E-procurement hot?

Grote concerns als Unilever en de Nederlandse Spoorwegen besloten hun inkoop elektronisch te standaardiseren. Maar dat bleek lastiger dan gedacht. De kosten waren aanzienlijk. Bovendien werden teveel inkoopstromen aan het systeem gehangen. Daarom zijn massale implementaties van elektronische inkoop en contractmanagement de laatste jaren gestrand. Zij bleken namelijk moeilijk te realiseren. Daarom legden aanbieders van e-procurement het loodje. E-procurement is geen hype meer, maar is serieus opgepakt. De leverancier moet overigens wél verstand van inkoop hebben.
Jeroen Harink deed aan de Universiteit Twente promotieonderzoek naar hoe geschikt de verschillende vormen van e-procurement voor een willekeurige organisatie zijn. Het onderzoek van Harink kan een goede basis zijn om te besluiten welke vorm past bij de organisatie. Op basis van (on)geschiktheid kan een organisatie besluiten welke vorm moet worden ingevoerd of juist niet.
In de tijd dat Harink begon aan zijn onderzoek – eind jaren negentig – bestond er in feite nog maar één vorm van e-procurement, namelijk ‘e-ordering’ (het aanvragen en bestellen uit een elektronische catalogus). Die vorm ging toen zelfs door het leven onder de naam e-procurement, simpelweg omdat er geen andere vormen waren. Organisaties keken gericht naar deze ene vorm en namen daarover een besluit: invoeren of niet?
In de loop der jaren is het aantal vormen van e-procurement gestaag gegroeid. ‘E-tendering’, ‘e-reverse auctioning’ en ‘e-sourcing’ zijn inmiddels veelgebruikte vormen. Veel organisaties kijken daarbij met name naar wat een bepaalde vorm allemaal aan voordelen op kan leveren. En op basis daarvan besluiten ze om zo’n vorm in te voeren. Vervolgens gaat het daarna toch vaak mis: de invoering verloopt stroef, de voordelen laten op zich wachten of blijven helemaal uit.
Voor het bepalen van de geschiktheid van een vorm van e-procurement voor een willekeurige organisatie heeft Harink een methode ontworpen, die uiteraard rekening houdt met de voordelen die de vormen leveren. Maar ook de (potentiële) nadelen spelen een rol bij het bepalen van de geschiktheid van de soorten e-procurement: bij ‘e-reverse auctioning’ kunnen leveranciersrelaties bijvoorbeeld worden verstoord.
Daarnaast moet ook rekening worden gehouden met organisatiespecifieke ingrediënten, zoals de inkoopdoelstellingen. Op basis van deze en andere aspecten kan met de methode worden bepaald hoe geschikt één of meer vormen van e-procurement voor uw organisatie zijn. De tijd van grootschalige implementaties van e-procurement lijkt overigens voorbij. Maar met e-procurement kunnen nog steeds flinke besparingen op inkoopkosten worden gerealiseerd. De leverancier moet overigens wél verstand van inkoop hebben.