Een korte toelichting op Algemene Voorwaarden

Algemene wetgeving versus algemene voorwaarden

In beginsel worden alle overeenkomsten beheerst door algemene wetgeving. Via algemene voorwaarden kan men in het eigen voordeel afwijken van vele wettelijke bepalingen (tenzij die “dwingend recht” zijn). Het Burgerlijk Wetboek stelt twee eisen aan het werken met voorwaarden: (1) voorwaarden moet men van toepassing verklaren voor of bij het sluiten van de overeenkomst EN (2) de wederpartij moet in de gelegenheid zijn gesteld om kennis te nemen van de inhoud van voorwaarden. Indien men niet heeft voldaan aan deze wettelijke vereisten , dan zijn de voorwaarden niet van toepassing. In dat geval is de algemene wetgeving (zoals het Burgerlijk Wetboek) van toepassing. Dat biedt uiteraard minder zekerheid aan de gebruiker van voorwaarden. Zo pleegt een eigendomsvoorbehoud veelal via verkoopvoorwaarden gemaakt te worden; wanneer die voorwaarden niet van toepassing zijn, is er dus geen eigendomsvoorbehoud gemaakt en staat men bij insolventie van een afnemer veelal met lege handen en dus een forse schadepost.

Van toepassing verklaren op iedere overeenkomst

Volgens de huidige wetgeving kan men alleen een beroep op handelsvoorwaarden (inkoop- of verkoopvoorwaarden) doen, wanneer die tijdig (uiterlijk bij het sluiten van de overeenkomst) op een overeenkomst van toepassing zijn verklaard. Bij iedere overeenkomst die men sluit moeten opnieuw die voorwaarden van toepassing worden verklaard. Het is daarom aanbevolen, om in ieder geval op al de offertes en contracten en opdrachtbevestigingen duidelijk op de toepasselijkheid van deze voorwaarden te wijzen door te vermelden: Alle overeenkomsten worden uitgevoerd onder toepasselijkheid van onze Algemene leverings- en betalingsvoorwaarden (of bij inkooporders:Algemene inkoopvoorwaarden), zoals gedeponeerd bij de Kamer van Koophandel te (*) op (*) onder nummer (*). Deze zijn ook in te zien op onze website [www.website.nl] en worden u op verzoek toegestuurd. (*) = plaats, datum en nummer van deponering . Voorts verdient het aanbeveling om standaard (bijvoorbeeld aan de onderzijde) op al het briefpapier eveneens die zinsnede op te nemen. Kennisgeving van inhoud Het Burgerlijk Wetboek schrijft tevens voor, dat men de wederpartij (achteraf bewijsbaar!) in de gelegenheid moet stellen om kennis te nemen van de inhoud van voorwaarden. Dit kan men bijvoorbeeld doen door de voorwaarden bij een contract als bijlage toe te voegen, alle cliënten eenmalig een exemplaar van voorwaarden ter hand te stellen (en daarvoor te laten tekenen), of de voorwaarden (voor of bij het sluiten van een overeenkomst) toe te sturen en een kopie van de begeleidende brief te archiveren. In het algemeen geldt hierbij de regel: hoe beter de algemene voorwaarden toegankelijk zijn maakt, hoe beter uw juridische positie wordt. In principe kan men volstaan met een eenmalige toezending of afgifte van de volledige tekst van voorwaarden. De wederpartij is dan in de gelegenheid gesteld om kennis te nemen van de inhoud van de voorwaarden, ongeacht of die daadwerkelijk worden gelezen of niet. Daarna is het bij volgende overeenkomsten voldoende wanneer men die (inmiddels voor de wederpartij bekende) voorwaarden voorafgaand of bij het sluiten van de overeenkomst nogmaals van toepassing verklaart. Wanneer men uitsluitend zaken doet binnen Nederland kan men volstaan met een Nederlandstalige set voorwaarden. Wanneer men bovendien zaken doet met partijen die de Nederlandse taal niet machtig zijn (dat zal bij export veelal het geval zijn), dan moet men voorwaarden gebruiken in de taal die de wederpartij goed beheerst, immers: de wederpartij moet volgens de wet daadwerkelijk kennis kunnen nemen van de inhoud van de voorwaarden. Overigens wordt door buitenlandse rechters veelal als vereiste voor toepasselijkheid gesteld, dat voorwaarden in de betreffende nationale taal gesteld zijn. Het is niet toereikend om eerst pas op de facturen te vermelden dat bepaalde voorwaarden van toepassing zijn op die transactie en / of op de achterzijde van facturen de tekst van de voorwaarden af te drukken. De factuur wordt immers pas verzonden nadat de overeenkomst is gesloten; achteraf kan een partij niet eenzijdig nadere condities voor die overeenkomst bepalen. Wel hebben dergelijke vermeldingen op facturen een herinneringsfunctie voor de wederpartij wanneer de voorwaarden eerder correct van toepassing werden verklaard op die overeenkomst.

