten voordelen van automatisering niet volledig

Veel MKB-bedrijven hebben hun finance en inkoopprocessen nog niet geautomatiseerd. Zo wordt de helft van de inkooporders handmatig goedgekeurd. En slechts twee op de vijf financials geven aan dat het goedkeuringsproces altijd of vaak geautomatiseerd is.

Dat blijkt uit onafhankelijk onderzoek door DirectResearch in opdracht van Easy Systems onder meer dan 200 finance- en inkoopprofessionals uit het MKB.

Met de dag komen er meer digitale hulpmiddelen en automatiseringsmogelijkheden bij. Maar hier wordt binnen het MKB maar mondjesmaat gebruik van gemaakt. Het onderzoeksbureau onderzocht hoe finance en inkoopafdelingen binnen het MKB, hun purchase to pay proces hebben ingericht. En in hoeverre dit geautomatiseerd is.

Goedkeuren facturen en inkooporders is (nog steeds) handwerk
Financials en inkoopmedewerkers maken gebruik van workflow systemen, maar verdere automatisering hiervan wordt nog niet overal doorgezet. Zo geeft 43 procent van de ondervraagde financials aan dat ze facturen altijd of vaak handmatig goedkeuren via een workflowsysteem. Ook worden er nog veel facturen op basis van papier of een e-mailbericht manueel goedgekeurd.

Ondanks dat het merendeel nog met de hand gaat is het niet zo dat er helemaal niets automatisch wordt verwerkt. 38 procent van de financials geeft aan dat zij altijd of vaak facturen automatisch goedkeuren.

Op de inkoopafdeling zien we eenzelfde soort beeld. Daar wordt ook nog veel handmatig werk verricht. Zo komen inkooporders in drie van de vijf gevallen tot stand via e-mail. En worden deze in de helft van de gevallen handmatig goedgekeurd op basis van een pdf, papier, e-mail of workflowsysteem.

Automatisering staat op de agenda
Er liggen dus kansen om een verbeterslag te maken op het gebied van automatisering. Dit besef lijkt te leven. In de helft van de gevallen hebben beide afdelingen een verbetertraject lopen. Het belangrijkste verbeterthema is voor 67 procent van de financials het verhogen van efficiency. Terwijl een derde factuurfraude juist ziet als het onderwerp waar de meeste focus op moet liggen. Ook heeft een derde van de financials de verdergaande automatisering van de financiele afdeling op de agenda gezet.

Voor de helft van de inkoopmedewerkers geldt dat inkoopvoordeel het belangrijkste doel is binnen hun verbetertraject, ook worden zowel inkoopbeheer en efficiency door 38 procent als belangrijk doel genoemd.