(Deel I) WPM-expert: ‘Rapportageplicht personeelsvervoer is geen simpele boekhoudexercitie’

Op 1 juli 2024 is de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM) in werking getreden. Een nieuwe wet die grote gevolgen heeft voor het mobiliteitsbeleid van Nederlandse bedrijven.”Zie het als een strategische kans en niet alleen als een administratieve last”, zegt Esther Flipse, specialist in beloningsbeleid. Vandaag deel I van een interview in twee delen. Deel II verschijnt later deze week.

• Bedrijven worstelen met financiële impact van duurzame mobiliteit, administratieve lasten, en praktische problemen rond elektrisch rijden.
• Privacy is ook een belangrijk aandachtspunt bij het registreren van werknemersreisgegevens in het kader van de AVG.
• Wet biedt bedrijven kansen om bedrijfsvoering te verduurzamen en concurrentiepositie te versterken.

Een groot aantal bedrijven is al aan het voorsorteren op de nieuwe wetgeving, maar “niet iedereen kijkt elke dag op de site van de Rijksoverheid of in de Staatscourant”, zegt Flipse, specialist in beloningsbeleid bij Merknemers. Zij kan zich daarom voorstellen dat het veel voor ondernemers is ontgaan  niet helemaal duidelijk is dat op 1 juli 2024 de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit (WPM) is ingevoerd. Of dat juist de communicatie over de toepassing van de regeling naar de medewerkers nog onduidelijk of onvolledig is. Maar de wet is er na eerder uitstel nu toch echt. En de gevolgen ervan kunnen verstrekkend zijn.

“Maar ik kan me voorstellen dat op een gegeven moment achteraf boetes worden uitgedeeld aan bedrijven die in gebreke zijn gebleven”

Zakelijk en woon-werkverkeer

De WPM-wetgeving is van toepassing op organisaties met 100 of meer werknemers. Deze bedrijven zijn verplicht om jaarlijks gedetailleerde gegevens aan te leveren over het aantal gereisde kilometers van hun werknemers bij de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO), zowel over zakelijke reizen als over het woon-werkverkeer. De RVO berekent de CO2-uitstoot van bedrijven op basis van de ingevoerde gegevens over het aantal gereisde kilometers en gebruikte brandstof.

Vanaf volgend jaar juli moeten gegevens over 2024 worden aangeleverd. Het hoofddoel van deze ‘hele exercitie’ – zoals Flipse het noemt – is ambitieus: het verminderen van de CO2-uitstoot van werkgerelateerd verkeer met 1,5 megaton in 2030 ten opzichte van 1990. [Artikel gaat verder na de volgende alinea]

Hoewel er momenteel geen directe sancties staan op het niet naleven van de wet, verwacht Flipse dat dit vanaf 2026 zal veranderen, zeker als blijkt dat de CO2-reductie onder de maat is: “Het lijkt nu misschien allemaal nog tamelijk vrijblijvend. Maar ik kan me voorstellen dat de omgevingsdienst, die verantwoordelijk is voor de controle op de rapportageverplichting, op een gegeven moment gaat terugkijken, en achteraf boetes gaat uitdelen aan bedrijven die in gebreke zijn gebleven.” Ook zal de wetgeving in de toekomst waarschijnlijk worden uitgebreid naar kleinere bedrijven en verder zal worden aangescherpt. [Artikel gaat verder na de volgende alinea]

Verder zijn er nog mogelijke privacy-kwesties. Flipse wijst erop dat bedrijven gedetailleerde informatie moeten verzamelen over de reisbewegingen van hun werknemers. Dergelijke gegevens kunnen als persoonlijke informatie worden beschouwd onder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Het tracken van werknemersreizen, vooral van het woon-werkverkeer, kan ook op weerstand stuiten bij veel personeelsleden: zij kunnen die als een inbreuk op hun privacy beschouwen. Bedrijven zullen dus zorgvuldig moeten navigeren tussen de vereisten van de WPM-wet en de AVG, om ervoor te zorgen dat ze aan beide voldoen zonder de privacyrechten van hun werknemers te schenden. Flipse suggereert dat invoering van volledig geautomatiseerde tracking systemen met toestemming van de werknemer de beste oplossing biedt.

Kans op voorsprong

Ondanks alle uitdagingen ziet Flipse de nieuwe wetgeving vooral als een kans voor bedrijven. Een mogelijkheid om ‘een voorsprong te bewerkstelligen’,  zoals ze het uitdrukt.

