Denk in beelden, niet in getallen

Stephen Covey schreef het boek ‘Seven habits of highly effective people’. Deze gedachte is prima toe te passen op het gedrag van de finance professional. Lees hoe je stap voor stap aan de slag kunt met de vierde eigenschap: denk in beelden, niet in getallen.

Het beeld van de jaarrekening

Tijdens mijn vakantie checkte ik zo nu en dan mijn mail. Ik vind dat prettig, dan heb je niet het gevoel van een enorme achterstand als je de mail weer opent op je eerste werkdag (of de zondagavond ervoor zoals ik meestal doe).  In het lijstje nieuwe mails zat er eentje van mijn accountant. Of ik nog even de concept jaarrekening van mijn BV wilde goedkeuren zodat we het proces tijdig konden afwerken. Nou weet ik niet wat het beeld is dat jij hebt het lezen/goedkeuren van de jaarrekening, maar mijn beeld is ongeveer als volgt: een boekje van 30-40 pagina’s getallen met toelichting, gerangschikt naar de vaste onderdelen van de balans en resultatenrekening. Waarbij geldt dat slechts een gering deel interessant is voor de bestuurder als het gaat over het goedkeuren van het document. Het meeste is gedurende het jaar al eens gepasseerd in de verschillende administratieve processen als het gaat over het toewijzen van kosten, goedkeuren van betalingen, etc.

Auteur: Charles van der Ploeg is strategieversneller en partner bij Decido.

Wat ik interessant vind op dit moment in het proces is hoe we bepaalde investeringen en voorzieningen waarderen, hoe we omgaan met RC posities, dat soort zaken. Ik vroeg dus aan die accountant (vanuit dit beeld): “Beste, zijn er nog bespreekpunten?” Die waren er natuurlijk niet zodat ik rustig verder kon met vakantievieren.

Eigenlijk zou ik wensen dat de concept jaarrekening zou zijn voorzien van een bovenliggend velletje waarin ik in één oogopslag zou kunnen zien waar de bespreekpunten zijn en welke aandacht ik daaraan moet geven. Waar moet ik verdiepen/analyseren? Wat moet ik goedkeuren? Waar moet ik actie nemen? Dat soort zaken. Een standaard jaarrekening werkt helaas niet zo. Daar is nog een lange weg te gaan. Of positiever gesteld: ook hier is nog veel ruimte voor verbetering!

Zie ook:
De effectieve financial: Denk in sturing, niet in verantwoording
Vergroot je invloed in drie stappen
Effectieve financial denkt niet resultaatgericht

Vanuit de gedachte dat je het best zelf ook kunt bijdragen als je ergens verbeterpotentieel ziet ben ik bezig met een serie blogs over de 7 eigenschappen die je als finance professional zou moeten nastreven om meer effectiviteit te bereiken. In eerdere blogs heb ik geschreven over sturen, over het vergroten van je invloed, over denken in oorzaak-gevolg. Dit keer gaat het over de eigenschap: denk in beelden, niet in getallen.

Habit 4: Het denken in beelden, stap voor stap

Stephen Covey stelt als 4e eigenschap: ‘Seek first to understand, then to be understood’. Als finance professional heb je niet altijd direct het beeld scherp op het netvlies dat de mensen waar je voor werkt vaak veel minder bedreven zijn in het doorgronden van al die getallen. En ook dashboards en rapporten die meer visueel van aard zijn kunnen je nogal eens op het verkeerde been zetten. 

