(Deel II) WPM-expert: ‘CFO kan vooroplopen in verduurzaming personeelsmobiliteit’

Op 1 juli 2024 is de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM) in werking getreden. Een nieuwe wet die grote gevolgen heeft voor het mobiliteitsbeleid van Nederlandse bedrijven. De CFO kan, met steun van zijn accountant, een sleutelrol spelen in de invoering. Een integrale aanpak is daarom essentieel.”, zegt Esther Filipse, docente en adviseur op het gebied van HR & personeel. Vandaag deel II van een interview in twee delen. Deel I verscheen op ma 29 juli.

• De CFO kan een sleutelrol spelen bij de implementatie van de WPM.
• Een integrale aanpak is essentieel bij de implementatie van de WPM ….
• …. en kan bijdragen aan bredere strategische doelen van de organisatie

Terwijl de nieuwe wetgeving op het eerste gezicht een administratieve aangelegenheid lijkt, reikt de impact van de WPM veel verder dan rapportage alleen. De wetgeving biedt ook kansen voor bedrijven om te verduurzamen, zich te onderscheiden, te innoveren en hun positie in de markt te versterken. Met andere woorden: “Een kans om je organisatie toekomstbestendig te maken”, zoals Esther Flipse, specialist in beloningsbeleid bij Merknemers, het uitdrukt.

“Door een integrale aanpak kan de CFO zorgen dat de implementatie van de WPM bijdraagt aan de bredere strategische doelen van de organisatie”

CFO als hoofdrolspeler WPM

De CFO kan fungeren als strategische spil die de verduurzaming van het mobiliteitsbeleid in goede banen moet leiden, terwijl hij tegelijkertijd de financiële risico’s voor het bedrijf minimaliseert. Flipse noemt vier redenen waarom juist de CFO de aangewezen functionaris is om de invoering van de WPM in de onderneming naar zich toe te trekken.

• In de eerste plaats draagt de CFO de eindverantwoordelijkheid voor de rapportages van het bedrijf, en met de invoering van de WPM komt daar een extra rapportageplicht bij. Hiermee kan men aan de wettelijke eisen voldoen, maar kunnen ook beslissingen over het mobiliteitsbeleid worden onderbouwd. Voor menige CFO betekent dit werk aan de winkel, want: “Bij veel organisaties is het helemaal niet duidelijk hoe mensen zich verplaatsen.”
• Ten tweede komt hierbij, dat de WPM allerlei risico’s oplevert. Bedrijven die niet voldoen aan de wetgeving, zowel de juiste rapportage als een te hoge CO2-uitstoot, lopen waarschijnlijk tegen hoge boetes aan. Mogelijk zelfs met terugwerkende kracht. Klakkeloos verzamelen van gedetailleerde reisgegevens kan in strijd zijn met de AVG en privacyzorgen oproepen. Bedrijven die achterblijven in het verduurzamen van hun mobiliteitsbeleid lopen het risico op reputatieschade. Dit kan invloed hebben op de aantrekkelijkheid voor klanten, investeerders en potentiële werknemers, om maar enkele risico’s te noemen die de WPM oplevert. Aan de CFO om alle risico’s te identificeren, analyseren en beheersen.
• In de derde plaats speelt de CFO een cruciale rol in het afwegen van kosten en baten van maatregelen. Denk daarbij aan de kosten die de invoering van registratiesystemen op korte en lange termijn met zich meebrengt. Of denk aan alle kosten die elektrificatie van het wagenpark opleveren. Sommige CFO’s nemen die kosten voor lief. “Met een elektrisch wagenpark zijn werkgever en werknemer duurder uit. Toch zijn er bedrijven die hun wagenpark in de aanloop naar de nieuwe wet hebben vernieuwd om snel hun CO2-uitstoot omlaag te brengen. Zo winnen ze tijd om de komende jaren andere maatregelen te nemen.”

