De purchase-to-pay manager

Door Michiel Leenaers, senior account manager bij ICreative

Mijn accountant en ik kennen elkaar al jaren. Wanneer hij op bezoek komt, vertellen we elkaar altijd even waar we momenteel mee bezig zijn en praten we over de ontwikkelingen in ons vakgebied. In finance denken bedrijven steeds vaker vanuit processen in plaats vanuit afdelingen. Zo zie ik bij sommige klanten dat het verwerken van facturen onder verantwoordelijkheid van de Chief Procurement Officer komt te vallen. 

Van oudsher zijn finance en inkoop juist gescheiden werelden. Dat werd volgens mijn accountant geleerd op school. Immers, wie beide petten op heeft, kan het proces orkesteren en dat maakt het wel heel fraudegevoelig. Bij een handmatig proces is er ook geen audittrail waarbij je kan herleiden wie de order heeft geplaatst en wie de factuur heeft gewerkt. Een betaling aan een 'verkeerd' bankrekeningnummer is dan zo gemaakt.

Automatisering

Vandaag de dag is factuurverwerking steeds vaker een geautomatiseerd proces, vooral bij grote ondernemingen en instellingen. Als je tientallen duizenden facturen op jaarbasis ontvangt, dan leidt automatisch matchen van facturen tot efficiency, mits het proces naadloos verloopt. Helaas is dit in de praktijk vaak nog niet geval. 

Zo komt het voor dat inkopen niet of onvolledig in het systeem zijn vastgelegd, dat ontvangsten niet worden geboekt, pakbonnen zoek zijn, niemand in de organisatie weet wie de bestelling gedaan heeft, vragen van leveranciers kunnen niet snel worden beantwoord en de stapel papieren op het bureau van de administratief medewerker blijft toenemen in plaats van afnemen. 

Probleem oplossen

Als gevolg daarvan besteedt de crediteurenadministratie teveel tijd aan de administratieve afhandeling van het hele inkoopproces, van bestelling tot en met de verwerking van de inkoopfacturen. Traditioneel gezien lost de afdeling Finance vaak problemen in het operationele proces op, bijvoorbeeld door een verkeerd ingelegde inkooporder te corrigeren met een juiste factuur. Hier gaat dus iets mis, want dit is niet de verantwoordelijkheid van de manager Accounts Payable.

Finance heeft mijns inziens een signalerende functie in deze kwesties. Inkoop is in basis verantwoordelijk voor het tot stand komen van het contract. Inkoopverantwoordelijken zouden concreet actie moeten ondernemen om het de finance-afdeling gemakkelijker te maken. Ze dienen contractuele afspraken te maken over de manier waarop de facturen worden aangeleverd. Dat is misschien makkelijker gezegd dan gedaan. 

Nieuwe functie

Om leveranciers te bewegen om op een andere manier data aan te leveren heeft nogal wat voeten in aarde. Vaak wil de leverancier dan ook de inkooporder in datzelfde formaat ontvangen. Dat betekent dus dat Inkoop zich samen met Finance over dit vraagstuk moet buigen. Dit is een gezamenlijke verantwoordelijkheid. De functie van purchase-to-pay manager werd hiermee geboren. 

In de tijd dat mijn accountant het vak leerde, bestond de purchase-to-pay manager nog niet. Logisch, want software voor automatische factuurmatching was er ook nog niet. We leven in een interessante tijd met automatisering en nieuwe beroepen. Ik ben benieuwd wat ik volgende keer aan mijn accountant ga vertellen.