De eerste stappen richting digitale transformatie: 4 tips uit de praktijk

De een is financieel manager bij een dierentuin. De ander zelfstandig ondernemer binnen het mkb en weer een ander is CFO bij een technisch bedrijf. Wat alle 22 financials met elkaar gemeen hebben, is dat ze in meer of mindere mate ervaring hebben met verandermanagement en de digitale transformatie. En dus zetten Exact en Alex van Groningen ze met elkaar om tafel. Hoe gaan we als financials om met het digitaliseren van bedrijfsprocessen? Kunnen we hierin leren van elkaar?

Proces optimalisatie of digitale transformatie?
Allereerst komt het verschil tussen procesdigitalisatie en digitale transformatie ter sprake. “Sommige mensen noemen een formulier in Excel hangen al digitale transformatie, maar dat is het volgens mij niet”, aldus een van de deelnemers. “Veel bedrijven komen eerst nog in de reparatie- en automatiseringsfase, voordat ze kunnen digitaliseren.”

Een tweede deelnemer vult aan. “Precies. Een pakketje online kunnen tracen of klanten online bestellingen laten plaatsen is leuk, maar is dat digitale transformatie? Digitale transformatie is meer dan verbeteringen in het proces aanbrengen en slim automatiseren. Je moet een bepaald digitaal niveau hebben, wil je de transformatie van je hele businessmodel kunnen laten plaatsvinden.”

1. Begin bij je bedrijfscultuur
De meeste financials zijn het erover eens: het eerste aandachtspunt bij change management is de cultuur. Organisatieverandering begint met het meekrijgen van je medewerkers, wat soms lastig is als zaken al jaren op dezelfde manier gedaan worden. Ondernemen en veranderen betekent vallen en opstaan, wat vraagt om een flexibele, open en veilige omgeving plus een bepaalde mate van vrijheid en verantwoordelijkheid. “Luister ook goed naar de jonkies”, klinkt het uit de zaal. “Oudere medewerkers zijn gemiddeld genomen meer vastgeroest en bij jongeren zit innovativiteit in de genen. Natuurlijk zijn er uitzonderingen, maar een evenwichtige organisatie met alle generaties die elkaar aanvullen, is bijna een voorwaarde voor succes.”

2. Zet een stip aan de horizon
Bepaal eerst je einddoel: het waarom en het waarheen. “We zien te vaak bedrijven die iets willen doen, maar geen idee hebben wat. Laat staan hóe”, vertelt Jan Rimmelzwaan van Exact. “Besef ook dat transformaties jaren duren. Sterker nog: ze houden nooit op”, vult iemand aan. “Neem dus de tijd en plan niet alles voor morgen.” Wat je einddoel wordt, is ook afhankelijk van je omgeving. Is die ouderwets en komen orders nog binnen via fax of e-mail? Dan is voorop gaan lopen met een digitale orderintake voorlopig genoeg. Is je omgeving innovatief? Dan wil je drie stappen daarvoor lopen en zul je meer moeten fantaseren en initiëren.

“Voorbij die stip aan de horizon denken is belangrijk”, zegt een volgende deelnemer. “Hoe lever je straks nog toegevoegde waarde als de klantbehoefte verandert? De gemiddelde levensduur van bedrijven is tegenwoordig nog maar vijf jaar, dat was in 1980 nog 20 jaar. Ik sprak laatst een bedrijf dat digitale in plaats van fysieke kleding ging ontwerpen. Voor je avatar dus. Kijk, dat is nou eens anders denken!” Een andere IT-financial in de zaal vertelt over hún stip. “Op termijn moet alles in de cloud gebeuren. En dus hebben we een eigen platform ontwikkeld. Vroeger verkochten we licentiecodes en servers, nu storage in de cloud omdat over een paar jaar alleen nog bedrijven als het Ministerie van defensie eigen servers hebben. Deze stip bepaalt niet alleen onze strategie maar vraagt aanpassingen in alle processen. Ook de benodigde skills en provisieregelingen van salespersoneel veranderen, om maar eens iets te noemen.”

3. Begin gewoon
Voor sommigen is het moeilijk een voorstelling te maken van de toekomst. Of het einddoel verandert steeds weer. “Als je niet precies weet welke kant je op moet, probeer dan een weg en begin gewoon”, luidt een tip. Geen enkel IT-project verloopt in één keer foutloos, dus sta jezelf toe fouten te maken. Natuurlijk moet je hiervoor de top ook mee krijgen. Bij een directie die eerst zekerheid wil hebben, is het trial-and-errorprincipe lastig. Overtuig hen van het feit dat ook bedrijven als Uber en Tesla eerst 99 procent van de kosten in mislukte projecten gestopt hebben en dat slechts één procent van de experimenten gelukt is! Kijk naar de impact die je in jouw sector kunt maken en waag de sprong in het diepe. Gelukkig is een appje tegenwoordig zo gemaakt en is 10.000 keer testen niet meer nodig. Dat maakt het uitproberen van ideeën sneller mogelijk.

4. Doe het samen
Digitale transformatie vraagt om een transitie van de hele keten, we hebben het dan niet alleen over interne reparaties of procesveranderingen. Neem dus niet alleen je klant, maar de hele externe omgeving mee. Zoek partners, en beperk je daarbij niet tot je huidige leveranciers of financierders, maar kijk ook naar experimenterende startups. “Zet allerlei partijen om tafel en het proces gaat vanzelf lopen”, krijgt de financiële man van een bloem- en plantzaadjesbedrijf ter plekke geadviseerd. Want wat kan hij doen om nog betere bloemen te krijgen? “Dat vraagt om een brede blik vanuit zowel R&D als kwekers en retailers enzovoorts. Innovatie en duurzame verandering krijg je niet in je eentje van de grond.”

Maatschappelijke invloed op digitale transformatie
Naast de voorspelling dat we in de toekomst alleen nog maar in de cloud werken, worden ook zaken als data awareness, privacywetgeving en cyber security steeds belangrijker. Politieke en maatschappelijke invloeden hebben een steeds grotere invloed op digitalisering. Tot op heden was het vrijheid blijheid in de digitaliseringsslag. Juichten we bij elke vernieuwing. Nu stellen we onszelf steeds meer de vraag: is elke vooruitgang ook wel een vooruitgang voor de maatschappij?

First things first
“Sta je op het punt de digitale transitie vorm te geven, zit je midden in een verandertraject of adviseer je bedrijven bij hun digitale transformatie? Staar je dus niet blind op de technologie, maar houd je doel voor ogen”, vat Michael van Asperen, community manager bij Alex van Groningen, samen. “We zijn soms te veel gefocust op hippe technologieën. Data blijven een middel en geen doel an sich. Vóór digitaliseren staat altijd nog innoveren, en dat is iets heel anders. Hou de juiste volgorde in de gaten. Eerst moet je volume hebben, dan processen snappen en ze eenvoudiger maken, dan automatiseren en tot slot digitaliseren. Blijf rustig en ren niet overal achteraan. First things first.”

Dit artikel wordt u aangeboden door Exact

Ontdek Exact voor Finance