Cadeautje voor de kerstdagen: 3 Excel-tips waar je wat aan hebt in 2018

Namelijk: 1. Fancy customized ribbons maken. 2. Met één druk op de customized button data submitten naar een centrale database 3. De data – samen met een paar miljoen records- in een split second te raadplegen via een traditioneel Excel-spreadsheetmodel. Welke financial wil zo’n cadeau nou niet voor Kerstmis? 
 
1. Pas menu-ribbons aan in Excel
Controllers die werkten met Excel 2003 of een eerdere versie weten het waarschijnlijk nog: het aanpassen van het menu was daarin appeltje-eitje. Vanaf Excel 2007 is er ogenschijnlijk weinig van die flexibiliteit overgebleven. Maar schijn bedriegt. Ik kom regelmatig nog Excel-experts tegen die niet weten dat je via openxmldeveloper.org de Office Custom UI Editor kan downloaden om met behulp van XML zelf een customized ribbon te maken. Moeilijk? Nee, dat niet. Maar het is wel even wennen. Ron de Bruin (MVP Excel) heeft een hele mooie website waarop hij op eenvoudige wijze uitlegt hoe je deze editor kan gebruiken. Ga daarvoor naar rondebruin.nl.

2. Verzend data naar een centrale database vanuit Excel
Volgende stap. Weinig is vervelender dan data die is opgeslagen in verschillende bestanden. Dan is het een uitkomst dat je Excel als een soort formulier gebruikt dat gekoppeld is aan een centrale database. Deze werkwijze biedt tal van voordelen. Het probleem hiermee is alleen dat je weliswaar data vanuit een database kunt inladen in een spreadsheet, maar dat terugschrijven niet mogelijk is, behalve wanneer je daarvoor dure software hebt aangeschaft. Al zo’n tien jaar geleden zocht ik naarstig naar een oplossing voor dit probleem en na een lange zoektocht kwam ik uit bij het boek ‘Microsoft Excel and Access Integration: With Microsoft Office 2007’ van de auteurs Michael Alexander en Geoffrey Clark. Hierin leren zij de lezers, met behulp van VBA, data tussen verschillende Microsoft-applicaties te verzenden, dus ook tussen Excel en bijvoorbeeld een Access-database. Echt een aanrader voor financials!

3. Boost de performance van je Excel-spreadsheet
Stel je hebt grote hoeveelheden data, denk daarbij aan een enkele honderdduizenden records. Je hebt een traditioneel spreadsheetmodel gemaakt met onder meer VLOOKUP- en SUMIF-formules, maar je raadt het al: het berekenen gaat tergend langzaam. Wist je dat je met behulp van PowerPivot ook traditioneel vormgegeven spreadsheets kan boosten? Veel controllers denken dat je alleen een gepimpte draaitabel met PowerPivot kan maken, maar er bestaan formules van de CUBE-familie in Excel die rechtstreeks hun data uit een datamodel van PowerPivot halen. Hierdoor kan je de rekensnelheid van je Excel-spreadsheet enorm boosten. Zelf zie rekensnelheden van een minuut gereduceerd worden naar een seconde. Het proberen waard! 

Christiaan Vrieling is controller en bedrijfskundige, gespecialiseerd in vraagstukken rondom business intelligence. Hij is ondernemer en directeur van SUMMAVIEW, een jong bedrijf gespecialiseerd in Team Business Intelligence. Christiaan schrijft graag over onderwerpen als data-science, machine learning, database-optimalisatie en fancy dashboards.