Do’s en don’ts van digitale transformatie

In een webinar van Alex van Groningen in samenwerking met Oracle bespreken Menno Lanting, auteur en digital expert, en Jules Smeets, EMEA Strategy Director Oracle, de uitdagingen van de digitale transformatie.

Door Bouko de Groot.

Het is allang geen hype meer. “Bijna iedereen zit in een grote inhaalslag,” stelt Menno Lanting. “We zijn te lang te weinig bezig geweest met digitale transformatie.” De meesten ervaren het als een grote uitdaging. “Dat komt onder andere omdat er geen duidelijke definitie is. Laten we daarom eerst eens kijken waar we het eigenlijk over hebben: wát is digitale transformatie?” Daar heeft Lanting een kort en duidelijk antwoord op: digitale transformatie zorgt ervoor dat we dingen slimmer, sneller en goedkoper doen. “Dat is meteen ook een prima check om – van te voren! – te kijken of en waar zo'n transformatie nodig is in de organisatie,” adviseert hij.

Vier fasen

Zelfs met zo'n scherpe omschrijving zijn er nog veel niveaus: elke organisatie zit op een ander moment in de digitaliseringsreis. Lanting hanteert vier perspectieven:

• optimaliseren van de processen
  “Zoals automatiseren of in de cloud gaan.”

• verbeteren van de klantervaring
  “Bijvoorbeeld van folder naar website, of dat de klant zelf een afspraak kan plannen. Stap 1 is daar vaak wel een vereiste voor.”

• ontwikkelen van nieuwe business modellen
  “Dit is complexer en begint bij de meeste bedrijven nu pas aan de orde te komen. Een mooi voorbeeld is McLaren, dat als autofabrikant geleerd heeft heel efficiënt heel veel data te gebruiken voor heel veel nieuwe inzichten. Die expertise gaan ze nu toepassen voor de ontwikkeling van medicijnen … wie had dat ooit gedacht?”

• verbeteren van (interne) kennisdeling
  “Dat speelt nu in de crisis heel erg: allerlei apps om sneller te communiceren en met ideeën te komen. Dat kan nu al in elke organisatie, je hebt daar geen extra apparatuur of technologie voor nodig.”

De mens centraal

De grootste faalfactor voor digitale transformatie is niet de technologie zelf, maar de mens erachter. “We onderschatten de rol van de mens,” waarschuwt Lanting. Daarom is het belangrijk om van te voren eerst duidelijk antwoord te hebben op de eenvoudige vraag 'Wat proberen we daadwerkelijk te verbeteren?' weet Smeets. Hij ziet dat er nog te vaak te snel in een digitaliseringsproject wordt gesprongen. “Meestal wordt er dan alleen naar de voorkant van de organisatie gekeken, hoe verhoogt het de omzet bijvoorbeeld. Maar kijk ook naar hoe het de achterkant beïnvloedt.”

Eenzelfde insteek geldt voor het projectteam. “Dat moet allround zijn, en niet slechts bij een enkele afdeling liggen, of door een klein groepje,” adviseert Smeets. Digitalisering raakt de hele organisatie, dus vooral ook de directeur of CEO moet er bij betrokken zijn. “Het team moet mandaat hebben om beslissingen te nemen die door de hele organisatie gedragen worden.” Lanting geeft nog als tip om ook buitenstaanders erbij te betrekken: maak bijvoorbeeld een adviesteam dat bestaat uit een aantal klanten.

Echte vernieuwing

Een ander obstakel voor digitalisering is de aanpak zelf. “De meeste winst is het snelst te halen door te kijken naar waar je nieuwe technologie in de organisatie kan gebruiken om een bestaand proces te verbeteren,” herhaalt Lanting. “Wat er echter dan vaak gebeurt is dat een proces geautomatiseerd wordt dat om te beginnen al niet ideaal was. Het is daarom veel beter om terug te gaan naar de basis. Stel jezelf de vraag 'Als we vandaag deze organisatie zouden beginnen, hoe zouden we dit proces dan doen?' Daar heb je wel mensen voor nodig die outside-the-box kunnen kijken en denken, dwarsdenkers dus.”

Smeets beaamt dit. “Technologie is niet de silver bullet. Het gaat juist om de combinatie met je mensen en hun creativiteit. Hoe ben je in staat om hun kennis en kunde te combineren met die tech, in het voordeel van de organisatie.” In veel organisaties zijn veel mensen nog veel tijd kwijt met de beperkingen van oude systemen. “Dáár is veel te winnen: als je die tijd vrijmaakt, kunnen ze dat besteden om klanten een wow-ervaring te geven.”

Belangrijk is ook om te beseffen dat digitalisering geen einddatum heeft: technologische ontwikkeling blijft doorgaan, dus ook de verandering. “Het is een continu proces, zonder begin of einde,” zegt Smeets. Als finance professional moet je dan ook bijblijven, meegaan met de ontwikkelingen, up-to-date niet alleen over de technologie, maar vooral ook over de impact die het kan hebben op je organisatie. “Idealiter heeft je organisatie een team dat specifiek daar naar blijft kijken: wat verandert er en welke impact heeft het?”

Vijf Oracle tips voor digitale transformatie

Afsluitend heeft Smeets vijf aanbevelingen om succesvol te transformeren.

1. Moderniseer core systemen richting SaaS.
“De ontwikkelingen gaan te snel om zelf systemen te ontwerpen. Software-as-a-service is vanuit elke locatie te bereiken en zitten al in de update flow.”

2. Gebruik zoveel mogelijk prebuilt systemen waarin al emerging tech zit.
“Emerging is het allang niet meer: 84 procent van de ondernemingen gebruikt het. Zo hebben de digitale assistent en de internet-of-things een vlucht genomen.”

3. Start een pilot met meetbare doelen en een te verwachten impact.
“Maak heel duidelijk: wát wil ik bereiken? Waar is de meeste impact?”

4. Wacht niet af: investeer nu.
“De ontwikkelingen gaan door, er is geen eindpunt. Wacht je af, dan raak je achterop.”

5. Denk outside-the-box en probeer uit.
“Blijf niet binnen bestaande processen hangen, probeer het eens ánders. Voor deze coronacrisis wisten we immers ook niet dat we met zijn allen thuis konden werken!”

De webinars in deze Oracle-serie:

• Do's en don'ts van digitale transformatie
• Hoe diep wordt de recessie?