Deponeren

Het is van belang om voorwaarden te deponeren bij een Arrondissementsrechtbank of bij de Kamer van Koophandel. Deponering is niet wettelijk voorgeschreven, doch heeft als belangrijke voordelen dat (1) men daar kennis kan nemen van de inhoud van voorwaarden en bovendien (2) de volledige tekst officieel vast is gelegd en daardoor inhoudelijk niet betwist kan worden. Het deponeren op zich is in beginsel niet voldoende om invulling te geven aan het wettelijk vereiste van kennisgeving van de inhoud van voorwaarden.
Afwijkingen

Men heeft altijd het recht om een beroep te doen op de bepalingen in voorwaarden (indien die toepasselijk zijn). Anderzijds heeft men nooit de plicht om een beroep te doen op de rechten die men krachtens deze voorwaarden toekomen; iemand kan te allen tijde (bijvoorbeeld uit coulance) zijn rechten slechts gedeeltelijk of zelfs geheel niet uitoefenen. Men kan ook op voorhand afwijken van de bepalingen in de voorwaarden. Algemene voorwaarden zijn immers algemeen van aard en daardoor altijd ondergeschikt aan de specifieke bepalingen in de gesloten overeenkomsten. In een offerte, contract of opdrachtbevestiging kan men de specifieke bepalingen van een overeenkomst vastleggen. Voor zover daarvan niet is afgeweken, gelden de bepalingen van de toepasselijke algemene voorwaarden.

Battle of the forms

Wanneer twee partijen ieder met eigen (inkoop en verkoop) voorwaarden werken en die op dezelfde overeenkomst van toepassing willen laten zijn, wordt dat wel de battle of the forms genoemd. Veelal wordt de “first shot-theorie” hiervoor aangehouden: wie het eerst naar toepasselijkheid van zijn voorwaarden verwijst (en de tekst ter inzage heeft gegeven), heeft de bovenhand. Om andere voorwaarden van toepassing te laten zijn, moet de volgende partij de voorwaarden van zijn wederpartij expliciet afwijzen en zijn eigen voorwaarden van toepassing verklaren en ter hand stellen (men kan dus niet volstaan met een mededeling dat een andere set voorwaarden van toepassing is, bij voorbeeld via de bekende kleine lettertjes onder aan het briefpapier). Indien de wederpartij het niet eens is met de toepasselijkheid van die andere voorwaarden, moet hij die weer expliciet van de hand wijzen en weer zijn eigen voorwaarden van toepassing verklaren (et cetera). Doorgaans kan men aan deze patstelling slechts ontkomen door te onderhandelen en nadere afspraken te maken. Indien een van de partijen veel machtiger is dan de ander, valt er veelal niets te onderhandelen en zal de machtigere partij “zijn” voorwaarden van toepassing willen laten zijn en de wederpartij heeft slechts als alternatief om dan geen zaken met deze partij te doen.

Opstellen van algemene voorwaarden

Wanneer u bent aangesloten bij een branche-organisatie kunt u in veel gevallen gebruik maken van branchevoorwaarden. Wanneer dat niet het geval is, of wanneer u gebruik wil maken van voorwaarden die meer op uw specifieke situatie zijn afgestemd, kunt u eigen voorwaarden opstellen. Het opstellen van algemene voorwaarden vereist de nodige juridische kennis. Wanneer u geen toerijkende juridische kennis in eigen bedrijf beschikbaar heeft, verdient het aanbeveling uw voorwaarden door een specialist te laten opstellen. De kosten van het opstellen van handelsvoorwaarden zijn veelal relatief laag en worden snel terugverdiend, zeker wanneer u te maken krijgt met een handelsgeschil of insolventie van een afnemer.