Een kopje koffie met Ruud Roepers (Transitiemanager Financiële Bedrijfsvoering): ‘Er gaat enorm veel kennis en ervaring verdwijnen in de publieke sector’

PERSOONLIJK

Naam: Ruud Roepers    
Leeftijd: 51
Woonplaats: Zoetermeer
Opleiding: HEAO Bestuurskunde / WO – Juridisch-Bestuurswetenschappelijke richting
Carrière: Diverse financiële overheidsfuncties waarvan de laatste Directiecontroller/Hoofd Planning & Control bij het Ministerie van Onderwijs. Vanaf 2007 werkzaam in private sector en vanaf 2009 ZZP’er.
Huidige functie: (Interim) Transitiemanager Financiële Bedrijfsvoering
Organisatie: Rechtbank Oost – Nederland i.o. (vanaf 1 januari as. de grootste rechtbank in Nederland)
Specialiteiten: Financial-/Business-/Projectcontrol, Interim-/Project- & Portfoliomanagement
Favoriete managementboek: ‘Gedeeld leiderschap’ door Jelle Dijkstra en Paul-Peter Feld
Favoriete bezigheden in vrije tijd: Hardlopen, tennissen met mijn zoontje van 8, vakanties met het gezin in Portugal.

Hoe zou je jouw stijl als finance professional typeren?
Hard op de inhoud, zacht op de relatie.

Waarom heb je destijds gekozen voor een carrière in public finance?
Vanwege de omvang en variëteit van de overheid heb je daar prima carrièrekansen. In iedere overheidsorganisatie tref je immers een veelheid aan financiële functies.

Typeer de ideale finance professional in vier woorden?
Integer, kritisch adviseur van het management.

Aan welk onderdeel van je vak heb je een hekel?
Eigenlijk geen enkel, ik doe alles met passie.

Wat doe je om effectiever te worden als finance professional?
Veel communiceren met je directe (klant-)omgeving.

Als je geen Financial was, wat zou je dan willen zijn?
Dan was ik in de politiek gegaan.

Wat zou je jonge financials aanraden die aan het begin van hun carrière staan?
Zoek op de werkvloer een oudere leermeester die je de praktische tips & tricks kan leren (boekenwijsheid alleen werkt niet).

In algemene zin, hoe vind jij dat finance binnen de publieke sector verbeterd kan worden?
Ik vind dat er de laatste jaren een behoorlijke professionaliseringslag is gemaakt. We zijn van ver gekomen. Steeds meer financials in de publieke sector hebben inmiddels ook de opleiding tot Public Controller gevolgd, daarmee is een behoorlijke kwaliteitsimpuls gerealiseerd. Wat nog wel een punt is voor public financials – maar wat eigenlijk inherent is aan het vak – is dat de politiek kan zorgen voor financieel suboptimale keuzes, die ingaan tegen het advies dat je hebt gegeven. Daar moet je wel mee om kunnen gaan.
___________________________________________________________________________________

Jaarcongres Public Finance 2012: het congres voor de Publieke Sector en Non-profit
Alex van Groningen en Tijdschrift Financieel Management organiseren jaarlijks het Jaarcongres Public Finance. Het congres biedt u alles wat u maar kunt verwachten van een topevenement: inspiratie, kennis, boeiende discussies, meer dan 200 financiële collega’s en een hoog niveau aan hospitality. Lees verder op www.public-finance.nl
___________________________________________________________________________________

Je bent momenteel Transitiemanager Financiële Bedrijfsvoering bij de Rechtbank Oost-Nederland i.o. op interim basis. Kun je iets vertellen over dit project?
Binnen de rechtspraak is een landelijke ontwikkeling gaande, waarbij de administraties van alle rechtbanken en gerechtshoven naar een Shared Service Center (SSC)  worden verplaatst: Het Landelijk DienstenCentrum Rechtspraak in Utrecht. De Raad voor de rechtspraak heeft dit besloten uit enerzijds efficiency overweging en anderzijds in de verwachting dat deze centralisatie een professionalisering in de financiële functie en daardoor kwaliteitsverbetering realiseert. Ik heb de transitie van de financiële administraties van een viertal rechtbanken in het Oosten des lands begeleid, namelijk van Arnhem, Zutphen, Zwolle en Almelo. Deze vier rechtbanken fuseren per 1 januari as. tot de rechtbank Oost-Nederland. Een erg mooie klus. 

####

Wat was de impact van de transitie op de organisatie?
De transitie is soepel verlopen. We hebben een hele schone, kwalitatieve administratie overgedragen. Met ‘schoon’ bedoel ik dat we de administratie zoveel mogelijk hebben opgeschoond en de nog resterende oude posten goed hebben gedocumenteerd voor de medewerkers in het SSC. Voor administratieve medewerkers was de impact natuurlijk heel groot: hun werk verhuisde naar Utrecht en velen van hen reizen nu dagelijks heen en weer. Voor de controllers bij de rechtbanken had de transitie ook behoorlijk impact: eerst hadden ze hun administraties om de hoek zitten, nu zijn ze afhankelijk van een organisatie die fysiek op afstand zit en waarmee de samenwerking helemaal opnieuw moet worden ingeregeld. Dat laatste gaat gepaard met de nodige hickups.  