Belangrijk aspect dat hierbij in beeld komt is dat we rapportages weliswaar registreren met het oog maar waarnemen met het brein.  En dat brein is nogal een ding. Nobelprijswinnaar Daniel Kahneman heeft in zijn publicatie ‘Thinking fast and Slow’ op een heel verhelderende manier laten zien dat ons brein eigenlijk bestaat uit 2 denksystemen: ‘systeem 1’ dat intuïtief /onderbewust vanuit emotie en beelden werkt en ‘systeem 2’ dat relatief langzaam/bewust denkt vanuit ratio/logica. Dit inzicht kunnen we prima toepassen als het gaat om het effectief vormgeven van dashboards en rapporten.  We willen bereiken dat tussen het registreren/waarnemen van een rapport en het nemen van actie zo min mogelijk onnodige moeite en denkwerk wordt verricht. Maar ook dat daar waar nodig het brein wordt gedwongen om over te stappen naar systeem 2 om rustig te analyseren en te verdiepen. 

Ik denk dat het enorm helpt als je in het ontwerp van dashboards en rapportages hierover nadenkt met kennis over hoe ons brein werkt. Wanneer kan het brein nog makkelijk signaleren, hoe trek je (automatisch) de juiste aandacht? Hoe en in welke mate zet je getallen in? Hoe help je het brein bij het versnellen daar waar het kan, en vertragen daar waar het moet? Centrale gedachte is het richten van aandacht. Waar wil je dat de aandacht naartoe gaat? Liefst alleen naar die onderwerpen waar aandacht gevraagd wordt. Waar analyse nodig is. Of meer inzicht. Of actie.

Hoe meer je erover nadenkt, hoe meer vragen er lijken te ontstaan. De volgende drie praktische stappen helpen je zeker op weg!

Stap 1: remove to improve!  

Als het gaat over het effectief trekken van aandacht dan helpt het om als eerste te beginnen met het verwijderen van overbodige ballast uit rapportages die vaak onnodig de  aandacht trekt. Edward Tufte introduceerde daarvoor de term ‘data-ink ratio’.  De data-ink ratio is de verhouding inkt die je nodig hebt voor het printen van de informatie ten opzichte van de totale hoeveelheid inkt die je gebruikt voor het printen van het rapport. Tufte stelt dat deze ratio idealiter gelijk is aan 1. Onder het motto “remove to improve’ stelt hij dat het zonde is om bij het presenteren van informatie onnodige pixels toe te voegen zonder dat deze informatie voor de gebruiker toevoegen.  Hieronder kan je daar een treffend voorbeeld van zien. Behoud van informatie, alleen wordt daar veel minder beeld bij gebruikt!

Hoe komt dit tot stand? Eigenlijk heel simpel door het aflopen van een rijtje simpele opdrachten. Als eerste: verwijder de achtergrond, deze voegt niks toe. Dus al het grijs en bruin kan eruit. Opdracht twee: verwijder dubbele/onnodige labels. Dus: de legenda, een deel van de titel en de as-titels kunnen er praktisch helemaal uit. Opdracht drie: verwijder alle onnodige omkaderingen en kleuren en ‘special effects’ (zoals schaduw en 3-D). Opdracht vier: vervang de y-as met waarden en rasterlijnen door directe (waarde-)labels. En klaar ben je! Doe mij een plezier en pak direct (een print) van een willekeurig rapport en loop eens door de vier opdrachten. Markeer wat er weg kan. Levert het veel op? Ik denk het wel!

Stap 2: voeg ‘pre attentive attributes’ toe

Nou helpt de vorige stap al enorm bij het vereenvoudigen van de hoeveelheid pixels die je op het netvlies geprojecteerd krijgt. Alleen, de opmerkzame lezer blijft nog wel even steken op die rode kleur uit het vorige plaatje. Waarom was deze niet grijs? Heel goed opgemerkt! Wat je daarnaast ook had kunnen opmerken: had het plaatje niet nog verder uitgekleed kunnen worden? Want de staven zijn (onnodig) gevuld, en ook de randen van de staven kan je grotendeels weglaten zonder dat je de informatie kwijtraakt. Kijk bv maar eens naar de illustratie hieronder waarin wat wordt gespeeld met deze gedachte. 

