Eerste FM Club 2014 in teken van big data & real time business controlling

Bekijk direct alle foto’s hier.
Bent u ook bij het eerstvolgende FM Club Forum? Lees hier meer.
 

Zoals iedere FM Club bijeenkomst, begon ook deze editie van FM Club met een masterclass verzorgd door topexperts. Het thema ‘The Real Time Business Controller’ werd ontrafeld door Martin de Schiffart (Centre Consulting) en Marco Pijnappel (AFAS). Ze deden dit van groot – big data – naar klein – real time business controlling in de praktijk bij AFAS. 

De aftrap werd gegeven door Jeppe Kleyngeld, hoofdredacteur van FM Magazine. Hij blikte terug op een succesvol 2013 voor FM Club met vier bijzonder geslaagde edities. ‘De opkomst was hoog en onze bezoekers waren zonder uitzondering enthousiast over de content en de inspirerende ontmoetingen met vakgenoten. Dat smaakt natuurlijk naar meer. Voor 2014 willen we FM Club verder verstevigen met meer bijeenkomsten en meer leden. Zet alvast 22 mei in uw agenda, dan zijn we aanwezig op Financial Systems, de beurs voor financiële software.’

Drs. Martin de Schiffart (expert finance, IT & performance management) neemt de deelnemers mee langs de geschiedenis van data. ‘Columbus had in 1492 geen finance manager aan boord van zijn schip’, aldus De Schiffart. ‘Wel was er iemand die een logboek bijhield. De documentatie die tijdens de reis gemaakt is, is ongeveer 1 MB in huidige standaarden.’ 

De Schiffart maakt een sprong in de tijd naar 1602 – het jaar dat de VOC (Vereenigde Oostindische Compagnie) werd opgericht, de eerste multinational ter wereld. ‘De VOC moest verantwoorden hoeveel gelden werden uitgekeerd aan certificaathouders. Ze hadden daar een aardige finance club voor zitten, die per jaar zo’n 10 MB aan data genereerden. Nu een blik naar de toekomst. In 2020 zijn er 26 miljard data genererende apparaten volgens Gartner. En 90 procent van de data wereldwijd is gedurende de laatste 18 maanden gegenereerd.’ 

De evolutie van data is begonnen in het transactionele domein met ERP, CRM en HRM-systemen. De bak data die hiermee gecreëerd is sinds de jaren 80/90 is gigantisch, stelt De Schiffart, maar er is daarmee nog geen informatie. Het laatste decennia is daar veel interactieve data bijgekomen via social media. Daar kunnen we nu ook observatie data aan toevoegen. ‘The internet of things’ bestaat uit talloze sensoren die patronen registreren, zoals ons consumptiegedrag, en dat doorgeven aan andere systemen. 

‘Vroeger ging ik op vakantie met één oplader voor mijn mobiele telefoon’, memoreert De Schiffart. ‘Nu neem ik een heel stekkerblok mee om alle apparaten van mijn gezin aan te koppelen. Ook thuis hangt er een wildgroei aan apparaten aan de router. Daar komen steeds meer apparaten bij; de koelkast, de magnetron, et cetera. Al die apparaten genereren data waar we wat mee kunnen doen.’

Big Data levert kansen voor nieuwe business modellen. De Schiffart: ‘Web retailers combineren bijvoorbeeld de aankoopgeschiedenis van klanten, hun sociale media data en externe data. Het aardige is dat ze klanten persoonlijke aandacht kunnen geven zonder hen ooit ontmoet te hebben. We gaan toe naar een paradigmashift. Een mobiele telefoon is oorspronkelijk voor bellen gemaakt, maar verkeersdiensten gebruiken de data uit telefoons om mensen langs files te leiden. Dat heeft met bellen niks meer te maken. Partijen die deze paradigma shifts kunnen voorspellen gaan het geld verdienen met big data.’

Er zijn verschillende apparaten beschikbaar voor de opslag van data: tape, harddisk, solid state en RAM geheugen. Wanneer je data zo snel mogelijk uit het systeem wilt kunnen halen, moet je het plaatsen in het RAM-geheugen, zodat het dicht tegen de processor aanzit. Dit is wel de kostbaarste vorm van opslag. Volgens De Schiffart komen de komende jaren steeds meer financiële processen in dit RAM-geheugen (in-memory) terecht.  

‘Traditioneel zijn finance planning en operationele planning gescheiden. Finance maakt scenario’s en voorspellende analyses en stuurt de resultaten naar operations. Daar komt dan weer feedback op. Dit proces heeft een lange doorlooptijd. Bij big data planning is er integratie tussen de operationele planning en financiële planning. Door het delen van metadata en het gebruik van in-memory is finance in staat analyses heel snel door te rekenen, en on the fly scenario’s en predictieve analyses te doen. De informatie kan finance vervolgens op verschillende apparaten beschikbaar stellen.’ 

De Schiffart eindigt met enkele big data tips voor de bezoekers:

– Investeer in mensen en kennis.

– Hoe zit het met de data kwaliteit?

– Ga het gesprek aan met IT.

– Het gaat uiteindelijk om waarde! 

– Experimenteer en begin klein. 

Marco Pijnappel (Manager Controllling AFAS Software) laat de bezoekers in zijn verhaal zien hoe hij in de praktijk omgaat met datastromen. Hoe kan AFAS profiteren van de beschikbare data die het bedrijf heeft opgeslagen?

