Exact Live 2020: RPA en AI bieden nu al tijdbesparing en beslissingsondersteuning

Dit geldt zeker voor middelgrote en kleine ondernemingen, en al helemaal binnen de financiële functie. Jammer, want de voordelen die RPA en AI opleveren liggen ook in het MKB voor het oprapen. Dit bleek tijdens het vorige week gehouden virtuele evenement Exact Live.

Elk jaar presenteert softwarebedrijf Exact tijdens haar evenement Exact Live ’20 nieuwe, innovatieve producten en dit jaar was dat niet anders. Vooral Exact RPA trok de aandacht, een software oplossing om processen in het onderliggende ERP- en CRM-systeem te automatiseren. Exact RPA – voluit: Exact Robotic Process Automation – werd gepresenteerd als een ‘nieuwe ‘digitale medewerker, die ondernemers helpt om handmatige, repetitieve handelingen weg te automatiseren.’ Wat voor processen? Dat kwam uitgebreid aan de orde tijdens de sessie ‘Hoe inzicht en automatisering je helpen tijd te besparen en tot de juiste beslissingen te komen’.

Jarno van Hurne, Global Product Line Director van Exact ging in op de voordelen van zo’n digitale medewerker. “Die is nooit moe, nooit ziek, kan 7 dagen per week en 24 uur per dag werken, zeer nauwgezet en ziet zelfs niet op tegen het meest eentonige werk.” En juist voor dat eentonige, steeds terugkerende werk is Exact RPA geschikt. Robotic Process Automation leent zich om enorme hoeveelheden transacties administratief te verwerken in een recordtempo – Van Hurne had het erover dat Exact RPA in 10 seconden administratief werk kan verstouwen waar de mens 10 minuten of langer over doet.

Voorbeelden zijn er te over. Denk aan alle terugkerende en manuele activiteiten die voortvloeien uit zaken als het ontvangen van een klantorder, de inkoop van een product, het in dienst nemen van een nieuwe medewerker of van de uren die iemand aan een project besteedt. Of de registratie van de betaling door een klant of juist het signaleren dat de vervaldatum voor een betaling is overschreden – een mooie toepassing op het gebied van debiteurenbeheer. De mogelijkheden lijken onuitputtelijk.

Het bijzondere aan Exact RPA is niet zozeer dat de software nieuwe toepassingen biedt, als wel dat het midden- en kleinbedrijf nu van de mogelijkheden die Robotic Process Automation kan profiteren door een licentie op dit nieuwe product te nemen. “Tot dusver konden vooral grote ondernemingen de kosten opbrengen om met Robotic Process Automation te werken. Wij brengen met Exact RPA van kleine en middelgrote ondernemingen.”

Hoge vlucht

Ook voor kunstmatige intelligentie geldt dat het eindelijk de hoge vlucht kan nemen die ‘key note speakers’ op congressen, trendwatchers en andere visionairs al jaren geleden voorspelden, zo bleek uit de presentaties van Marco de Jong (CEO van Experience Data) en Ferdy van Beest (manager Data proposities en Integrated Reporting bij Flynth adviseurs en accountants).

Het grote voordeel van kunstmatige intelligentie is dat mensen er betere beslissingen door kunnen nemen, betoogde De Jong. Hij gaf als voorbeeld een keurmeester, die avocado’s moet keuren. Rijp en groen, bedorven en volledig gaaf liggen door elkaar. De keurmeester kan met behulp van kunstmatige intelligentie de avocado’s in verschillende categorieën indelen: rijp, bedorven enzovoorts. Een voorwaarde is dan wel dat de computer waarmee hij werkt getraind is in het herkennen van die verschillende soorten. Dat is mogelijk: door de computer foto’s voor te leggen en de avocado’s met vlekken te markeren. Aan de hand van deze data en een model is het mogelijk de computer gaandeweg te instrueren onderscheid te maken tussen de verschillende soorten. Gaandeweg, inderdaad: zolang de computer nog fouten maakt, kan de mens het model om avocado’s te herkennen verder aanscherpen. Dankzij de ‘feedback loop’ leert de computer steeds beter beelden te herkennen en op grond van de voorgelegde afbeeldingen kunnen adviseren wat er met elke avocado moet gebeuren. Of natuurlijk een sorteermachine aansturen om de avocado’s automatisch in te delen in groepen. Of patronen herkennen en verbanden en trends ontdekken die in data verstopt zitten en voorspellingen doen: hoeveel avocado’s zullen straks bedorven zijn, bijvoorbeeld, en hoeveel kunnen voor een ‘premiumprijs’ worden verkocht.

Finance voorop

Evenals bij RPA geldt ook bij AI dat de toepassingen legio zijn. Ook voor finance. Misschien wel juist voor finance, aangezien de financiële afdeling over zo veel data beschikt. Data die met behulp van AI kunnen worden geanalyseerd. Bijvoorbeeld om financiële en niet-financiële informatie te combineren om duurzame beslissingen te nemen, zegt Van Beest.

Zo ontwikkelt zijn kantoor modellen die melkveehouders adviseren wat ze kunnen doen om tegen een lagere kritische opbrengstprijs te kunnen leveren en tegelijkertijd hun CO2-uitstoot te reduceren – bijvoorbeeld kiezen voor andere voer, nauwer samenwerken met andere boeren of door nieuwe investeringen in hun eigen boerderij te verduurzamen.

Met behulp van kunstmatige intelligentie is het ook mogelijk om fraude tegen te gaan, zei Ferdy van Beest. “Je kunt ongewone declaraties en andere onregelmatigheden opsporen.” Ook hier geldt dat de automatisering niet alleen tijdsbesparing oplevert, maar ook een enorme kwaliteitsverbetering oplevert: een geautomatiseerd controlesysteem kan de hele financiële administratie in een oogwenk doornemen zonder fouten te maken. “De prijs voor een audit kan dan ook omlaag. Een audit van de boeken van een gemeente kost normaliter misschien 200.000 euro. Als je goed gebruik maakt van AI kan dat omlaag naar 10.000 euro”, aldus Van Beest.

En het mooie is: de modellen hoeven niet altijd ingewikkeld te zijn. “Veel ondernemers zijn huiverig om te werken met data en kunstmatige intelligentie omdat het niet vertrouwd is. Onze modellen zijn vrij simpel, en goed te begrijpen voor onze klanten. Dat werkt drempelverlagend. ” Zijn advies aan iedereen die overweegt AI in te zetten is ook: “Begin simpel. Probeer het gewoon.”

Van Hurne verwacht dat veel ondernemers de komende jaren inderdaad in toenemende mate AI zullen toepassen. Exact kan hen daarbij ondersteunen. Nu al is de software van het bedrijf al rijk aan AI-functies. Een duidelijk voorbeeld is het concept van ‘no hands accounting’ bij data-invoer en boekhoudprocessen. Afhankelijk van je voorkeursinstellingen vult de Exact-software automatisch gegevens in of doet een suggestie voor een grootboekrekening voor de boeking van een banktransactie. De software kan ook inkomende facturen op deze manier automatisch verrijken en verwerken. En dat is nog maar het begin: Exact heeft kunstmatige intelligentie als speerpunt. De komende jaren staan er nog diverse innovaties op dit gebied aan te komen.

Herbeleef hier Exact Live

(foto: Brandon Lopez, Unsplash)