De controller als business partner – 5 gouden tips

In een tijd dat in het controllersvak de meeste aandacht uitgaat naar kwaliteiten als ‘tegenwicht kunnen bieden’, integriteit en het beteugelen van overambitie. Er wordt juist nu veel van controllers gevraagd op het gebied van empathisch vermogen en sociale vaardigheden.

In tijden van overvloed was het vak van controller een minder kritische bedrijfsfunctie, het maakte immers niet al te veel indruk wanneer op een groot feest waar euforie heerste en groei en ambitie aan de waan van de dag waren, iemand – een controller – nuchter en bedeesd hardop fluisterde of we niet teveel risico’s namen of onze bril niet al te roze was… De fanfare trok luid toeterend verder, de schuchtere Financial als een onbegrepen nerd achterlatend in zijn eigen cijfergebrabbel . . .

Tijden zijn veranderd, managers hebben hun ambities getemperd en moeite genoeg om normale resultaten te realiseren. Waar de controller voor de crisis de polonaise nog hinderlijk in de weg liep fungeert hij nu als anker en kompas tegelijk, maar dit betekent ook dat hij moet kunnen presteren in deze opgewaardeerde status binnen de organisatie. En niet doorslaan naar de azijnzurige kant van de overkritische boekhouder die alle ambitie, innovatie en ondernemerslust weet dood te cijferen met een vleugje cynisme uit het verleden.

Het balanceren tussen ambitie en voorzichtigheid is als het zijn van een sleepanker in de branding. Goede controllers houden het schip op koers en loodsen het door woelige baren. Niet alleen met vakkennis, maar juist ook met het vermogen om deze vakkennis over te brengen op anderen, als gerespecteerd professional en begaafd communicator. Allereerst vraagt dit van de controller zelf dat hij een volwassen houding heeft wanneer het gaat om de dilemma’s die zich in de bedrijfsvoering voordoen en waarop hij als professional kan worden aangesproken. Wel of niet een groot project starten? Instemmen met een overname? Beloningen vaststellen of bezuinigen en saneren? Het vraagt om een volwassen houding die verder gaat dan alleen goede vakkennis. Soms helpt eerdere ervaring, maar als dat er (nog) niet is, kun je die opzoeken bij ervaren peers. En twijfelen mag, ook voor controllers.

Daarnaast zal de controller zich moeten kunnen bedienen van een breed scala aan vaardigheden die maken dat zijn oordeel op de juiste waarde wordt geschat en in de besluitvorming wordt meegewogen. Goede controllers kunnen op het gepaste moment overtuigen met feiten en argumenten, die ze in de juiste context van de probleemstelling weten te plaatsen. Zij kunnen doseren – niet teveel en niet te weinig informatie – en timen hun inbreng zorgvuldig, het zijn cijfer-communicators die complexe financiële zaken tot de essentie weten terug te brengen en hierdoor succesvol zijn.

Goede controllers zijn ook in staat om – wanneer het nodig is – met hun vuist op tafel te slaan en hun boodschap (waarschuwing) kracht bij te zetten, zij beheersen de kunst van het professioneel boos worden en tonen zich congruent met de ernst van de boodschap. Timide fluisteren ‘wanneer we deze overname doen gaan we failliet’ zal niet veel indruk maken. Controllers zijn net mensen, dus enige emotie mag… nee moet in het vak verdisconteerd worden op gepaste momenten. Overtuigen met de juiste dosis informatie, stevig kunnen debatteren, gevoel voor verhoudingen, polderen wanneer gewenst en stelling nemen wanneer nodig… De controller als businesspartner is een kameleon die in vraagstukken waar ‘ambitie strijdt met zorgvuldigheid’, ‘waar persoonlijk belang worstelt met integriteit’ en ‘waar transparantie ondergaat in complexiteit’ de herkenbare professional kan zijn die sleepanker en baken tegelijk is voor de organisatie.  

De goede controller kan dit in aanleg omdat hij als fundament een gedegen dosis vakkennis weet te mobiliseren en inhoudelijk sterk is (weten waar je over praat), dat is overigens een hygiëne factor in het controllersvak. Kennis is – over het algemeen – op orde, maar de vaardigheden mogen soms geoefend worden om juist die controller te zijn die als business partner zijn bijdrage levert. Het is een mooie ontdekkingsreis om hiermee aan de slag te gaan.

Stijlen van beïnvloeding, bronnen van macht, omgaan met control-dilemma’s, lol beleven aan lastige managers, cultuur en communiceren met cijfers, het zijn onderwerpen die in de training ‘De controller als businesspartner’ uitvoerig aan bod komen; ‘cijferen kun je leren, vaardigheden moet je proberen’. Op deze wijze haal je meer uit jezelf dan alleen maar vakkennis en dat is de moeite waard. Misschien zelfs noodzakelijk in deze tijd waarin controllers juist gevraagd worden om eerder business partner te zijn dan een financieel expert.

