ENGIE’s crediteurenadministratie als basis voor centralisatie

En zo geschiedde: eind september 2006 werd het traject ingezet en na diverse oriënterende gesprekken werd in januari 2007 de eerste organisatie naar het nieuw op te zetten Financial Shared Service Center (FSSC) overgehaald. Manager Crediteuren Jaco Wegman licht toe: “We werkten per vestiging met verschillende financiële pakketten en waren op zoek naar een eenduidig systeem om de facturen in te scannen en deze pakketten aan elkaar te koppelen. We hebben met diverse partijen gesproken waarbij de uiteindelijke keuze op Basware viel, dit onder meer door de flexibiliteit van hun interfacing. Tijdens het gebruik van het factuurverwerkingssysteem zijn er steeds koppelingen met systemen toegevoegd met als doel aan het einde van het traject een enkele interface met het enige ERP-systeem te hebben. Het was belangrijk dat gebruikers hier minimaal last van zouden ondervinden en dat er synchroon een uniform werkproces kon worden geïmplementeerd. We zijn meteen met Basware aan de slag gegaan.” 

Migratie naar Bunnik

Vooral de nadruk op ‘meteen’ is belangrijk, want het inrichten van het P2P-traject genoot duidelijk de voorkeur boven het inrichten van de ERP-omgeving die op dat moment nog handen en voeten moest krijgen. “Dat klopt, het is een bewust lokaal genomen besluit geweest”, vervolgt Wegman. “Dus als allereerste de crediteurenadministraties vanuit onze vijftien vestigingen naar het hoofdkantoor in Bunnik halen zonder hierbij andere processen te wijzigen. Zodra we dit op de rit hadden en iedereen met de nieuwe centrale systematiek kon lezen en schrijven, pas dán zouden we naar SAP overschakelen. Onze vestiging in Zaandam was de eerste die de overstap met hun financiële administratie naar het FSSC in Bunnik maakte. Uiteraard stuitten we af en toe op verschillen in werkwijzen tussen de vestigingen, daar zaten wel wat uitdagingen. Onze vestigingen wilden eigenlijk alles zelf blijven uitvoeren en voelden er in het begin niet zo veel voor hun factuurgedeelte aan het nieuwe FSSC over te laten. Dergelijke weerstand is niet ongebruikelijk. Maar zijn de voordelen voor eenieder eenmaal evident, groeit het enthousiasme zienderogen. Onze Zoetermeerse ENGIE-vestiging was in juli 2008 de laatste om de financiële administratie via het nieuw ingerichte FSSC te laten verlopen.”

Van de 470.000 papieren facturen die ENGIE zo’n tien jaar geleden nog per jaar ontving, is weinig meer over. “Van het aantal facturen natuurlijk wel, maar het is de wijze waarop we ze tegenwoordig binnenkrijgen: zo’n 140.000 facturen via EDI en 250.000 in pdf-formaat. De rest komt nog in een enveloppe binnen maar maakt slechts zo’n tien procent van het totaal uit. We streven er uiteraard naar dat dit papieren aantal in de komende jaren wordt gedecimeerd.”

Stap voor stap

Wegman en zijn collega’s hebben er destijds voor gekozen alles organisch te laten verlopen, één vestiging per keer. Een schot in de roos? “Procesmatig diende een en ander te veranderen: er waren situaties dat administraties zo waren ingericht dat facturen en inkooporders door middel van een handtekening nog ‘aan een bureau’ moesten worden goedgekeurd. Voor ons was het zaak eerst alles naar het Bunnikse FSSC te verhuizen om vervolgens het procesmatige gedeelte te analyseren en te optimaliseren. Daarbij hadden we ook de tijd om de interfaces te bouwen, een gedeelte aan administratieve achterstand weg te werken en vervolgens alles goed te organiseren. Elke vestiging had in de loop der tijd zijn eigen werkwijze ontwikkeld, en daarom konden zij niet allemaal in één klap op de nieuwe werkwijze overstappen.”

Efficiencygolf

Het huidige FSSC van ENGIE heeft zijn foot mark al achtergelaten en de efficiëntie opgeleverd die van tevoren als doel werd gesteld. “Zeer zeker”, stelt Wegman. “Dat is nadat alle systemen naar een uniforme werkwijze zijn overgebracht, we de processen binnen de vestigingen hebben aangescherpt en een eenduidige werkwijze hebben geïmplementeerd. We hebben een voor een de onderdelen van het oude financiële systeem naar het centrale SAP-systeem overgezet. Hierdoor zijn we steeds efficiënter geworden en meer gaan digitaliseren. We hebben min of meer iedereen gedwongen via een eenduidige methodiek te werken. Zo was het zaak werkvoorbereiders vanaf dat moment kwalitatief goede bestellingen te laten uitvoeren. Onder het motto garbage in, garbage out hebben we dit bij deze groep afgedwongen. Toen de kwaliteit van de bestellingen verbeterde, werd ook onze automatisering beter. Als derde was het zaak de juiste mensen op de juiste plek te plaatsen of in dito teams in te delen. Al deze zaken samen hebben tot grotere efficiëntie geleid.”

Alles is nu inzichtelijk: facturen gaan op in de grote efficiencygolf die het FSSC teweeg heeft gebracht. Wegman besluit: “Zoals ik eerder aangaf: we ervoeren in het begin wat weerstand, maar toch zijn onze collega’s van al onze vestigingen meer dan enthousiast over het nieuwe proces. Volgens hen verloopt alles vele malen soepeler. Dat we eerst de kwaliteit van bestellingen hebben geoptimaliseerd en procesmatig te werk zijn gegaan alvorens te automatiseren is dé sleutel tot succes geweest. Eerst alle vlekjes wegwerken en dan pas automatiseren: we kunnen andere organisaties adviseren eenzelfde route te bewandelen om alle processen in kaart te brengen en vervolgens de voor- naar de achterkant uit te bouwen. Dan heb je de meeste kans van slagen.”