E-facturatie: vingeroefening voor verregaande automatisering

E-facturatie ter illustratie van verwachte veranderingen binnen finance
U hebt er vast over gehoord en er misschien al een eerste stap mee gemaakt: het echt elektronisch versturen en ontvangen van factureren. Als Visma zijn wij ervan overtuigd dat binnen afzienbare tijd e-factureren ook in Nederland gemeengoed zal zijn. Men zal niet meer anders willen. De overheid heeft ook al de eerste stappen gezet: relaties van de rijksoverheid zijn verplicht hun facturen als e-factuur aan te bieden. In Scandinavië is dit binnen het bedrijfsleven ook al heel gewoon en daar verwerken wij dan ook miljoenen e-facturen per jaar voor onze klanten.

Maar even terug naar de basis: weet u eigenlijk wat er precies met e-facturatie wordt bedoeld? Voor velen blijkt dit concept namelijk nog vrij onbekend. Vaak wordt er gedacht aan het e-mailen van pdf-documenten. Of het scannen & herkennen van ontvangen pdf-facturen. Maar ook dat is het niet, zelfs niet als die factuur vervolgens automatisch in uw boekhouding wordt ‘gezet’, al levert deze automatisering u al wel de eerste voordelen op.

Met écht elektronisch factureren wordt bedoeld het automatisch, system-2-system doorgeven van de factuur van de ene organisatie naar de andere via een veilige, open standaard. De factuur komt dan direct 1-op-1 terecht in de betreffende boekhouding en hoeft alleen nog goedgekeurd te worden.

En ook dat goedkeuringsproces kan tegenwoordig via professionele cloudoplossingen sterk vereenvoudigd worden: zo krijgt u automatische meldingen om facturen goed te keuren, u ziet een afbeelding van de factuur en kunt eenvoudig ja of nee aanklikken, met eventueel een opmerking erbij. Het traject van de factuur blijft te allen tijde inzichtelijk. En het proces verloopt veel efficiënter. Visma biedt daarvoor bijvoorbeeld Visma.net Approval.

Betrouwbaar en efficiënt factureren
Terugkomend op e-factureren: de eerder genoemde open (Europese) standaard is PEPPOL. In Nederland spreken we in het kader van deze Europese standaard dan over Simplerinvoicing. Ja, daarbij gaat het om facturen in het formaat UBL-SI, maar op zich hoeft u daar niets vanaf te weten. Om een vergelijking te maken: als u iemand belt dan wilt u toch ook niet weten welke technieken de telecombedrijven daarbij hanteren? Zo hoort het ook te zijn als het gaat om online boekhouden en factureren. Echt elektronisch factureren en facturen ontvangen, dus via het open en veilige ‘standaardnetwerk’ Simplerinvoicing, betekent namelijk dat, bij het geven van het signaal in uw boekhouding dat een factuur de deur uit moet, uw financiële systeem de betreffende factuur via het Simplerinvoicing-netwerk automatisch aanbiedt aan het financiële systeem van de ontvanger, zonder tussenkomst van e-mail of pdf of scanoplossingen! En als u de ontvanger bent, gebeurt dit op identieke wijze. De factuur vindt u dan direct (automatisch ingevoerd) in uw boekhoudsysteem, klaar om goedgekeurd te worden.

Dit scheelt een hoop tijd, fouten en misverstanden. Het vergroot de snelheid, de efficiëntie en de betrouwbaarheid van het factureringsproces. Evenals de veiligheid, want e-factureren is een stuk veiliger dan pdf’s versturen per e-mail, waarvan u ook niet altijd zeker weet of het bericht al is aangekomen of behandeld. Spookfacturen worden ook voorkomen, omdat bij e-factureren altijd bekend is wie de afzender is geweest. Ook is het gunstig voor de relatie tussen beide partijen, er kan immers sneller betaald worden en de foutkans is vrijwel nihil omdat er geen sprake meer is van het overtypen van facturen.

