(Deel II) Aanbestedingen: het Tipping Point op een markt van 100 miljard

In de aanbestedingswereld geldt, hoe complexer of groter de opdracht, hoe groter de bedrijven die inschrijven en hoe vaker ook marktpartijen de samenwerking zoeken, binnen en buiten Nederland. Dit blijkt uit een recent verschenen rapport ‘Verdiepende analyse van aanbestedingen via TenderNed’, van het Centraal Bureau voor de Statistiek en twee instanties binnen het ministerie van Economische Zaken en Klimaat. De constatering is belangrijk met het oog op bundeling van capaciteit en kennis en risicobeperking, waarbij de bedrijven vaak zelf een passende (lees: hoge) bankgarantie en verzekeringen moeten afsluiten. Alle opdrachten bij elkaar vertegenwoordigen een markt van 100 miljard euro. Vandaag Deel II in een serie van twee. Deel I verscheen op dinsdag 10 december.

• Tenderkosten bedragen 1-10% van de opdrachtsom, oplopend tot tonnen euro’s
• Overheid biedt meer raamovereenkomsten voor langdurige zekerheid
• Bedrijven worden selectiever bij inschrijvingen door krapte arbeidsmarkt

MKB krijgt vele kleinere opdrachten, kosten vaak hoog

Al nemen enkele grote contracten de grootste hap uit de totale aanbestedingswaarde, de meeste opdrachten gaan niet naar grote organisaties, maar naar het MKB. Middenbedrijven schrijven daarbij eerder in dan kleinbedrijven omdat ze meer middelen en capaciteit hebben. Voor een kleinbedrijf, en helemaal een ZZP’er, kunnen de tenderkosten een flinke hap uit de begroting nemen. Tel daarbij op de administratieve lasten en complexiteit van een tender. Daarmee heb je gelijk het grootste nadeel van het aanbestedingsproces te pakken: Met twintig tot 25 procent kans op gunning, kleeft er een aanzienlijk risico aan, dat een bedrijf de opdracht niet binnen haalt en het verspilde kosten en moeite zijn.

“Mogelijk dat bij een beperkt aantal meedingers naar een overheidsopdracht […] de markt in de toekomst voorwaarden gaat stellen aan de opdrachtgever over bijvoorbeeld de hoogte van bankgarantie en de tendervergoeding’

Alleen de laagste prijs?

Het gaat niet eenvoudigweg om het aanbieden van een prijs. Er wordt in veel opdrachten vaak meer gevraagd dan alleen acceptatie van de lage prijs. En daarbij komt, dat er meerdere aanbesteding- en contractvormen mogelijk zijn, waar je mee bekend moet zijn, net zoals de spelregels die per aanbesteding verschillen.  Ter verduidelijking van hoe een aanbestedingsproces er in de basis uit ziet:

Stap 1: Marktpartijen moeten zelf in de gaten houden wanneer een instantie een voorgenomen opdracht bekend maakt, veelal via platform TenderNed.

Stap 2: Een geïnteresseerd bedrijf moet dan vervolgens allereerst diverse formulieren en certificeringen kunnen overleggen, waarmee de geschiktheid wordt aangetoond, wat betreft kunde en beroepsbevoegdheid, maar ook de financiële draagkracht en integriteit.

Stap 3: Wat betreft de formulieren gaat het om uittreksels van banken, de KvK en de Belastingdienst. Qua certificeringen zijn er kwaliteitscertificeringen als ISO en Kiwa en vakspecialistische certificeringen als IT-beveiligingscertificaat CISSP, Groenkeur certificaat, duurzaamheidscertificaat Breaam en bouwplaats veiligheidscertificaat VCA.

Stap 4: Omdat de Aanbestedingswet voorschrijft, dat een opdracht in principe moet worden verstrekt op basis van de beste prijs-kwaliteitsverhouding van een aanbieding, moet de marktpartij vervolgens een kwaliteitsplan opstellen. In dat plan staan door de instantie geformuleerde criteria centraal, zoals de snelheid van levering, het stimuleren van duurzaamheid en het ontzorgen van de klant. De criteria moeten:

• objectief, proportioneel, transparant en uniform toepasbaar zijn
• de aanbestedende instantie moet in de uitvraag duidelijk hebben gemaakt, hoe zwaar ieder criterium en de prijscomponent bij beoordeling zullen wegen.

Marktpartijen besteden daarom veel aandacht aan het schrijven van een plan en het berekenen van een passende prijs.

Termijnen, richtlijnen en bezwaarmogelijkheid (in acht nemen)

Om iedere partij voldoende in de gelegenheid te stellen, een aanbieding te kunnen doen, gelden er minimumtermijnen voor het inschrijven. Vaak zijn er ook zogeheten ‘nota van inlichtingen’-ronde(s), waarbij bedrijven verduidelijkingsvragen kunnen stellen over het aanbestedingsproces en de opdracht. Afhankelijk van het type en de grootte van de opdracht zit tussen uitvraag en opdrachtverstrekking minimaal 35-90 dagen. Na bekendmaking van welke partij(en) de opdracht krijgt, moet rekening worden gehouden met een termijn waarbinnen afgevallen partijen eventueel bezwaar kunnen aantekenen tegen het besluit. Tot die tijd wordt het contract niet getekend.  [Artikel gaat verder na de volgende advertentie]

FM Dag 2025: The Tipping Point

Op dinsdag 15 april nemen we je tijdens FM Dag 2025 mee op ontdekkingsreis door de kleine veranderingen die zorgen voor grote impact. Geïnspireerd door The Tipping Point van Malcolm Gladwell, bespreken we hoe je AI-tools kunt integreren, rapportages kunt digitaliseren en data-analyse kunt versterken om het verschil te maken voor jouw organisatie. Reserveer nu je ticket met early-bird korting.