Met dank aan Stephen Few stel ik dat het vereenvoudigen van de informatieboodschap op zich heel goed is, maar dat het trekken van aandacht (daar waren we tenslotte mee bezig) ook kan inhouden dat je iets toevoegt dat de aandacht trekt. Few stelt dat het tonen van een grafiek een manier is om een verhaal te vertellen. En dat je als lezer van het verhaal geholpen moet worden bij het makkelijk(er) begrijpen van het verhaal zoals dat bedoeld is door de schrijver. Studies hebben uitgewezen dat het vergroten van ‘selective attention’ (lees: aandacht) heel effectief kan middels (gematigd) gebruik van zogenaamde ‘pre attentive atrributes’. In normaal Nederlands: visuele attributen die we onbewust al waarnemen zonder er verder bij na te denken. 

bron: Stephen Few (Perpetual Edge)

Hierboven zie je een vaak vertoonde afbeelding waarin alle bekende visuele attributen staan genoemd. Ze zijn echter niet allemaal geschikt voor managementrapportages! Size, Enclosure en Color werken goed. Over de andere ben ik minder enthousiast. Moet je ze dan allemaal gebruiken? Ik adviseer er maximaal één te kiezen in een rapport. Beperking helpt om het rustig te houden. Plus, als het goed is levert één pre attentive attribute al de gewenste aandacht op.

Stap 3: verplaats jezelf in de mind van de gebruiker

Nou hebben we ons in deze blog wat verdiept in de techniek van het effectief visualiseren van een rapport ten dienste van het trekken van aandacht op die onderwerpen die daarom vragen. Daarmee verbeteren we in technische zin het rapport. Maar of we daarmee hebben gewonnen aan effectiviteit kunnen we alleen beantwoorden als we ons hebben verdiept in de wereld van de gebruiker. En daarmee is dit eigenlijk de eerste stap die je hebt te zetten als je wilt denken in beelden in plaats van getallen. Om met de eerdere stelling van Few nog maar even te herhalen: welk verhaal wil je dat het rapport vertelt? Daarvoor moet je in gesprek met je doelgroep. Bedenk daarbij dat dashboards en rapporten eigenlijk nooit op één bureau liggen, maar altijd tussen mensen in op de vergadertafel.  Als ‘brandstof’ voor het goede gesprek. Waarvoor wordt het rapport gebruikt? Wordt het voor monitoring doeleinden gebruikt, voor analyse, voor het nemen van actie? De toepassingen verschillen nogal, en de vormgeving daarmee ook. Als finance professional is het je taak om je te verdiepen in deze toepassingen en je te verplaatsen in de wereld van de bestuurders, directeuren en managers. 

Het gebruik van storyboarding om het verhaal te ‘vangen’ en met je doelgroep te bespreken is daarbij een heel eenvoudige en tegelijkertijd effectieve manier. Het scheelt enorm in de ontwikkelkosten als je de tegenwoordig zo populaire ‘user stories’ weet te onderbouwen met concrete beelden. Hierboven is een stukje van een storyboard opgenomen dat is gebruikt bij het ontwikkelen van de nieuwe managementrapportage voor een zorginstelling.

…en actie!

In deze blog heb ik weer drie stappen beschreven met concrete tips om zelf mee aan de slag te gaan. Het helpt je … Nog even de belangrijkste tips op een rijtje:

1. Loop bestaande rapporten en dashboards eens na op onnodige (visuele) ballast. Verwijder zoveel als mogelijk zonder dat je informatiewaarde verliest. Eenvoud en rust in reporting werkt enorm effectief. 
2. Verrijk je (sobere) rapport met één goed gekozen visueel attribuut. Gebruik het daar waar je de aandacht op wilt vestigen. Alles wat je aandacht geeft groeit. Kies scherp!
3. Belangrijkste tip gaat over je eigen gedrag en mindset. Wees je bewust van het feit dat jij veel meer thuis bent in de getallen dan wie dan ook in je doelgroep. Welk verhaal wil je vertellen? Ga in gesprek. Gebruik storyboards. Seek first to understand, then to be understood!