Effectieve Business Intelligence en Performance Management – Succesvolle BI geen toeval

Met BI kan vooral veel waarde worden gerealiseerd als actief met de data kan worden gewerkt ten behoeve van het verbeteren van de prestaties van organisaties; we spreken dan van Performance Management. Dit omvat budgetteren en analyseren, gefundeerde forecasts maken, modelleren en what-if analyses uitvoeren. Een resultaat van de inzet van actieve BI is een steeds actuele ‘no regret policy’ met een duidelijke onderbouwing en een strategie waarbij rekening is gehouden met alle realistische scenario’s, voor zowel kansen als risico’s.

Daarbij gaat het niet alleen maar om het vinden van een simpel optimum. Het gaat ook om het krijgen van een gevoel voor de invloed van de bepalende factoren en de te verwachten gevolgen van beslissingen. Voor een compleet beeld willen de meeste organisaties daarbij nog beschikken over relevante externe informatie, bijvoorbeeld benchmark- en marktgegevens. Met het gebruik van een goed BI-systeem groeit het inzicht in het functioneren van de organisatie en de relaties met de buitenwereld.

Actieve omvang met data
Effectieve BI behelst dus veel meer dan het laden van data in een BI systeem en er dan rapporten uit laten komen. Er moeten ad hoc berekeningen kunnen worden gemaakt waarbij ingevoerde informatie een belangrijke rol speelt. Een achteruitkijkspiegel is onmisbaar, maar een auto wordt niet primair bestuurd op basis van die informatie. Zo is het ook met rapportage, het is nuttig maar slechts een deel van wat nodig is voor het besturen van organisaties. Maar ook rapportage vraagt in de praktijk vaak om actieve omgang met de data. Het komt maar zelden voor dat definitieve rapportages zonder bewerking uit een systeem komen.

Correcte rapportage ontstaat vaak pas na het opvoeren van voorzieningen, het aanbrengen van correcties, etc. En dat proces moeten we steeds beter vastleggen en inzichtelijk maken voor een audit. Het is ook van belang om informatie eerst te analyseren en vragen te beantwoorden en dan pas definitief te rapporteren.

Het besturen van organisaties vergt steeds meer informatie die steeds sneller moet worden geleverd. Het werk van de controller en andere financials wordt daardoor steeds uitgebreider. Vaak wordt voor deze taken een spreadsheet programma zoals Excel gebruikt. Maar wat eenvoudig begint groeit op die manier nogal eens uit tot een onoverzichtelijk woud van spreadsheets, waarmee niet aan de huidige eisen ten aanzien van transparantie kan worden voldaan.

Niet zelden wordt dan besloten om de spreadsheets uit te bannen en een BI systeem in te voeren waarmee heel structureel rapporten kunnen worden gemaakt. Om dan te ontdekken dat de mensen die actief met de data moeten werken er maar heel weinig mee opschieten. Terwijl er uitstekende oplossingen bestaan om alle nadelen van het gebruik van spreadsheets weg te nemen en grote voordelen toe te voegen die Excel op zichzelf niet kent.

Wat we zoeken is een omgeving waarin we snel, eenvoudig en gecontroleerd samen kunnen werken met alle relevante informatie die in de organisatie beschikbaar is. De koppeling van een spreadsheet zoals Excel met een specifiek daarvoor geschikte database brengt dat.

Enterprise spreadsheets
Voor iedereen die met cijfers werkt is Excel het ideale instrument, het is krachtig, uiterst flexibel en biedt goede rapportage mogelijkheden. En iedereen kan er mee werken. Daarbij zijn er add-ins beschikbaar die Excel uitbreiden met volwaardige statistische analyse mogelijkheden, gefundeerde forecasting, etc. Maar de typische bezwaren van Excel gebruik zijn ook bekend. Het lokaal opslaan van gegevens en het mixen van gegevens, rekenregels en presentatie vormen daarvan de kern.

Het ontbreken van echte beveiliging, centrale back-up en audit mogelijkheden zijn een belangrijk gevolg. Al deze bezwaren verdwijnen volledig als Excel wordt verbonden met een zogeheten celgebaseerde database server, het is dan opeens een zeer stabiele en vanuit ICT perspectief gezien optimaal beheersbare omgeving. En dit brengt vele extra mogelijkheden binnen Excel, die het gebruik op een veel hoger plan tillen. De informatie in de server kan daarbij eenvoudig ontsloten worden via grafische rapportage en analyse toepassingen die ook via het web kunnen werken.