Eenvoudige vingeroefening veranderproces door automatisering
Door deze automatiseringsslag komt er dus naast bovengenoemde voordelen ook capaciteit in uw financiële team vrij die voor overige prioriteiten ingezet kan worden. Welke prioriteiten hebben dan uw voorkeur? En kunt u het team meenemen in dergelijke veranderingsprocessen? Dit zijn alvast enkele vragen die u uzelf kunt stellen. Het voorbeeld van e-facturatie maakt het wellicht gemakkelijker om hier een duidelijk beeld van te krijgen en idee?n voor zo’n veranderingsproces uit te werken. Het invoeren van e-facturatie zou u dan ook meteen als een goede vingeroefening kunnen zien voor het meenemen van uw financiële team in de veranderingen die gepaard gaan met verregaande automatisering en om te ontdekken wat dit betekent voor uw eigen rol.

Maar wat als andere bedrijven nog niet zo vooruitstrevend zijn?
Ook als nog niet al uw relaties zover in het proces zijn, levert e-facturatie uw organisatie al voordelen op. Visma biedt bijvoorbeeld met Visma.net AutoInvoice ook de mogelijkheid om onder andere pdf-facturen te versturen en te ontvangen en pdf-facturen te scannen en te herkennen, om deze vervolgens automatisch te verwerken in uw boekhouding. Dit omdat waarschijnlijk nog niet al uw relaties zelf al in staat zijn om e-facturen te ontvangen of te versturen, of dat nog niet alle KvK-gegevens zijn ingevuld bijvoorbeeld. De gebruiker merkt daar zelf echter weinig van, omdat Visma.net AutoInvoice dit alles automatisch checkt en daarop acteert. Dus als een factuur ‘verzonden’ moet worden, dan bent u met een druk op de knop klaar.

Als e-facturatie mogelijk is wordt het een e-factuur, anders een e-mail met pdf (en anders wordt de factuur, zonder dat u ook maar iets hoeft te doen (!), automatisch als poststuk bezorgd (additionele service via Visma.net AutoInvoice, mocht u dit wensen). En bij ontvangst zult u de facturen automatisch in uw boekhouding vinden, gereed voor fiattering. Ontvangen pdf-facturen worden dan gescand en verwerkt, e-facturen worden direct verwerkt. De enige facturen die u handmatig zult moeten behandelen, zijn de u per post toegestuurde facturen. Redenen genoeg om dan uw relaties aan te sporen om ook op e-factureren over te gaan: het zal zowel voor u als de ontvanger een win-win-situatie opleveren. Denk daarbij aan de bovengenoemde voordelen.

Veranderingen doorvoeren, de automatisering opschroeven en vooruitgang boeken
Thema’s als hierboven komt u ook tegen bij andere nieuwe automatiseringsvormen. U zult uw financiële team mee moeten nemen in deze veranderprocessen en bepalen welke verantwoordelijkheden en rollen ge(her)definieerd moeten worden. 

Martijn van den Berg is Product Marketing Manager bij Visma Software

Visma Software biedt bedrijven complete cloudoplossingen voor boekhouding, groothandels- en projectadministratie, urenregistratie, accountancy, crm, hrm en salarisverwerking en ledenadministratie. In Nederland werken al meer dan 30.000 organisaties in het mkb, de grootzakelijke en semipublieke sector met onze software. Ons portfolio bevat onder meer AccountView, Visma.net, Visma eAccounting, Visma Severa, Visma Teleboekhouden, Mamut One en Davilex.

Marktleider in Scandinavië
Visma Software BV is een dochteronderneming van het Noorse Visma AS, marktleider in Scandinavië en behorend tot de top-10 van Europese businesssoftwarehuizen. Visma heeft meer dan 760.000 klanten, 300.000 hosting-klanten en 6.600 medewerkers.

www.vismasoftware.nl

Meer informatie over hoe te starten met e-facturatie en/of Visma.net AutoInvoice:

www.visma.net/autoinvoice