Welke knelpunten ben je tegengekomen?
Na de transitie bleek binnen het SSC te weinig capaciteit beschikbaar om de mensen in te werken. Het SSC had namelijk veel nieuwe mensen van buiten aangetrokken, die nog geen ervaring binnen de rechtspraak hadden. Gelijktijdig met de transitie werd ook gewerkt aan de implementatie van een nieuw financieel (Oracle) systeem. Veel van de ervaren collega’s die overkwamen van de gerechten, werden vrijwel direct ingezet voor het testen van dit nieuwe financiële systeem. Overdracht van kennis en ervaring naar de nieuwe collega’s werd daardoor een knelpunt.

Het insourcen van ruim twintig financiële administraties die ogenschijnlijk soortgelijk zijn, bleken na overkomst  veel van elkaar te verschillen in inrichting, werkwijzen en procedures. Noodgedwongen moest er dus eerst een aantal uniformeringsslagen worden gemaakt. Als je binnen de publieke sector taken overhevelt naar een SSC is het van essentieel belang, dat opstartproblemen niet te lang duren. Immers in een dergelijke fase verlies je een hoop credits, omdat de ‘klant’ niet naar een andere leverancier kan overstappen. Dat is een groot verschil met de profit sector.

Hoe ben je daarmee omgegaan?
Ik heb een inventarisatie gemaakt van alle processen die in de samenwerking niet goed verliepen en de risico’s daarvan in kaart gebracht. Deze informatie heb ik gepresenteerd aan de directeur van het SSC. Als controller, maar ook als projectmanager heb je een belangrijke rol in het signaleren van de risico’s aan je opdrachtgever. Bij een profit organisatie zijn dat veelal financiële risico’s, maar bij een publieke organisatie zijn dat eerder politiek-bestuurlijke risico’s. Op basis van deze inventarisatie is besloten tot enkele maatregelen (bijv. verminderde inzet bij het testen) waardoor inmiddels de eerste verbeteringen zichtbaar zijn..
___________________________________________________________________________________

Jaarcongres Public Finance 2012: het congres voor de Publieke Sector en Non-profit
Alex van Groningen en Tijdschrift Financieel Management organiseren jaarlijks het Jaarcongres Public Finance. Het congres biedt u alles wat u maar kunt verwachten van een topevenement: inspiratie, kennis, boeiende discussies, meer dan 200 financiële collega’s en een hoog niveau aan hospitality. Lees verder op www.public-finance.nl
___________________________________________________________________________________

Wat zijn de next steps?
We zijn net ‘live’ gegaan met de baten/lasten functionaliteit van de nieuwe financiële administratie. Dit is nog maar de 1e fase. Nu komt de managementinformatie voor de controllers aan bod. Dat gaat men op korte termijn mogelijk maken. Zelf ben ik vanaf 1 november as. weer beschikbaar voor een andere opdracht/project.

Wat wil je in je leven nog doen/bereiken, op werkgebied of persoonlijk?
Ik wil met mijn LinkedIn Groep, Ambtenaren Netwerk Nederland (ook voor geïnteresseerde ex- of niet ambtenaren, zoals zzp’ers die opdrachten uitvoeren in de publieke sector) hét  Netwerk- en Discussieplatform worden voor de publieke sector. Daarnaast maken wij ons sterk voor Kennisbehoud en -management in de publieke sector.

Er gaat de komende jaren een enorme ‘kennisdrain’ plaatsvinden als gevolg van uitstroom van ambtenaren die met pensioen gaan. Vanwege de bezuinigingen zullen veel van de vrijgekomen functies niet meer worden opgevuld. Om de continuïteit van organisaties te waarborgen, moeten we goed kijken naar welke kennis essentieel is voor het functioneren van publieke organisaties en die tijdig borgen en overdragen.

Via een Doe Tank, die is voortgekomen uit mijn LinkedIn Groep Ambtenaren Netwerk Nederland – en in samenwerking met het Slimmer Netwerk is opgetuigd – hebben we nu zo’n 20 deelnemers uit alle geledingen van de overheid bij elkaar gebracht. We hebben onlangs een eerste klus gedaan bij het Kadaster door een paar mensen van de Doe Tank te laten meedraaien met het kennisborgingsproject van het Kadaster. Dat is erg succesvol geweest. We gaan nu aan de slag met een kennisbehoud vraagstuk bij Rijkswaterstaat. Het mooie van de DoeTank is dat iedereen die daaraan (op eigen initiatief) deelneemt over de muren van de eigen organisatie stapt en expertise uit het eigen bedrijf meeneemt. Het eerste concrete resultaat van de DoeTank is bereikt en ik heb veel vertrouwen in de toekomst van deze club.