De opmars van de inkoopcontroller

Wat ooit schoorvoetend begon met het uitdraaien van een crediteurenlijstje is uitgegroeid tot een vakgebied: inkoopcontrolling. Het succes van de samenwerking tussen Inkoop en Controlling roept de vraag op waarom nog niet ieder bedrijf een inkoopcontroller heeft.

Is dit nieuws? Ja, dit is nieuws. Inkopen is een jong vak en eerlijk gezegd weten we nog steeds niet zo goed hoe het moet. De inkopers zijn het stadium van de cowboy nog niet ontgroeid. Langzaam leren we hoe we de stap van cowboy naar boer moeten maken en zien we welke cruciale rol Controlling hierbij speelt.

Inkoop
Inkoop gaat over kosten. Prijs is slechts een onderdeel daarvan. Je moet als inkoper weten welke kosten er gemaakt worden in je organisatie en deze kunnen vergelijken met mogelijkheden in de leveranciersmarkt. Dat is moeilijk, omdat kosten in allerlei vormen voorkomen, die niet allemaal even herkenbaar zijn. Wat zijn bijvoorbeeld de kosten van vertragingen? Van de inkoper wordt verwacht dat hij het proces begrijpt en kan verbeteren.

Categorie
De meeste inkoopprojecten beginnen met de vraag wat er aan een inkooppakket wordt uitgegeven. Hier gaat het al fout. Facturen worden geboekt op kostensoorten, maar die zijn in de regel voor inkoop niet goed bruikbaar. Een term als “flexkrachten” of “uitbesteed werk” is voor een inkoper veel te vaag. Die zoekt naar categorieën die een afspiegeling zijn van de inkoopmarkt, dus inkooppakketten zoals “juristen” of “uitzendkrachten”.

Uitgaven
De controller wordt dus geconfronteerd met de vraag wat er wordt uitgegeven per inkooppakket, aan welke leveranciers en door welke afdelingen of personen. Wil hij hier goed antwoord op geven, dan richt hij een rapportage in, waarmee de uitgaven per inkooppakket goed gevolgd kunnen worden. Dit hoeft echt niet realtime, één keer per kwartaal is al prachtig. De inkoper is hiermee in staat om prioriteiten te stellen en de juiste mensen te benaderen.

Besparing
Als een inkoopproject wordt opgeleverd, dan claimt het inkoopteam een resultaat, bijvoorbeeld een besparing. Die besparingen worden te pas en te onpas gebruikt. Bijvoorbeeld om afdelingen te korten op hun budget. Dat is op zichzelf al weinig motiverend, maar het wordt bovendien vaak nogal rücksichtslos gedaan. In de euforie over de besparing worden details over het hoofd gezien: Een contract dat later ingaat, een korting op een investering die geactiveerd wordt, een prijsverhoging die is voorkomen en als besparing wordt opgevoerd of duurdere producten die voor dezelfde prijs worden ingekocht. Het is de taak van een inkoopcontroller om managers inzicht te geven in het effect van het inkoopresultaat op hun budget.

Realisatie
Dan is er nog een valkuil. Besparingen die inkoop rapporteert zijn bijna altijd verwachtingen. Als Inkoop een contract afsluit, met bijvoorbeeld lagere tarieven, dan mag je verwachten dat de kosten naar beneden gaan. Maar of dit werkelijk gebeurt moet de toekomst nog uitwijzen. De inkoper is dan allang met nieuwe projecten bezig. De verwachtingen moeten worden getoetst aan de werkelijkheid. Meestal niet zo moeilijk, maar wel waar het uiteindelijk om draait. De inkoopcontroller heeft als taak de verwachtingen van een inkoopproject meetbaar te maken en de realisatie te volgen. Dit kunnen de p en de q zijn. Maar ook allerlei andere indicatoren komen voor. Bijvoorbeeld verwachtingen rond energiebesparing of lagere voorraden. De inkoopcontroller waarschuwt als er een afwijking is, zodat de budgethouder of de inkoopafdeling kan bijsturen.

