Expertbijdrage: 5 waarschuwingssignalen bij gebruik Excel voor Performance Management doeleinden

Expertbijdrage van:

 

 

De voordelen van Excel-spreadsheets staan niet ter discussie. Hun eenvoud, vermommen een complex instrument, krachtig genoeg om op hoog niveau toepassingen en modellering te kunnen ondersteunen. Wat wel ter discussie staat is of ze het beste instrument zijn om de zakelijke performance management doelstellingen van een organisatie te ondersteunen.

 

Veel experts uit de industrie bespotten het gebruik van spreadsheets als onderdeel van een closed-loop performance management proces, omdat ze de neiging hebben foutgevoelig te zijn. Ze missen het niveau van controle vereist door de grotere organisaties en verspillen kostbare tijd en middelen aan onderhoud en alledaagse activiteiten zoals uploaden, downloaden, knippen, plakken en controleren van gegevens.

 

Wanneer spreadsheets ingezet worden buiten de grenzen van het beoogde gebruik en worden geïmplementeerd als een alomvattend Performance Management tool binnen een onderneming, dan komen hun tekortkomingen en problemen aan het licht: Dit zijn de 5 waarschuwingssignalen:

 

 

1 – Complexiteit van de spreadsheets: Als spreadsheets groeien in complexiteit worden de data modellen onpraktisch en steeds moeilijker te volgen. Terwijl spreadsheets robuuste modellen kunnen ondersteunen, zijn ze zwak vanuit een enterprise performance management perspectief en de modellering is niet schaalbaar.

2 – Toenemend Onderhoud: Het kost meer tijd om de spreadsheets te beheren en onderhouden dan de analyse en planning uit te voeren. Ze zijn arbeidsintensief, het uploaden, downloaden, berekeningen uitvoeren, reconciliëren en consolideren zijn maar een paar van de handmatige taken geassocieerd met spreadsheet onderhoud.

 

3 – Data Validatie: Ongevalideerde gegevens, gebroken formules, ontbrekende schakels en fouten in de logica maakt datamodellen onbetrouwbaar. De handmatige aard van ‘op zichzelf-staande’ spreadsheets maakt de organisatie kwetsbaar voor problemen met data integriteit. Elke gebruiker is een potentieel risico voor de integriteit van de gegevens. Als de betrouwbaarheid van de data in twijfel gebracht wordt dan is het volledige proces niet meer te vertrouwen.

 

4 – Logistiek van de gegevensstroom: Door het toenemend aantal spreadsheets, werkboeken en gebruikers wordt de datastroom en tijdslijn steeds moeilijker te coördineren. De mogelijkheid om een model uit te rollen op grote schaal over meerdere gebruikers, productcategorieën, productlijnen, business units, enz., is vrijwel onmogelijk. Ondernemingen die ‘op zichzelf-staande’ spreadsheets gebruiken hebben een tendens de modelleringsexercitie om te zetten in slechts een data collectie-exercitie, hierdoor wordt de waarde en effectiviteit sterk verminderd.

 

5 – Meerdere versies van de waarheid: Door veelvoud aan spreadsheets en werkboeken ontstaat onduidelijkheid over welke versie de juiste is. Het gebrek aan real-time data-aggregatie, met geen eenvoudige mogelijkheid om scenario’s te creëren, betekent dat de financiële afdeling moeizaam en tijdrovende rondes van gegevensverzameling en herstellen van gebroken links moet initiëren, elke keer dat de directie de resultaten van een bijgewerkte veronderstelling of een alternatieve versie wil zien.

 

De tekortkomingen van ‘op zichzelf-staande’ spreadsheets voor performance management doeleinden leiden tot wat velen noemen Excel chaos. Dit is een begrip dat een beeld oproept van een groeiend aantal malafide spreadsheets met dubieuze of onvindbare gegevens zonder audit-trail. 

 

Het is op dit punt dat veel ondernemingen besluiten om Microsoft Excel weg te doen en het te vervangen door een toegewijde Performance Management tool.

 

Hierdoor hebben organisaties te maken met een systeem dat, te weinig flexibiliteit aanbied, moeilijk is om te leren, beperkte modelleringsmogelijkheden heeft en aanzienlijke inbreng van ICT nodig heeft om wijzigingen aan te brengen en het systeem te beheren en onderhouden.

 

Het gebrek aan bekendheid en gebruiksvriendelijkheid geassocieerd met een toegewijde Performance Management tool zorgt ervoor dat gebruikers vaak de moed opgeven met het creëren van geavanceerde modellen of werken ‘offline’ in Microsoft Excel om de tekortkomingen van de op script-taal gebaseerde systemen te omzeilen. 

 

De populariteit van Excel heeft bij bijna alle performance management leveranciers geleid tot het aanbieden van een Excel ‘add-on’ als oplossing. Echter, deze ‘aangeplakte’ aanpak schiet vaak bedroevend tekort in wat gebruikers willen. Meestal is Excel weinig meer dan een ‘lens’ naar een complexe database waarin de gegevens opgeslagen zijn. Terwijl dit voor sommigen voldoende is, is het resultaat helaas verre van optimaal. Een Excel “add-on” degradeert de database gegevens slechts tot script-taal en resulteert in een systeem dat te onhandelbaar is of dat te simpel is geworden om effectief te zijn voor de onderneming.

 

Om uit het dilemma te komen van ‘op zichzelf-staande’ spreadsheets versus op script-gebaseerde systemen, heeft AxiomEPM het beste van beide technologieën gecombineerd in één volledig geïntegreerde en uniforme performance-managementapplicatie die Microsoft Excel koppelt als de ‘user interface’ aan een relationele database. 

 

Door het koppelen van Microsoft Excel aan een relationele database biedt AxiomEPM het beste van beide werelden, m.n. de bekendheid, flexibiliteit en ongelimiteerde toepassingen van Microsoft Excel samen met de data controle en validatie van een relationele database. De Excel ‘user interface’ is absoluut geen ‘add-on’ maar is volledig geïntegreerd in de AxiomEPM applicatie.

 

De voordelen van het volledig geïntegreerde performance-managementplatform van AxiomEPM zijn o.a.: Gebruikersvriendelijk en bekend ‘user interface’, schaalbaarheid, gegevensopslag en toegang, beveiliging, procesmanagement workflow en waarschuwingen. De multidimensionale rapportage performance management software oplossingen moeten de mogelijkheden van financiële modellering en het gebruiksgemak dat financiële professionals kennen en waarderen, omarmen en behouden. Zij zorgen er tegelijkertijd voor dat de eisen van organisaties, zoals, de integriteit van gegevens, beveiliging, workflow en prestaties zijn gewaarborgd. Het eindresultaat moet resulteren in duidelijke en bruikbare informatie waarop een organisatie kan vertrouwen en tot een betere besluitvorming kan komen.

 

De AxiomEPM relationele database architectuur gecombineerd met een modellerings-laag geïntegreerd in Excel, ondersteunt verder vrijwel alle performance management vereisten. Hierdoor kunnen dynamische zaken- modellen snel en efficiënt opgezet en aangepast worden om het besluitvormingsproces binnen een bedrijf te optimaliseren en verbeteren. De performance-managementoplossing van AxiomEPM transformeert spreadsheets in een zeer schaalbare en professionele performance-managementapplicatie-suite voor ondernemingen.