Volgens de docente bij Sijthoff opleidingen kijken andere CFO’s vaak naar creatieve oplossingen om te kunnen besparen door efficiënter gebruik van vervoersmiddelen en mogelijk lagere brandstofkosten. Om te innoveren, bijvoorbeeld door een mobiliteits-servicepas, ‘een heel mooi middel om medewerkers te faciliteren in de vervoersbehoeften.’ Om mee te denken over maatregelen als hybride werken en over andere maatregelen die kunnen leiden tot een verbeterde reputatie en mogelijk financiële en fiscale voordelen.

Daarmee stipt Flipse de vierde reden aan waarom juist de CFO een sleutelrol zou moeten spelen bij de invoering van de WPM:

• de CFO is bij uitstek gepositioneerd om HR en andere afdelingen samen te brengen voor een integrale aanpak van de WPM-implementatie. Die integrale aanpak is essentieel omdat de WPM aan vele aspecten van de bedrijfsvoering raakt. Hiermee kan de CFO zorgen dat de WPM-implementatie niet geïsoleerd gebeurt, maar aansluit bij de bredere doelstellingen van het bedrijf. En daarbij een evenwicht tussen verschillende, soms tegenstrijdige belangen vinden met een minimum aan dubbel werk – ‘een beleid dat betaalbaar is, terwijl ook wordt voldaan aan alle rapportageverplichtingen, arbeidsrechtelijke voorwaarden, en bijdraagt aan aantrekkelijk werkgeverschap en andere voordelen oplevert.’

Door deze integrale aanpak kan de CFO zorgen dat de implementatie van de WPM bijdraagt aan de bredere strategische doelen van de organisatie. [Artikel gaat verder na de volgende advertentie]

Leadership in Finance Summit 2024: AI makes you do it!

Bepaal jij wat AI voor je doet, of bepaalt AI straks wat jij zult doen? Kom hierover in gesprek op 7 november met 300 vakgenoten en experts tijdens Leadership in Finance Summit 2024 in Amersfoort. Meld je nu gratis aan en ontdek hoe AI jouw rol van finance leader herdefinieert.

Ja, ik meld me aan

Accountant, finance en WPM

Accountants spelen volgens de docente een rol bij de implementatie van de WPM-wetgeving, waarbij ze verantwoordelijk zijn voor het controleren en goedkeuren van CO2-rapportages. In eerste instantie beoordelen ze rapportages van het RVO op getrouwheid en risico’s op onjuistheden, maar op termijn controleren ze mogelijk direct de rapportages van ondernemingen: “Daarnaast adviseren accountants bedrijven over aanpassingen in systemen en processen om aan nieuwe rapportagevereisten te voldoen. Ze werken in de regel dan ook nauw samen met CFO’s om de financiële implicaties correct weer te geven.” Vanwege de specifieke expertise die nodig is, vormt dit volgens Flipse een uitdaging voor de sector, hoewel investeren in kennis en vaardigheden kansen biedt.

Advies voor de CFO

Tot slot geeft Flipse een aantal concrete adviezen aan CFO’s van bedrijven voor de implementatie van de WPM-wetgeving:

1. Neem een integrale aanpak: “Zie dit niet als alleen een financiële exercitie en een registratie-exercitie. Maar trek het veel breder.”
2. Neem de tijd voor een grondige analyse: “Neem geen overhaaste besluiten. Kijk liever: hoe kunnen we dit nu in één keer gewoon goed neerzetten.”
3. Kijk naar innovatieve mobiliteitsoplossingen: Denk aan mobility as a service of mogelijkheden tot hybride werken.
4. Overweeg differentiatie in vergoedingen: “Bijvoorbeeld een hogere kilometervergoeding voor werknemers die fietsen of wandelen van en naar het werk.”
5. Heroverweeg het locatiebeleid: “Als je goed bereikbaar bent via het openbaar vervoer is dat een stimulans voor werknemers om de auto te laten staan. Mensen zijn gewoontedieren, maar als je het ze makkelijk maakt, zullen ze de auto eerder laten staan.”
6. Investeer in de juiste systemen. Bedrijven als Afas, Exact en ADP hebben tools ontwikkeld waarmee medewerkers zelf die reisbewegingen kunnen vastleggen.
7. Zorg dat de veranderingen in het mobiliteitsbeleid aansluiten bij de waarden en doelstellingen van de organisatie. Wees authentiek.