‘Ik geloof sterk in automatisering’, begint Pijnappel. ‘Immers, de vergrijzing komt eraan. We zullen hetzelfde met minder mensen moeten doen als finance afdeling. Je moet dus wel automatiseren. Met journaalposten alleen ga je het niet redden de komende decennia.’ 

Dat hij wel wat weet van automatisering, toont Pijnappel aan met de kerncijfers van AFAS. Op 347 FTE in de hele organisatie zitten er maar 3,1 FTE op finance. ‘Dat is slechts 1 procent, en niet veel voor een organisatie met 70 miljoen euro omzet en 46.000 verkoopfacturen.’ 

Het enige handmatige werk dat Pijnappel en zijn team nog doen is het verwerken van inkoopfacturen. Verder proberen ze alle issues waar ze tegenaanlopen te automatiseren. ‘Dat is een sport voor ons.’ Uiteraard gebruikt Pijnappel de software van AFAS zelf, een geïntegreerde oplossing. ‘Wij maken generieke software. Maatwerk doen we niet, al zijn er wel inspraaksessies met onze klanten. Geïntegreerde software vinden wij fijn. Ga je het verdelen over meerdere systemen, mis je informatie.’ 

‘Wij proberen al onze processen in automatische workflows in te richten’, vervolgt Pijnappel. ‘Data is de start van de processen. Als iemand bijvoorbeeld een document van onze website download, wordt automatisch een nabelactie ingepland. Als de medewerker die dit doet op vrijdag een vaste vrije dag wil, en op donderdag het meeste gedownload wordt, kan zijn of haar manager een ander besluit nemen. Maar dan moeten wij wel die informatie beschikbaar stellen en dat doen we dan ook volop.’

Alle informatie komt in een cockpit terecht waar iedere medewerker in kan kijken. ‘Behalve salaris’, voegt Pijnappel toe. ‘Om een of andere reden vinden we dat lastig om te delen. Maar verder delen we alle informatie. Onze receptioniste kan dus in de lift ’s ochtends tegen een sales medewerker zeggen; ‘jij haalt je target niet deze maand, toch?’ Dat is een bekend verhaal binnen onze organisatie. Ik geloof in deze transparantie. Stel informatie beschikbaar, dan gaan mensen erover praten. Dan gaat het leven.’

Pijnappel toont de sales cockpit die hij heeft gemaakt. In één overzicht zie je alles wat je echt moet weten om in control te zijn. ‘Wat is de verwachte targetrealisatie per sales team? Waar blijft de omzet achter? Hoe staan we ten opzichte van onze jaartarget? Wie zijn de vijf sales toppers de afgelopen maand? Voor controlling hebben we ook een dergelijke cockpit. Niet zo fancy, maar wel met mooie grafieken. Door het te visualiseren en real-time beschikbaar te stellen, wordt het een sport voor medewerkers om te proberen lijnen naar boven of beneden te bewegen.’  

Ook Pijnappel eindigt met een aantal tips:

– Streef naar 1 systeem waarin u aan het stuur zit. 

– Procesautomatisering en geen pleisterautomatisering.

– Werk aan verandering, niet aan uitzonderingen.

– Sluit de maand niet af, maar sluit de maand aan.

– Maak cockpits, zodat u altijd bij bent. 

‘Als ik ’s ochtends mijn dag begin kijk ik eerst in de cockpits. Zie ik geen vreemde dingen? Mooi, dan kan ik gaan werken aan veranderingen’, besluit Pijnappel. Nog druk napratend begeven de leden van de FM Club zich naar het café, waar een borrel op ze wacht en wat lekkers. Veel vaste bezoekers hebben inmiddels al een netwerkje opgebouwd, maar ook nieuwe leden weten aansluiting te vinden met hun peers. Om 20:00 gaan de laatste bezoekers geïnspireerd huiswaarts. Op naar de volgende bijeenkomst op 22 mei!

Fotografie: Maarten Mooijman

Sluit je aan bij de FM Club voor meer kennis, groter netwerk en snellere carrière
De beste Finance Professionals weten precies wat er speelt in hun vakgebied. Zij volgen regelmatig seminars en houden de vakpers bij. Zij zijn up to date en goed geïnformeerd. Zij hebben meer plezier in hun werk. En… zij maken sneller carrière. Dit kun jij ook. Hoe? Word nu lid van de FM Club voor slechts 99 euro per jaar en profiteer van de volgende privileges:

– Ontmoet vakgenoten en laat je inspireren tijdens netwerkborrels van de FM Club
– Bezoek FM Club Masterclasses over actuele financiële onderwerpen (met PE Certificering)
– Ontvang Tijdschrift Financieel Management, hét magazine voor de moderne finance professional
– Verzeker je van deelname aan de belangrijkste jaarcongressen voor financials
– Ontdek interessante bedrijven

De FM Club is hét platform waar ambitieuze financieel managers, zzp-ers, adviseurs, leveranciers en recruiters elkaar ontmoeten. De FM Club biedt jou een schat aan ervaring, kennis en inspiratie van collega’s en vakgenoten. Deel samen ervaringen en visie, verwerf opdrachten, vraag aandacht voor jouw diensten en adviezen, vind een baan of een nieuwe medewerker. Vergroot je kennis, versterk je netwerk en versnel je carrière. Word vandaag nog lid via FMClub.nl