Effectief communiceren voor controllers – Tip 4: Communiceer volledig

Dit artikel maakt deel uit van de serie: Effectief communiceren voor controllers
De hele serie bestaat uit:
Tip #1: Wees je bewust van je eigen manier van waarnemen en interpreteren
Tip #2: Let op je woordkeuze, je houding en je intonatie
Tip #3: Luister actief, vat samen en vraag door
Tip #4: Communiceer volledig
Tip #5: Communiceer effectief via mail

Deze week: Communiceer volledig

In het communiceren met elkaar zijn – naast het bewust zijn van je eigen waarneming, woordkeuze, houding en intonatie- de volgende aspecten het belangrijkst:
1.    Het proces
2.    De procedure
3.    De inhoud

Proces
Onder het proces wordt verstaan de sfeer, de onderlinge relaties, het vertrouwen etc. in de groep. Dit aspect is zeer belangrijk om effectief de inhoud te bespreken. De sfeer wordt vaak beschouwd als iets van vanzelfsprekends, maar je hebt hier wel degelijk invloed op. Benoem de relatie en onderhoud deze in het gesprek.

Bijvoorbeeld:
Je begint het gesprek door te vragen hoe het met de andere partij is en wat er speelt bij hem of haar op de werkvloer. Hierdoor krijg je een indruk van hoe iemand het gesprek in gaat en toon je belangstelling.

De Inhoud
Het onderwerp of de onderwerpen waarover gesproken gaat worden. Benoem duidelijk waar je het over wilt hebben. Door de techniek Luisteren, Samenvatten en Doorvragen toe te passen, krijg je een volledig en juist beeld van wat de ander bedoelt. Vervolgens kun je hierop inhaken met jouw argumenten en kennis.

De procedure
Hieronder wordt verstaan het samenstellen van de agenda, de voorzitter benoemen, tijdsafspraken maken, het doel bepalen, etc. Vaak – en zeker in één op één gesprekken – wordt om tijd te besparen of de situatie informeel te houden, de procedure niet benoemd. Dit is paradoxaal, omdat je het druk hebt of informeel wilt houden, wordt direct begonnen met het gesprek, terwijl als je eerst de onderwerpen en de benodigde tijd bespreekt, je veel rustiger in het gesprek zit en dit veel effectiever en juist informeler verloopt.
___________________________________________________________________________________
Controller met ambitie?
Wilt u als controller doorgroeien? Volg dan de training de Controller als Businesspartner op 17 en 18 april. In deze training krijgt u inzicht in de stappen die nodig zijn om een onmisbare business partner te worden. Van vakman naar adviseur, begeleider en coach.
___________________________________________________________________________________

Kortom als je zorgt dat het proces goed is en de procedures duidelijk zijn, dan zijn alle voorwaarden aanwezig om effectief over de inhoud te praten. Check aan het eind van een bespreking of iedereen begrijpt wat er besproken is en wie welke acties uitvoert. Dit kun je doen door een laatste vragenrondje te houden, een samenvatting te geven of een ander te vragen de samenvatting te geven.

Smartphones en Laptops
Het lijkt steeds gebruikelijker te worden dat collega’s hun laptops en smartphones meenemen in besprekingen. Maak hier duidelijke afspraken over. Op het moment dat mensen met hun laptop bezig zijn tijdens een bespreking, zien ze je houding niet meer en luisteren ze niet actief. Dit betekent dat ze vaak de essentie van je verhaal missen, terwijl zij ervan overtuigd zijn dat ze het begrijpen. Gevolg, acties worden anders geïnterpreteerd of niet tijdig uitgevoerd, waardoor er vaak nog een bespreking nodig is. Kortom, dit werkt vaak ineffectief.

Tips:
–    Kun je kort op papier zetten wat voor jou belangrijk is tijdens een bespreking?
–    Verdeel dit eens in proces, procedure en inhoud.
–    Waar ligt de nadruk op bij jou?

Dit artikel is geschreven door Erik Boon. Erik is zelf ruim 10 jaar actief geweest als financieel consultant en projectmanager, hij is nu coach en trainer van financieel professionals en oprichter van Erik Boon Coaching en Training.