De koppeling van Excel aan een multidimensionale, celgebaseerde database (een zogeheten OLAP-database) brengt Excel op een niveau die maakt dat de daarvoor gebruikte term Enterprise Spreadsheets zeker op zijn plaats is. Dergelijke databases zijn net als spreadsheets op cellen gebaseerd en ordenen de informatie op de manier zoals de gebruiker over zijn organisatie denkt en maken die informatie intuïtief beschikbaar. De naadloze koppeling tussen deze database en spreadsheets zorgt voor brede toepassingsmogelijkheden en groot gebruiksgemak. Alle informatie kan uiteraard ook via een dashboard worden gepresenteerd en via het web toegankelijk worden gemaakt.

De belangrijkste voordelen van Enterprise Spreadsheets zijn:
• ‘één versie van de waarheid’ – dankzij het feit dat de gegevens niet meer in de lokale Excel sheets staan, maar in een centrale database worden opgeslagen en dus door de daarmee verbonden Excel sheets worden gedeeld;
• beveiliging – de toegangsrechten tot de gegevens in de server kunnen per gebruiker worden vastgelegd;
• audit trail – alle veranderingen in de gegevens kunnen worden vastgelegd;
• back-up – vanwege de centrale database eenvoudig uit te voeren;
• gecontroleerd samenwerken – dankzij de centrale database-server;
• toegankelijk – iedereen die met cijfers werkt kan met spreadsheets omgaan.

Enterprise spreadsheets zijn al jarenlang in gebruik bij veel grote internationale en Nederlandse ondernemingen, juist voor finance en control. Het zijn de gebruikers zoals controllers en andere financials die voor deze spreadsheet gebaseerde oplossingen kiezen. ICT-afdelingen die deze oplossingen in de praktijk zien, blijken vaak zeer enthousiast vanwege de grote automatiseringstechnische voordelen.

Het is zo praktisch en gebruikersgericht dat de ICT-afdeling geen omkijken meer heeft naar de BI-omgeving, actieve zakelijke gebruikers kunnen de omgeving zelf functioneel beheren. Voor het maken van dashboards vormen enterprise spreadsheets een ideale oplossing. Iedereen kan in een handomdraai uitstekende en zeer fraai vormgegeven dashboards maken die dankzij de centrale database server altijd en overal de actuele waarden laten zien. In de gevallen waarin rapportage centraal staat in een BI-strategie, kan de aanvulling met enterprise spreadsheets veel brengen op het vlak van Performance Management.

Succesvolle BI is geen toeval
In de pers verschijnen met regelmaat berichten over BI-tegenvallers: langdurige, dure projecten die niet opleveren wat ervan werd verwacht. Toch is succesvolle BI geen toeval. De kritische succesfactoren zijn bekend op basis van gedegen, onafhankelijk onderzoek. De OLAP Survey, wordt dit jaar voor de zevende keer uitgevoerd en levert veel inzicht in de factoren die het resultaat bepalen van BI projecten. Aan de hand van deze kritische succesfactoren kunnen organisaties zelf het BI-aanbod op de markt evalueren.

De belangrijkste kritische succesfactoren voor BI zijn:
1) Succesvolle BI-projecten worden binnen 3 tot 6 maanden afgerond;
2) Een effectieve BI-omgeving levert binnen 5 tot 10 seconden antwoord op vragen;
3) Een mix van directe toegang voor intensieve gebruikers aangevuld met webcommunicatie voor 40 tot 70 procent van de gebruikers is optimaal;
4) Projecten van goed beheersbare omvang leveren het meeste nut. Met licentiekosten onder €100.000 wordt het meeste zakelijke nut gerealiseerd;
5) Succesvolle projecten worden uitgevoerd door actieve zakelijke gebruikers met ondersteuning van gespecialiseerde BI-consultants;
6) Evalueer een in te voeren BI-omgeving, voer altijd een proof of concept uit;
7) Size doesn’t matter – De omvang van de database heeft geen grote invloed op het zakelijk nut van een BI-project. Belangrijk is de toegankelijkheid, toepasbaarheid en de juistheid van de informatie, niet zozeer de hoeveelheid gegevens.

BI is een zaak van mensen
Het is belangrijk om in te zien dat business intelligence geen project is maar een proces. Het gaat er om een omgeving in te richten waarmee snel toepassingen gerealiseerd en aangepast kunnen worden. Het is de voordurende verandering en de snelheid die bepalend zijn voor BI-omgevingen.

De aanpak en het gereedschap moeten daar dus op zijn gericht.
In de uitkomsten van de OLAP Survey komt ook duidelijke naar voren dat BI vooral een zaak van mensen is. BI is in essentie geen technisch project, het moet dicht bij de gebruikers staan.

Met de goede uitbreidingen kan iedere actieve gebruiker met Excel in al zijn performance management behoeftes voorzien. Daarbij kan de informatie eenvoudig, effectief en veilig toegankelijk worden gemaakt voor de gehele organisatie en ook van buitenaf.

Henk Scholten, managing director BI-Team