Enexis kiest voor digitale factuurverwerking van ReadSoft

Enexis leidt niet alleen energie maar ook de interne werkprocessen in goede banen. Een goed voorbeeld hiervan is de digitale factuurverwerking. Leverde dat proces in de beleving van het gedreven management nog teveel tijdverlies op, met de onlangs gemaakte keuze voor de innovatieve factuurverwerkingsoplossing van ReadSoft verwacht Enexis nog meer te winnen aan efficiency en productiviteit.

Ralf Hermans (Manager Planning, Reporting & Accounting van Enexis): “Jaarlijks ontvangen we zo’n 150.000 facturen. Op papier en in pdf-formaat. We onderscheiden drie factuurstromen: voor onze corebusiness, voor onze administratieve bedrijfsvoering en facturen van bijvoorbeeld de belastingdienst, leaseauto’s, bloemisten, hotels, noem maar op. Als je de binnenkomende facturen niet efficiënt verwerkt, ben je een dief van je eigen portemonnee. Daarom zijn we op zoek gegaan naar een Invoice Management Systeem, waarmee we voorgoed een eind maken aan overbodige administratieve handelingen in het factuurverwerkingsproces.” Enexis verwerkt haar inkomende facturen al jaren digitaal, maar toch moesten er in de diverse processtappen nog handmatig gegevens gecontroleerd, overgenomen en ingevoerd worden. Hermans: “Deze complexe administratieve handelingen namen teveel tijd in beslag en irriteerden de gebruikers. Het jaarlijks toenemend aantal facturen leidde ertoe dat de workflow steeds moeilijker te doorgronden werd en we het eigen ontworpen systeem zelf van meer functionele aanpassingen moesten voorzien. Hierdoor werd het systeem technisch instabieler en het beheer en behoud van controle steeds moeilijker.”

“Dit moest en kon anders, wisten we”, vervolgt Hermans. “Vandaar dat we een werkgroep Digifact in het leven hebben geroepen, onderdeel van het overkoepelende Purchase to Pay programma (P2P 2.0) dat de stafafdelingen Financiën en Inkoop hebben opgestart. Met als doel het bereiken van een Enexis-brede optimalisatie van order- en betaalprocessen, hetgeen samen met andere automatiseringsprojecten zal bijdragen aan een productiviteitsverhoging van de organisatie.”

“ReadSoft was een van de vier geselecteerde softwareleveranciers voor inschrijving op ons ‘Request for Proposal’. En met succes, want ReadSoft onderscheidde zich. Met name op het gebied van inleving in onze processen en plan van aanpak. Daarnaast is ReadSoft zeer ervaren met het implementeren van factuurverwerkingssoftware in een SAP-omgeving, zoals bij Enexis. Een voorwaarde die wij stelden, was dat wij vanuit onze SAP-systemen, de factuurverwerkingsworkflow zonder tussenstappen zouden kunnen benaderen. Uiteindelijk waren dit doorslaggevende factoren voor onze keuze voor ReadSoft als onze partner voor het efficiënter en sneller, kortom intelligenter, verwerken van onze binnenkomende facturen.”

De samenwerking tussen ReadSoft en de projectgroep Digifact verliep uitstekend. Hermans: “Tijdens de constructieve bijeenkomsten hebben we de volgende specifieke doelstellingen geformuleerd, als voorwaarden voor het nieuwe Invoice Management Systeem: 

– Uniformiteit in factuurafhandeling; 

– Afname van tijd en kosten; 

– Verlaging van het aantal benodigde FTE; 

– Meer transparantie in het verwerkingsproces; 

– Meer procescontrole en processturing; 

– Eenvoudiger beheer; 

– Geen overbodige administratieve handelingen.” 

“Na uitgebreide analyse van onze factuurstromen en onze automatiseringsomgeving, kwamen ReadSoft en de projectgroep Digifact gezamenlijk tot de samenstelling van één passende standaardoplossing, waarmee wij nu en in de toekomst niet alleen onze eigen facturen maar ook de facturen die binnenkomen bij onze commerciële dochteronderneming Fudura, volledig elektronisch kunnen verwerken.”