Reserveer direct je ticket

Twijfel bij toekenning

Het komt voor dat een afgewezen marktpartij daadwerkelijk naar een geschillencommissie of rechtbank stapt wanneer wordt getwijfeld aan juiste naleving, door de overheidsinstantie, van de aanbestedingsregels en de beginselen van transparantie, gelijkheid en proportionaliteit. Cijfers over het jaarlijkse aantal rechtszaken en uitslagen ontbreken.

Weinig verschil tussen opdrachtnemers

De mate waarin partijen onderscheidend kunnen zijn, hangt deels samen met de hoeveelheid voorwaarden die de overheid al op voorhand stelt. Zo zijn er tegenwoordig al zoveel eisen op het gebied van social return en duurzaamheid, dat het de ruimte voor eigen suggesties beperkt. [Artikel gaat verder na de volgende alinea]

Inschrijvingsadviseurs

Voor bedrijven die niet in staat zijn om zelfstandig tot een goede aanbieding te komen, is er hulp in de vorm van een instantie als PIANOo, die kosteloos handvaten aanreikt op haar website. Daarnaast zijn er inmiddels tientallen commerciële bedrijven in Nederland handig op ingesprongen en bieden die zich aan als tender advies- en schrijfbureau. Wel moet opgemerkt worden dat per opdracht al snel € 10.000 wordt gerekend, oplopend tot meer dan een ton. De kosten blijven beperkt bij alleen het schrijven van het kwaliteitsplan, maar het hele traject kan ook worden uitbesteed, waarbij sommige van de adviesbureaus zich gespecialiseerd hebben in één specifieke sector, of één type aanbesteding en/of contract.

Kostenstructuur aanbestedingsvoorstel …

De totale tenderkosten voor een bedrijf beslaan doorgaans grofweg één tot tien procent van een opdrachtsom. Over het algemeen geldt daarbij, hoe hoger de contractwaarde, hoe lager het percentage. Gezien de gemiddelde contractwaarde van € 89.000 lijkt de financiële schade beperkt, maar per sector en type aanbesteding lopen de bedragen sterk uiteen oplopend tot enkele tonnen euro’s. Gezien dergelijke tijd- en geldinvesteringen met een groot afbreukrisico lijken aanbestedingen niet altijd even aantrekkelijk te zijn voor het bedrijfsleven. Zeker wanneer een (redelijke) tendervergoeding ontbreekt (wat geregeld het geval is.)

… met voordelen en aantrekkelijkheden.

Daar tegenover staat dat aanbestedingen aantrekkelijk kunnen zijn, gezien de hoge contractwaardes en lange contracttermijnen, zo blijkt uit het onderzoek. Daarbij staan overheidsinstanties over het algemeen te boek als betrouwbare opdrachtgever als het aan komt op betalingen. Wel moeten strenge aantoonbaarheidsvereisten voor facturatie en lange betaaltermijnen voor lief worden genomen. Net als een tendertraject is de contractadministratie bij overheidsopdrachten eveneens niet gering. Geregeld wordt daarvoor, en zeker in geval van grote contracten, een speciale contractmanager ingeschakeld. [Artikel gaat verder na de volgende alinea]

Aanbestedingtrends

Hoe gunstig het kan zijn om mee te dingen, hangt niet alleen af van de contractwaarde en –duur, maar eveneens van aanbesteding- en contractentrends die deels worden ingegeven door economische ontwikkelingen. Zo zijn er nu vrij veel raamovereenkomsten voor toekomstige opdrachten, die bedrijven langdurige zekerheid moeten bieden. Nog een ontwikkeling zijn zogeheten innovatiepartnerschappen, waar nieuwe, nog niet beproefde ideeën een kans krijgen. Een andere trend in de bouw is het werken in bouwteamverband. Dit houdt in, dat de opdrachtgever en -nemer eerst samen een ontwerp- en voorbereidingsfase doorlopen en daarna de daadwerkelijke bouwopdracht wordt verstrekt. Dit leidt veelal tot lagere kosten.

Klein aantal meedingers

Verder is duidelijk dat opdrachtgevers komende tijd meer moeten doen, om genoeg bedrijven aan te trekken. Het aantal inschrijvingen voor de toelevering van goederen lijkt weliswaar stabiel, maar bedrijven zijn selectiever geworden bij tenders voor diensten en werken. Deze selectiviteit kan er toe leiden dat het minimaal aantal inschrijvers op een aanbesteding niet wordt gehaald –wat gevolgen kan hebben voor het al dan niet doorgaan van de tender. Dit wordt met name veroorzaakt door de huidige krapte op de arbeidsmarkt. En zoals een bij de redactie bekende bron uit de aannemerij liet ontvallen, kan het bij een steeds groter wordende vraag zomaar gebeuren, dat de rollen omdraaien en de markt voorwaarden gaat stellen aan de opdrachtgever over bijvoorbeeld de hoogte van bankgarantie en de tendervergoeding …