Effectief communiceren voor controllers – Tip 2: Let op je woordkeuze, je houding en je intonatie

Dit artikel maakt deel uit van de serie: Effectief communiceren voor controllers
De hele serie bestaat uit:
Tip #1: Wees je bewust van je eigen manier van waarnemen en interpreteren
Tip #2: Let op je woordkeuze, je houding en je intonatie
Tip #3: Luister actief, vat samen en vraag door
Tip #4: Communiceer volledig
Tip #5: Communiceer effectief via mail

Deze week: Let op je woordkeuze, je houding en je intonatie

Effectief communiceren gaat eigenlijk niet zozeer over je woorden, maar veel meer over de manier waarop je iets zegt en welke houding je aanneemt.
Realiseer je dat communicatie bestaat uit:
– Woorden: 7%
– Houding: 38%
– Intonatie: 55%

Houd hier rekening mee als je een gesprek voorbereidt. Wees je bewust van de toon waarop je iets tegen de ander zegt, maar ook de houding die je aanneemt zowel bij het spreken als bij het luisteren. Gebruik voor het luisteren een open houding, armen langs je lichaam en rechtop gaan zitten of staan.

Woordkeuze
Ken je het voorbeeld:
Je staat met iemand te praten die totaal andere woorden gebruikt dan jij gewend bent. Als je Britt Dekker met Maarten van Rossum laat praten dan zal je snel zien dat de twee langs elkaar heen praten. Naast de inhoud begrijpen ze elkaar ook niet door de woordkeuze. Dit is misschien een uitvergroot voorbeeld, maar dit komt ook dagelijks voor in het bedrijf waar je werkt.

Een financieel professional denkt en praat vaak in woorden als profit & loss, rekeningschema’s, kostenplaatsen, maandrap, accruals etc. en woorden die veel op de afdeling worden gebruikt. Zorg dat je in je communicatie met andere afdelingen je woordkeuze afstemt op de ontvanger, zodat deze jou direct kan begrijpen.

Als je met bijvoorbeeld de productie manager spreekt zorg dan dat je niet in vaktermen praat. Woorden die voor jou normaal zijn, kan deze persoon anders interpreteren, waardoor je niet meer op dezelfde golflengte zit en het veel energie kost om de ander te informeren of overtuigen. Probeer af te stemmen op zijn woordgebruik. Hierdoor begrijpt hij je sneller en zal er veel meer herkenning zijn, waardoor je directer kunt communiceren.

Tips:
1. Ga eens bij jezelf na hoe vaak je vakjargon gebruikt tijdens een gesprek met iemand van een andere afdeling.

Intonatie
Het gebruik van je stem is belangrijk om je woorden kracht bij te zetten. Als je enthousiast over iets bent, laat je dat ook doorklinken in de toon (luider) waarop je spreekt. Indien je teleurgesteld bent of een vervelende de boodschap moet brengen, gebruik je vaak een gematigde toon. Vaak kun je dus ook door de toon waarop iemand iets zegt, al weten wat iemand van iets vindt of hoe deze persoon in de situatie zit.
___________________________________________________________________________________
Controller met ambitie?
Wilt u als controller doorgroeien? Volg dan de training de Controller als Businesspartner op 17 en 18 april. In deze training krijgt u inzicht in de stappen die nodig zijn om een onmisbare business partner te worden. Van vakman naar adviseur, begeleider en coach.
___________________________________________________________________________________

Met intonatie breng je namelijk een gevoel over naar je gesprekspartners. Je kunt door je intonatie mensen enthousiast maken, maar ook afschrikken. Je kunt door intonatie overtuigender overkomen of juist onzekerder.

Tips:
1. Vraag jezelf eens af hoe bewust je bent van je eigen intonatie.
2. Vraag eens aan een collega hoe jouw stemgeluid overkomt en of je verandert in toonhoogte tijdens een gesprek.
3. Varieer eens bewust in je toon en stemvolume en registreer het effect hiervan.

Houding
Je communiceert al door de houding die je aanneemt. Houding is niet alleen hoe je staat of zit, maar ook hoe je kijkt en wat voor gezichtsuitdrukking je hebt als je iets vertelt of als je luistert. Als beide partijen dezelfde houding aannemen(gespiegeld) tijdens een gesprek, dan communiceren ze vaak op dezelfde golflengte en begrijpen ze elkaar.

Let eens op iemand die zijn armen over elkaar heeft terwijl jij praat(gesloten houding), op het moment dat deze persoon zich betrokken voelt door wat je zegt, zal hij of zij de armen laten zakken en een open houding aannemen.

Door je houding kun je je bijvoorbeeld geïnteresseerd, onverschillig, agressief, uitnodigend of bescheiden opstellen.

Hieronder een klein overzicht van hoe iemand zich voelt en hoe je dit aan de houding herkend:

Zorg er dus in je communicatie voor dat je woordkeuze, houding en intonatie aansluiten bij de ontvanger en de boodschap die je wilt vertellen. Je zult ervaren dat jouw boodschap dan veel meer effect heeft en directer wordt opgepakt.

Tips:
1. Stel eens een aantal open vragen als iemand in een gesloten houding zit.
2. Ga eens na hoe jij je stem en houding gebruikt tijdens een belangrijk gesprek?
3. Probeer je gesprekspartner eens te beïnvloeden op basis van een bepaalde houding, wat is het effect?

Dit artikel is geschreven door Erik Boon. Erik is zelf ruim 10 jaar actief geweest als financieel consultant en projectmanager, hij is nu coach en trainer van financieel professionals en oprichter van Erik Boon Coaching en Training.