Niet alleen 100-plus bedrijven kunnen volgens haar de wet in hun voordeel aanwenden, maar ook de MKB-bedrijven die (nog) niet zijn verplicht om zich aan de wet te houden. Die kleinere bedrijven en zijn ‘er nog niet zo mee bezig’, maar ten onrechte: de WPM-wetgeving biedt bedrijven – groot en klein – de mogelijkheid om hun bedrijfsvoering te verduurzamen, met alle voordelen van dien. “De wetgeving stimuleert bedrijven om creatief na te denken over nieuwe mobiliteitsconcepten”, stelt ze.

Wel/geen overstap naar elektrische bedrijfsauto?

Om over te stappen op elektrische auto’s, bijvoorbeeld. Al is dit niet de ‘silver bullet’ om tot CO2-reductie te komen. Tenslotte is de elektrificatie van een wagenpark ‘per definitie nog steeds duurder’ dan het gebruik van auto’s op fossiele brandstoffen, zegt Flipse.

Niet alleen de aanschafprijs is hoger, ook de kosten voor de werkgever en werknemer liggen hoger. Voor de werkgever zijn er bijvoorbeeld kosten verbonden aan de laadinfrastructuur. Voor de werknemer is de bijtelling vaak hoger. Los hiervan is de actieradius van elektrische auto’s nog beperkt. Dit kan problematisch zijn voor werknemers die lange afstanden moeten afleggen. Bovendien is de laadinfrastructuur voor elektrische auto’s nog in ontwikkeling. Ook is elektrificatie van het wagenpark geen oplossing voor wat Flipse de ‘filedruk’ noemt: als meer mensen overstappen op elektrisch rijden zonder dat het totale aantal auto’s vermindert, zal dit de fileproblematiek niet oplossen. Tot slot is het de vraag of het “netwerk het wel aankan” – als een groot aantal mensen tegelijkertijd hun elektrische auto’s oplaadt, bijvoorbeeld ’s avonds als ze thuiskomen van werk, kan dit leiden tot overbelasting van het elektriciteitsnet. [Artikel gaat verder na de volgende advertentie]

Leadership in Finance Summit 2024: AI makes you do it!

Bepaal jij wat AI voor je doet, of bepaalt AI straks wat jij zult doen? Kom hierover in gesprek op 7 november met 300 vakgenoten en experts tijdens Leadership in Finance Summit 2024 in Amersfoort. Meld je nu gratis aan en ontdek hoe AI jouw rol van finance leader herdefinieert.

Ja, ik meld me aan

Maatwerk gevraagd

Flipse pleit daarom voor een mobiliteitsbeleid dat werknemers maatwerk biedt. ‘Kilometervreters’ onder het personeel kunnen dan misschien hun benzine- of een dieselauto behouden, andere werknemers kunnen dan een elektrische auto krijgen. Of alleen een elektrische auto als ze daar behoefte aan hebben, terwijl ze op andere momenten gebruik kunnen maken van de fiets of van het openbaar vervoer. Vaak hoeven ze niet eens eigenaar te zijn van het vervoermiddel dat ze gebruiken. Flipse pleit voor ‘mobility as a service’, waarbij de werknemer het type vervoermiddel krijgt aangeboden dat hem op dat het moment het beste uitkomt. “Het biedt de werknemer meer keuzevrijheid. Meer regie over zijn eigen mobiliteitsgebruik. Wel een auto kunnen gebruiken als je hem nodig hebt. Of gebruikmaken van het OV.” Of juist helemaal niet reizen. Flipse is een groot voorstander van hybride werken, om het aantal woon-werkkilometers te beperken. Sommige bedrijven kunnen wat haar betreft wellicht zelfs overwegen te verhuizen, als dat uit mobiliteitsoogpunt aantrekkelijker is. Vergezocht? Toch niet: “Een organisatie als Vodafone Ziggo heeft kantoren verplaatst naar locaties die goed bereikbaar zijn met het openbaar vervoer.”

‘Voorloper in WPM is aantrekkelijke partner’

Hoe dan ook kan verduurzaming door een uitgekiend, evenwichtig mobiliteitsbeleid diverse voordelen bieden. Bedrijven die vooroplopen op het gebied van duurzaamheid, kunnen zich profileren als aantrekkelijke partners voor klanten en investeerders. Bedrijven die een duurzaam mobiliteitsbeleid voeren, kunnen zich profileren als aantrekkelijke werkgever. Zeker als dit beleid leidt tot een grotere flexibiliteit voor werknemers, zoals bij hybride werken het geval is.

Met andere woorden: bedrijven kunnen de WPM-wetgeving gebruiken als katalysator voor bredere organisatorische verbeteringen. Doe dat vooral, raadt Flipse aan. “Zie het niet als een simpele boekhoudexercitie, maar een kans om je organisatie toekomstbestendig te maken.”