Het verloop van het verwerkingsproces:

“Alle facturen ter attentie van Enexis komen op één adres binnen. Niet eens fysiek, want Post.nl stuurt ze volgens afspraak met Enexis automatisch door naar Kerkrade, waar Ricoh BPO de scanfase voor haar rekening neemt. De facturen worden gescand, voorheen met Kofax, voortaan met de intelligente en zelflerende capture-oplossing ReadSoft INVOICES. Het scannen hoeft niet per factuur, maar kan in stapeltjes. Dit scheelt veel tijd. De papieren facturen worden omgezet in elektronische beelden waarna ReadSoft INVOICES de data herkent en vastlegt. Direct na scanning start de validatiefase. Hierin wordt elke factuur gecontroleerd op datum, bedrag en leveranciergegevens. Bijvoorbeeld of het bankrekeningnummer overeenkomt met de stamgegevens van de crediteur in ons SAP-systeem. Kloppen deze gegevens, dan wordt de factuurinformatie automatisch geleid naar ReadSoft Process Director, dat in de SAP-omgeving van Enexis draait.”

“Hier vindt de automatische matching van orders en facturen plaats. Dit kan met het nieuwe ReadSoft systeem ook op regelniveau. In deze fase gaat Enexis veel tijd besparen en in de toekomst nog meer, want nu is 60% van de facturen inkooporder-gerelateerd. Dat willen we in de toekomst verhogen door het Enexis-breed vastleggen van orderprocedures. Klopt het bedrag, dan wordt de factuur automatisch geboekt in ons financiële SAP-systeem voor betaalbaarstelling. Wijkt het bedrag af, dan gaat er een email met factuurscan naar de budgethouder ter controle en goedkeuring.”

De factuur verschijnt ter goedkeuring in de werkvoorraad van ‘Mijn SAP’ van de budgethouders en eventueel overige verantwoordelijken. Als de laatste persoon in de rij goedkeuring heeft gegeven, wordt de factuur automatisch betaalbaar gesteld in het financiële systeem. Hermans: “Ook in deze processtap winnen we veel tijd. Er komen geen handjes meer aan te pas, facturen blijven niet liggen en raken niet zoek. Ook heeft ReadSoft een mobiele app voor het goedkeuren van facturen ontwikkeld, zodat de budgethouders buiten de deur mobiel hun goedkeuring kunnen geven. Dit alles komt de procesdoorlooptijd ten goede. Ideaal!”

“Al vanaf de start van het proces wordt het afbeeldingbestand automatisch digitaal gearchiveerd. De factuur is overal en altijd razendsnel digitaal beschikbaar. De afdeling crediteurenadministratie heeft op één scherm de factuurafbeelding, factuurgegevens en orderdata in beeld. Dat scheelt veel zoektijd. De status van afhandeling is samen met alle factuurinformatie 100 % inzichtelijk, in één oogopslag. Bij vragen van collega’s of derden kunnen we snel en adequaat reageren. De toename van de transparantie zorgt voor een betere procescontrole. Is bijsturing nodig, dan kunnen we dat op elk moment uitvoeren.”

“Door de efficiencyverhoging van het gehele proces, kunnen we met minder mensen facturen afhandelen. Voor het onderhoud hadden we een full-time workflow specialist in huis. De ReadSoft-oplossing zal ons aanzienlijk meer tijd voor andere taken opleveren.”

Hermans, ten slotte: “In de toekomst willen we ook de verwerking van XML-facturen in het ReadSoft-systeem laten opnemen. Dan kunnen we overgaan naar een volledig geautomatiseerd Purchase to Pay proces. De basis die we nu in huis hebben, voldoet aan alle eisen. Omdat het belangrijk is dat onze medewerkers goed vertrouwd raken met de nieuwe processen, voeren we deze stap voor stap in. ReadSoft zal ons nu en in de toekomst hierin goed begeleiden. Ik heb daar, op basis van de ervaringen van de afgelopen periode, alle vertrouwen in.”