Effectief Performance Management met Gezond Verstand.

Om de risico’s te beperken, willen organisaties hun prestaties op een systematische manier verbeteren en beslissingen nemen op basis van feitelijke informatie in plaats van het veelal gebruikte buikgevoel. CPM en BI leveren daarvoor de methoden en technieken…….. zou je denken!

De werkelijkheid is minder rooskleurig: teveel organisaties verslikken zich enorm in de CPM/BI trajecten die ze zijn gestart. Ze duren lang, zijn erg duur en leveren niet de verwachte resultaten. CPM/BI begint dezelfde mythische karaktertrekken te krijgen als een ERP-implementie en jaagt veel organisaties de stuipen op het lijf.

Hoe dat komt? Omdat het veel te ingewikkeld wordt gemaakt: organisatie-ontwikkelmodellen worden uitgerold, Business Balanced Scorecards, INK- en EFQM-modellen geleerd en uitgewerkt, datawarehouses gebouwd en de technische infrastructuur wordt opnieuw ingericht. Eén en ander door een externe projectmanager uitgewerkt in gedetailleerde projectplannen. Het duurt zo maar 8 maanden voordat de medewerkers in de organisatie de eerste resultaten zien. Als het al zover komt…..

Het is daarom geen wonder dat veel (grotere) MKB bedrijven afzien van het starten van een dergelijk traject. En dat is erg jammer omdat er bij deze groep bedrijven een enorme behoefte bestaat om de kwaliteit van de managementinformatie en de prestatieverbeteringsprocessen te verbeteren. Het is niet alleen jammer, het is ook helemaal niet nodig.

Volgens mij kan je namelijk binnen 8 weken klaar zijn. Hoe? Door gezond verstand te gebruiken. Door voor ogen te houden dat prestatieverbetering voornamelijk door de mensen ‘van onder uit de organisatie’ gerealiseerd wordt. Het gaat bij prestatieverbetering om een leerproces binnen een organisatie op gang te brengen. En leren is een werkwoord: je moet zo snel mogelijk dingen gaan doen!

De sleutel tot prestatieverbetering is dus het in de juiste richting in beweging krijgen van de mensen in de organisatie. Niet een perfect uitgewerkte Balanced Scorecard of een technisch fraai managementrapportage-systeem.
    
In mijn ervaring kunnen in 8 weken tijd de twee basisactiviteiten afgerond worden die nodig zijn om met het prestatieverbeterproces in een organisatie aan de slag te gaan:

1. Het vertalen van de missie/visie/strategie/doelstellingen in heldere succesfactoren en prestatie-indicatoren.

Laat je hierbij niet teveel in een keurslijf van theoretische modellen persen maar luister en observeer vooral aandachtig door midden in de organisatie te gaan staan in pak, spijkerbroek of overall. Concentreer je op het bovenhalen van concrete concurrentievoordelen als kostenverlaging, toegevoegde waarde voor de klant en processnelheid en –efficiëncy.

Houd dit traject simpel door niet te streven naar perfectie en volledigheid. Het is veel belangrijker om in relatief korte tijd een resultaat zichtbaar te kunnen maken dat door de organisatie gedragen wordt, dan te wachten totdat alles tot in de puntjes is uitgewerkt.

___________________________________________________________________________________

Voer een CPM-systeem van wereldklasse in
Veel organisaties grijpen naar methodes zoals het INK model of de Balanced Scorecard. Vaak met teleurstellende resultaten. Dat is ook niet zo verwonderlijk. Er is meer nodig dan een lijstje KPI’s om een onderneming te sturen. En toch leidt een goede opzet en implementatie van Performance Management tot resultaten. Volg de training Corporate Performance Management. Ontvang talloze tips en voer ook bij uw onderneming een CPM-systeem van wereldklasse in. Lees meer…
__________________________________________________________________________________  

2. Het zichtbaar, analyseerbaar en communiceerbaar maken van de resultaten van de strategievertaling op een dashboard

Een dashboard is een uitgelezen communicatiemiddel om in dit proces te gebruiken. Hierop staat precies wat de organisatie belangrijk vindt en hoe ze op deze strategische onderdelen presteert.

Nadat het dashboard gereed is, moet het management het letterlijk ‘onder de arm’ nemen de organisatie in. De boodschappen op het dashboard moeten samen met de medewerkers worden vertaald naar de juiste acties en bijbehorend gedrag in de organisatie. Met je mensen in gesprek gaan over wat er op het dashboard is te zien. ‘Doen we de goede dingen goed?’, is de belangrijkste vraag die management en medewerkers te beantwoorden hebben.
En ook dit is eigenlijk een kwestie van je gezonde verstand gebruiken als manager. Met je mensen op basis van goede informatie in gesprek zijn over het werk en over hoe het gaat. Gewoon dagelijkse kost.

Door dit een vast onderdeel te maken van de diverse werkoverleggen in de organisatie, breng je een continu verbeterproces ‘tussen de oren en in de handen’ van de organisatie. Met kleine stappen vooruit, in nauwe samenwerking met de direct betrokkenen en gericht op het leveren van zichtbaar resultaat.

Dit klinkt niet alleen eenvoudig maar dat is het ook! We durven het alleen niet meer te geloven. In de 19 jaar die ik inmiddels binnen diverse organisaties heb doorgebracht, zie ik het gebruik van gezond verstand steeds verder afnemen. De werkelijkheid wordt steeds ingewikkelder gemaakt waardoor managers dénken dat ze het niet meer alleen kunnen. Dus zoeken ze hulp bij experts die het vaak ingewikkeld houden omdat dit commercieel interessanter voor ze is.

Managers van Nederland, denk weer zelf na! Vertrouw op je Gezonde Verstand en ga gewoon met je mensen aan het werk!

Rob ter Hedde
Common Sensible B.V.
www.commonsensible.nl