De digitale dromen van publieke finance professionals

Wat zijn de grootste uitdagingen van finance professionals in publieke organisaties? Tijdens het Jaarcongres Public Finance op donderdag 30 oktober werd dit besproken in een rondetafeldiscussie gefaciliteerd door Unit4.

De sessie begon met een keuze over topprioriteiten. Iedere deelnemer kreeg een kaart met daarop: Als ik iets van het nieuwe normaal geleerd heb is het wel:
1. Mijn medewerkers moeten overal altijd toegang hebben tot hun digitale werkomgeving.
2. Mijn ERP-systeem heeft minstens zoveel moeite met verandering als mijn medewerkers.
3. Scenario-analyses kunnen opstellen en met elkaar kunnen vergelijken is noodzakelijk.
4. We moeten onze IT-strategie aanpassen aan de nieuwe omstandigheden.

Er zat veel variatie in de antwoorden, maar een terugkerende wens voor publieke financials is het verbeteren van hun financiële rapportages. Ook is er op het gebied van digitalisering nog veel te winnen, zo bleek. “Er hapert veel, waardoor mensen zaken lokaal gaan doen. We willen juist alleen via de cloud werken met een betrouwbaar systeem”, merkte een deelnemer op. Ook hybride werken bleek niet voor iedere organisatie even gemakkelijk. “Als wij op locatie werken via Teams kan onze wifi het niet aan.”

Een deelnemer die ‘4’ had aangegeven heeft dat gedaan middels de toepassing van een ‘no code, low code’ oplossing. “Daarin kun je zelf veel doen zonder dat je overal een programmeur voor nodig hebt.” Ook worden bij verschillende overheidsorganisaties meer ‘smart systems’ toegepast. “Boekhouders zijn bij ons nog veel informatie in Excel aan het inkloppen”, zei een deelnemers. “Onnodig met moderne technologie die hele velden automatisch kan invullen. Het handmatige finance werk gaat er zo steeds meer uit.”

“Door corona zijn mensen meer over hun IT-strategie gaan nadenken”, zei Wilfierd Teunissen van Unit4. “De behoefte om te innoveren in organisaties is sterker geworden, zien wij.”

De tweede stelling luidde: Mijn organisatie:
1. Is een voorbeeld voor anderen op het gebied van innovatie.
2. Wordt eerder geremd dan ondersteund door IT.
3. Kent een open cultuur en wil continu verbeteren.
4. Heeft haar processen duidelijk beschreven.

Ook bij deze stelling blijkt dat er op ICT-gebied nog veel te winnen valt binnen de publieke sector. “80 procent van de publieke sector loopt achter”, zei een directeur Financiën. “Dat komt ook omdat veel mensen hun hele carrière met één stukje bezig zijn. Bij innovatietrajecten moeten ze opeens het hele proces in ogenschouw nemen. Maar ze zijn bang dat hun stukje fout gaat en dat de burger daarvan de dupe wordt. Daardoor lukt het veel mensen niet integraal te kijken.”

“Wat zijn de grootste kansen om de bedrijfsvoering te verbeteren in de publieke sector met moderne technologie?”, vraagt de moderator van de sessie Melle Eijckelhoff zich af. “We weten dat er technologisch steeds meer kan. Wat zijn jullie dromen op dit gebied?” Hier komen twee antwoorden uit die alle deelnemers nastreven. De eerste is efficiency in de financiële processen. “Dat klinkt basaal, maar dit levert veel meer tijd op om met de klant en met relatiemanagement bezig te zijn”, aldus een deelnemer.

De tweede is het realiseren van betere stuurinformatie. “Ik zou de koppeling met big data willen maken”, zei een deelnemende concerncontroller. “Waarom heeft die gemeente een tekort aan BMO Jeugdzorg? Dat zie je nu niet meteen. Door als Financiën de juiste data in te zetten kun je dit soort inzichten wel verschaffen. Inzichten waar de gemeente echt wat aan heeft.”

“Van stolling naar beweging”, zo vatte een deelnemer het samen. “Met real-time analytics zien waar de kosten uit de pas lopen. Niet alleen maar cijfers bij elkaar harken, maar echt sturen.”

Dat het deze kant opgaat werd ook bevestigd door Teunissen. “We gaan toe naar financiële systemen, ondersteunt door real-time data. En we gaan veel meer sturen op de uitzonderingen. Onze droom als Unit4 is de technologie die er al is ook echt te gaan inzetten.”

“Dat vind ik het mooie van financials”, sloot Eijckelhoff af. “Je vraagt ze te dromen van technologie, en ze komen met een heel realistisch toekomstbeeld.”