Digitaal versus automatisch: een wereld van verschil

Digitaal is niet altijd ideaal, want het vereist nog steeds handmatige handelingen. Kun je het je nog voorstellen: Een organisatie waar alle facturen via de post op papier binnenkomen? En waar de facturen binnen de organisatie van postvakje naar postvakje doorschuiven om uiteindelijk na een paar weken met een stempel de archiefkast in te verdwijnen? Nee, dat is inmiddels verleden tijd. Bijna iedere organisatie heeft wel een digitale vorm van factuurverwerking.

“Het factuurverwerkingsproces van een PDF via de email en toevoegen aan goedkeuringsworkflow is digitaal; Er wordt niet meer gewerkt met papier, maar op de computer. Maar van automatisering is echter nog lang geen sprake”

Digitaal maar toch handmatig

Wat voor velen vandaag de dag nog wel de realiteit is, is dat de facturen binnenkomen via de mail in
de vorm van een PDF’je. Een medewerker houdt keurig de inbox bij, haalt daar de factuur uit en
voegt die dan toe aan een eenvoudige goedkeuringsworkflow. Vervolgens matcht diegene de factuur
handmatig aan het juiste contract of inkoopordernummer en boekt hem op de goede grootboekrekening.

Dit factuurverwerkingsproces is digitaal. Er wordt niet meer gewerkt met papier, maar op de
computer. Van automatisering is echter nog lang geen sprake. Dat is namelijk de volgende stap. In dit
geschetste digitale proces zijn nog steeds handmatige handelingen nodig: de medewerker is
behoorlijk wat tijd kwijt aan het verwerken van de factuur. Door het Purchase to Pay proces (P2P) te
automatiseren, is dat niet langer nodig.

Geen menselijke tussenkomst meer nodig

Als het automatische P2P-proces goed is ingericht, maakt de factuurverwerkingssoftware
automatisch een three way match. Dat betekent dat de factuur aan de inkooporder en de
ontvangstregistratie gekoppeld wordt. Voor maandelijks terugkerende facturen, zoals voor de huur
van je pand, kan de factuur automatisch gekoppeld worden aan het betaalschema van het contract.
De factuurverwerking vindt dan automatisch plaats; je hoeft niet meer zelf de facturen goed te
keuren. Alleen als er iets afwijkt, moet je zelf nog even naar de factuur kijken. Wil je nog meer werk
uit handen nemen van medewerkers? Zorg dan dat declaraties ook als facturen verwerkt kunnen
worden en meegaan in het automatische verwerkingsproces.

Werk van Finance verandert

Door te automatiseren neem je veel handmatig werk uit handen van medewerkers. Zo kunnen zij
hun kostbare tijd besteden aan andere zaken. Denk aan het analyseren van (financiële) gegevens,
zodat ze het verhaal achter de cijfers kunnen ontdekken. Het werk van financiële medewerkers
transformeert van het rapporteren over het verleden, naar het voorspellen van de toekomst. Niet
met een glazen bol of op basis van onderbuikgevoel, maar stevig onderbouwd met data.
Het handmatig verzamelen van deze data en daarover rapporteren, is haast onbegonnen werk.
Vandaag de dag is er meer data dan ooit beschikbaar. Verzamel deze stroom aan informatie
automatisch en laat deze inzichtelijk maken met behulp van dashboarding.

Zonder inzicht heb je geen idee wat er speelt. Waar liggen kansen en waar bevinden zich de
bottlenecks in je organisatie? Welke patronen kun je herkennen? Op basis hiervan kun je advies
uitbrengen aan de rest van de organisatie en continu bijsturen. Zo krijgt Finance een meer
strategische rol.

Waar te beginnen?

Finance is altijd in beweging. Toch blijven veel organisaties hangen in (beperkte) digitalisering. Dat is
hartstikke zonde. Kom in beweging en zet die eerste stap. Begin met het in kaart brengen van de
huidige situatie. Hoe zijn je bestaande processen ingericht? Op basis daarvan kun je beslissen wat de
volgen stap wordt. En onthoud: automatisering is een proces van continue verbetering.

Vind je het lastig om te bepalen welke stappen je kan zetten? Lees dan de whitepaper “De evolutie
van het Purchase to Pay proces: van digitaliseren naar automatiseren” van Easy Systems.