5 tips voor de controller als business partner

1. Houd je vakkennis op orde met actuele zaken

Veel niet-financials zullen de waarde van hun controller niet kunnen afmeten aan zijn diepere vakkennis van complexe financiële zaken. Wel wordt een controller’s imago gevormd door de wijze waarop hij zich manifesteert wanneer het gaat om financiële randzaken ‘waarover iedereen een mening heeft’. Wanneer het gaat over geld wordt de controller al snel als deskundige gezien, het is goed om dit te beseffen en ook bijvoorbeeld grotere economische vraagstukken te kunnen toelichten en uitleggen. Zo heeft iedereen wel een mening over de derivaten kwestie rondom Vestia, maar weinigen begrijpen deze complexe materie. Een controller kan – buiten zijn core business en werkzaamheden – wellicht aan imago building doen door hier een bovengemiddelde kennis over te hebben en een heldere mening over te formuleren.

2. Durf stelling te nemen in situaties die vragen om een heldere richting

Wel of niet een investering doen is niet alleen een investeringscalculatie in enge zin. Het is een oordeel en besluit wat mede gevoed wordt door de onderliggende berekeningen van de financial, maar waarin andere kwalitatieve aspecten ook een rol spelen. Hebben we eerdere ervaringen opgedaan? Wat vinden onze klanten er van, die dure directie auto is wellicht goed dicht te rekenen, maar… Cijfers bestaan niet in een vacuüm, maar ontlenen hun meerwaarde aan de context waarin ze gepresenteerd worden. En die is vaak minder feitelijk en objectief dan we denken. Minus 15°C is in Friesland een reden om de rayonhoofden in allerijl bijeen te roepen en op de Noordpool een warme lentedag…

3. Toon lef

Van een goede controller wordt – juist in deze tijden – verwacht dat hij stelling durft te nemen en waar nodig een onderbouwde afwijkende mening durft uit te dragen. Dat is soms eng en niet altijd een dankbare taak. Besef wel dat u mede hiervoor bent aangesteld en dat het juist van u verwacht wordt om de organisatie voor dure en risicovolle uitglijders te behoeden. U kunt het ook omdraaien; in vele recente debacles roepen laffe omstanders nu ‘waar was onze controller?’ Dat is misschien niet fair naar de vakbroeder die destijds niet het vermogen had het tij te keren, maar daar kunnen collega controllers vandaag de dag lering uit trekken en moed uit putten. Het is een kwaliteit om non financials in te laten zien dat ‘kosten worden onderschat, inkomsten worden overschat en risico’s worden gebagatelliseerd’. Overigens is dit vaak de analyse achteraf wanneer het kalf al verdronken is. Aan u de taak en de verantwoording om dit vooraf te kunnen duiden!

4. Gebruik verkoopargumenten in plaats van product eigenschappen

Veel experts onder de controllers laten zich verleiden tot te veel – en te gedetailleerde informatie; het doet toehoorders afhaken. Inhoudelijke zaken van het controllersvak zijn veelal nauwelijks interessant voor de leek die toch niet kan doorgronden hoe een ingewikkelde belastingconstructie in elkaar steekt of hoe een derivatenpositie berekend wordt. Wel begrijpt men of er kosten worden bespaart of extra inkomsten worden gegenereerd, of juist minder risico wordt genomen, marktaandeel wordt vergroot, et cetera. Wanneer u uw auto ophaalt bij de garage wilt u weten of deze weer veilig en zuinig rijdt, niet wat de monteur allemaal heeft uitgespookt onder de motorkap!

5. Maak ingewikkelde zaken eenvoudig en overzichtelijk

Gebruik grafieken en – huis, tuin en keuken voorbeelden – die ervoor zorgen dat mensen ze echt kunnen plaatsen en doorgronden. Kijk eens naar politici, die zijn daar meester in; zij zetten hun argumenten in een discussie over bijvoorbeeld macro-economische zaken kracht bij door te stellen dat deze bezuinigingen ‘per gezin per maand zo’n 100,- in de portemonnee kosten’. Gebruik grafieken zonder cijfers bij de assen, op deze wijze demonstreert u de trend – hier gaat het over – en ontlokt u juist niet de afleidende discussie over een exact getal. Vraag naar wat de betrokkenen – bijvoorbeeld MT collega’s – zelf denken van de cijfers van het afgelopen kwartaal, voordat u ze presenteert. Op deze wijze kunt u uw verhaal er goed aan vastknopen en heeft u draagvlak en aandacht. Het werkt echt.

Er zijn nog veel meer tips te geven, maar met deze 5 komt u al een heel eind op weg naar uw status van controller als business partner. Succes, het is een prachtig vak!

Eric Kemperman is interim-controller en (financieel) directeur bij reorganisaties, fusies, verzelfstandigingen en (mega) projecten voor het bedrijfsleven en bij overheden. Hij is tevens interim-manager, trainer, adviseur en toezichthouder.