Begroting
In de jaarlijkse budgetrondes spelen de inkoopuitgaven een significante rol. De inkoopcontroller kan inzicht geven in de inkoopkosten en hoe die zijn versleuteld in een generieke doorbelasting. Aan de hand van de projectplanning van Inkoop kan de inkoopcontroller een verwachting afgeven voor de uitgaven in het komende jaar. Dat maakt de begrotingen realistischer en motiveert de managers om mee te werken aan verbetertrajecten.

Gebruik contracten
Een besparing haal je alleen als het contract door iedereen gebruikt wordt. Maar dit gebeurt niet altijd. Je moet dus het gebruik meten. In de eerste plaats is dit een administratief proces. Bestellingen en facturen moeten verwijzen naar een raamcontract en hiervan moet een rapportage beschikbaar zijn. Aan de hand van die rapportage kan de inkoopcontroller budgethouders wijzen op hun contractcompliance, zo nodig bijsturen en, in geval van nalatigheid, escaleren.

Volgen
Vrijwel elke harde, meetbare afspraak die inkoop maakt is door de inkoopcontroller te volgen. Dit kunnen afspraken zijn over levertijden, uitval, kwaliteit en zelfs MVO doelstellingen, bijvoorbeeld voor de GRI reporting. Voor inkopers en afdelingsmanagers is het moeilijk om deze metingen gestructureerd uit te voeren. De inkoopcontroller kan dit wel. Zachte doelstelling, rond service of kennisontwikkeling kunnen weer beter op de afdeling worden gevolgd.

Toekomst
Is hiermee het werkveld van de inkoopcontroller afgebakend? Nee. Er is nog meer. Er zijn nog onderwerpen waar de inkoper zich nog niet mee bezighoudt en waar de inkoopcontroller van grote betekenis kan zijn.

Als de prijs of kosten naar beneden gaan is dit relatief eenvoudig inzichtelijk te maken. Maar als inkoop zorgt voor een betere concurrentiepositie, wordt het een stuk lastiger. Er is nog nauwelijks kennis over het verband tussen de kwaliteit van inkoop en het bedrijfsresultaat. Hier ligt nog een belangrijke taak voor de business controller. Als de bijdrage aan het bedrijfsresultaat beter zichtbaar wordt, dus niet in termen van besparing maar van toegevoegde waarde, zal de focus van inkoop enorm veranderen.

Continuïteit
Een ander braakliggend gebied is de vertaling van risico’s naar inkoopresultaat. Als een organisatie wordt geconfronteerd met een claim, bijvoorbeeld voor illegaal softwaregebruik, zal de inkoper in onderhandeling gaan. Hij kan hier geweldig mee scoren, als cowboy. Het is natuurlijk veel beter om zulke incidenten te voorkomen, maar dat is saai en vooral niet zichtbaar. De inkoopcontroller die inzicht kan geven in de afname van risico’s is goud waard en kan de inkoopfunctie in een heel ander voetlicht plaatsen.

Competent
Wat is het profiel van een inkoopcontroller? Ten eerste moet het iemand zijn die is geïnteresseerd in de bedrijfsvoering, een business controller met interesse voor bedrijfsprocessen. Bovendien moet hij communicatief zijn. Kunnen uitleggen aan collega’s hoe zij met inkooponderwerpen moeten omgaan en aan managers hoe zij invloed hebben op de hoogte van hun inkoopuitgaven. En last-but-not-least: iemand die niet bang is om te pionieren in een nieuw vakgebied, waarmee straks de succesvolste organisaties zich gaan onderscheiden.

Emeritor (www.emeritor.com) is al 14 jaar toonaangevend inkoopdienstverlener met 85 medewerkers. Klanten zijn grote en middelgrote bedrijven en overheidsorganisaties die diensten afnemen op het gebied van inkoopverbeteringen en -besparingen.

Maarten Erasmus is Managing Consultant en sinds 2003 werkzaam bij Emeritor. Na zijn opleiding Industriële Vormgeving heeft hij groot aantal jaren bij Philips  gewerkt in de inkoopfunctie. Bij Emeritor vervult hij de rol van programmamanager bij klanten, waar medewerkers van Emeritor en van de klant samen verbeterprojecten uitvoeren.