Factuur formaten: van PDF tot XML

Door Arjan Sloot, Country Manager Benelux TIE Kinetix.

Om systemen met elkaar te laten communiceren is het belangrijk dat dezelfde ‘taal’ gesproken wordt. Dit geldt voor software en voor het uitwisselen van data, zoals de e-factuur. Doordat organisaties met verschillende ERP/boekhoudsystemen werken en in diverse branches actief zijn, zijn er tal van verschillende e-factuur formaten ontstaan. Niet elk systeem kan ieder e-factuur formaat automatisch verwerken. Zo zijn er financiële systemen die alleen CSV-bestanden accepteren. Maar dan loop je al snel tegen het ‘e-facturatie formaat probleem’ aan als een leverancier ineens een XML-bestand indient.

Meest bekende formaten

Het gebruik van e-facturen en de ontwikkeling van een eventuele e-factuur standaard verschilt per branche. Enkele branches hebben organisaties die standaarden voor elektronische data-uitwisseling ontwikkelen en beheren, anderen weer niet.

Een e-factuur is meestal een EDI-bestand of een UBL-bestand. Een UBL-factuur is in principe het standaard formaat voor e-facturatie. Maar van het type UBL zijn ook weer  verschillende versies (UBL2.0, UBL-SI, UBL-OHNL en UBL2.1) in omloop. Technisch gezien is een UBL een XML-bestand. XML is een programmeertaal die wordt gebruikt om gegevens op te slaan en gestructureerde gegevens te tonen. Zo zorgt de XML-factuur ervoor dat de data voortaan automatisch wordt herkend. De meeste systemen kunnen een XML-bestand inlezen en verwerken.

Verschillende standaarden en termen:

UBL (UBL-XML)
Staat voor Universal Business Language (UBL), wat als het ware een bibliotheek is voor zakelijke XML-documenten. Voorbeelden zijn SI-UBL en

UBL-OHNL.
UBL 2.0 is een veelgebruikte standaard binnen Europa. Binnen Nederland wordt deze standaard onder andere gebruikt in DigiInkoop. Dit is de centrale inkoopvoorziening van de Rijksoverheid. Een UBL-factuur is een standaard XML-formaat die door de overheid wordt gebruikt om een e-factuur te versturen.

(PEPPOL) BIS
Staat voor Business Interoperability Specifications. PEPPOL heeft deze standaard ontwikkeld voor e-procurement processen.

SETU
SETU heeft de status ‘pas toe of leg uit’ en is ontwikkeld door grote uitzendorganisaties. Het is de Nederlandse implementatie van de internationale HR-XML standaard.

NLCIUS
NLCIUS is een nieuwe versie van het semantische model e-factureren en maakt voor de overheid en het bedrijfsleven duidelijk waar een e-factuur aan moet voldoen en wat er op een e-factuur moet staan, ongeacht de onderliggende techniek van uitwisseling. NLCIUS vervangt vanaf juni 2018 daarmee SMeF wat door Logius is ontwikkeld en sinds 2013 op de lijst met standaarden met de status ‘pas toe of leg uit’ staat.

UN/EDIFACT
EDIFACT is een internationale standaard voor elektronische gegevensuitwisseling. EDIFACT is opgezet door de Verenigde Naties en is een afkorting van Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport en werd het eerst gepubliceerd in maart 1987.

Europa en EN 16931-1
Europese factuur standaard ontwikkeld door NEN (werkgroep TC434); De Europese kernfactuur.

HR-XML
Beter bekend als HR Open Standards: de internationale factuur standaard voor uitzendorganisaties.

OAGIS Invoice
Generiek factuurmodel en bericht voor de levering van goederen en diensten.

ebXML
ebXML is ontwikkeld voor de wereldwijde elektronische marktplaats waarin diverse soorten bedrijven op diverse plaatsen met elkaar veilig kunnen communiceren door middel van op XML gebaseerde boodschappen. Omdat ebXML afhankelijk is van op het internet bestaande standaarden (zoals HTTP, TCP/IP, MIME, SMTP, FTP, UML en XML), kan het worden geïmplementeerd en gedistribueerd op bijna ieder computersysteem.

GS1 XML Invoice 3.0
Onderdeel van de GS1 eCom standaarden (o.a. gebruikt in de logistiek, retail en de bouw), gebaseerd op XML.

EANCOM invoice
Tevens onderdeel van de GS1 eCom standaarden. Wordt o.a. gebruikt in de bouw en is gebaseerd op UN/EDIFACT.

ISO20022 Financial invoice
Ontwikkeld door een community van gebruikers uit de financiële sector.

PDF (geen e-factuur)
Het versturen van een PDF-factuur per e-mail is de meest voorkomende variant. Een PDF-factuur is geen e-factuur en vraagt om handmatige handelingen om de factuur te verwerken, dit in tegenstelling tot de e-factuur. Er komen steeds meer oplossingen op de markt die een PDF automatisch omzetten in een UBL (XML)-bestand, zoals PDF-2-FLOW. Zodat ook PDF-facturen automatisch verwerkt kunnen worden.

Welk formaat is geschikt voor uw systeem?

Uiteindelijk is het voor een organisatie van belang om een formaat en oplossing te kiezen die past bij de huidige én toekomstige situatie. Bestaat de inkomende factuurstroom voornamelijk nog uit PDF-facturen? Dan is een PDF-conversie oplossing zoals PDF-2-FLOW geschikt. Ontvangt een organisatie nog veel papieren facturen dan is het advies om eerst leveranciers te onboarden op e-facturatie. Hiermee wordt de adoptie van e-factureren vergroot onder leveranciers en wordt er optimaal geprofiteerd van de e-facturatie oplossing.

Automatisch omzetten (conversie) van formaten

Het is mogelijk dat het e-facturatie systeem waarmee gewerkt wordt diverse e-factuur formaten automatisch dient te verwerken. Hiervoor is het nodig dat inkomende bestanden automatisch worden herkent en omgezet (conversie) naar het bestand dat verwerkt kan worden in het facturatiesysteem.  

Bedrijven zoals TIE Kinetix zorgen ervoor dat elk inkomend digitaal document omgezet wordt naar het juiste formaat voor automatisch verwerking binnen het systeem. Hierdoor wordt handmatig werk geëlimineerd en wordt er optimaal geprofiteerd van de voordelen van elektronisch factureren.