Digitale transformatie? Focus op mensen, niet op systemen

Binnen financiële afdelingen was het decennialang de status quo. Als je wilde weten waar je financieel stond, dan rapporteerde je over gegevens uit het verleden. Aan het eind van de maand maakte je de balans op, elk kwartaal leverde je een kwartaalrapportage. Alles in de achteruitkijkspiegel. Dat is aan het veranderen. 

Nieuwe eisen

De impact van digitalisering op bedrijfsprocessen is enorm. Vroeger zag je dat er links en rechts nog wel eens mailtjes werden verstuurd, maar zelfs dat wordt steeds vaker geautomatiseerd via netwerken. Het gevolg? Dat veel processen sneller en onzichtbaarder verlopen en dat financiële medewerkers soms het gevoel hebben het overzicht kwijt te raken. De digitale transformatie stelt ook nieuwe eisen aan hun vaardigheden. Ze moeten trends spotten, data analyseren en toekomstige kansen blootleggen. Zich niet meer alleen bezighouden met het rapporteren van gegevens uit het verleden, maar vooruitkijken en de organisatie ondersteunen op het strategisch pad. 

Technische obstakels

Dat klinkt natuurlijk ideaal in theorie. Maar de praktijk ziet er dikwijls grilliger uit. Dat komt allereerst door de systemen waar bedrijven mee werken. Die zijn vaak weinig gebruikersvriendelijk en genereren niet voldoende data om voorspellingen mee te doen. Medewerkers moeten soms op 23 knoppen drukken voordat er een simpel rapportje uitrolt. Ook de processen zelf zijn problematisch. Door talloze handmatige stappen komt het financiële team onder tijdsdruk, waardoor er weinig ruimte overblijft voor voorspellende analyses. Een laatste euvel? Dat veel bedrijven met verschillende systemen werken en een single source of truth ontbreekt. Door al die schakels liggen fouten op de loer en is de betrouwbaarheid van data in het geding. 

Weerstand tegen de cloud

Een mooie oplossing is de cloud. Het is sneller, betrouwbaarder en goedkoper, omdat er geen ronkende systemen in de bedrijfskelder staan te draaien. De cloud vraagt echter ook wat van de medewerkers. Vanuit IT is er vaak weerstand. Omdat de cloud beheerd wordt door externe organisaties, heeft deze afdeling het gevoel dat ze de controle kwijt zijn. Ook gebruikers zijn niet meteen onverdeeld enthousiast. Processen die door de jaren heen zijn ingesleten, gaan met de cloud drastisch op de schop. De standaard applicaties zijn gebaseerd op best practices, waarmee gebruikers zullen moeten leren werken: of ze daar nu zin in hebben of niet. Solide afspraken tussen gebruikers, IT en de beheerder zijn dan ook cruciaal voor het welslagen van je digitale transformatie in de cloud. 

Changemanagement

De grootste fout die bedrijven maken tijdens deze transitie? Focussen op de techniek. Zeker als je voor een slimme, toekomstgerichte maar ook uitdagende oplossing als de cloud kiest, mag je de mensen niet vergeten. Zij zullen de oplossing moeten omarmen, zij moeten ermee leren en willen werken. Een beetje aandacht voor hún transformatie is dan geen overbodige luxe. Het is misschien een boude vergelijking, maar tijdens onze cursussen changemanagement vergeleken we de digitale transformatie met een rouwproces. Eerst is er de schok. Dan volgen de ontkenning en de hakken in het zand. Vervolgens komen er allerlei emoties los. En daarna kun je heel voorzichtig vooruitkijken, accepteren en doorgaan.

Onmisbare poot

Dat hebben we zelf ook ondervonden toen onze financiële afdeling met s4HANA ging werken. Ook bij ons ontstond weerstand. En ook bij ons waren er felle tegenstanders. We weten dus als geen ander hoe belangrijk het is om de mensen niet uit het oog te verliezen. Als consultants spijkeren we ons dus continu bij om medewerkers, die het liefst vasthouden aan gewoonten en bekende processen, mee te krijgen. Daarom zien wij changemanagement als een onmisbare poot wanneer we bedrijven ondersteunen bij hun transformatie. Digitalisering vraagt tenslotte om veerkracht van ons allemaal.