De B van Business Intelligence

Momenteel ben ik actief bij de CFO-office van een multinational. Een business controller is daar bezig met het consolideren van cijfers van alle landen waar de organisatie actief is. Ze doet dit voornamelijk in Excel, en is al maanden bezig met het nauwgezet samen brengen van financiële cijfers, die vaak uit verschillende bronsystemen komen.

 

Ik heb veel respect voor haar discipline en doorzettingsvermogen, en hoe ze het voor elkaar krijgt om het overzicht te behouden in een wirwar van gegevensstromen. Uiteindelijk moet er één rapportage uitkomen met de geconsolideerde jaarcijfers van het hele bedrijf, en dat gaat lukken ook. Met dank aan Power Pivot, dat alle zware berekeningen afhandelt.

Als ik dit verhaal aan IT’ers zou vertellen, dan zou er waarschijnlijk hoongelach opklinken: zo’n groot project doe je toch niet met Excel! Er zijn toch veel professionelere oplossingen beschikbaar? Misschien. Toch geeft deze situatie aan waarom de verantwoordelijkheid voor business intelligence niet bij IT hoort te liggen. Als ik een tijdje meekijk, dan is me heel snel duidelijk waarom het niet zou werken om dit aan een IT-er uit te besteden.

 

De grootste complexiteit van dit proces zit namelijk niet in de technologie, maar in de structuur van de financiële administraties en het op één lijn brengen van de diverse bedrijfsonderdelen. Om dit aan een technologie-expert uit te leggen en precies te specificeren hoe alles in elkaar moet zitten, is een veel lastiger probleem dan om een complex model te maken in Excel en Power Pivot. Wat overigens niet wegneemt dat bij de uiteindelijke oplossing IT wel degelijk een belangrijke rol zal spelen.

___________________________________________________________________________________________________

Werkt u regelmatig met Excel? Bent u veel energie kwijt aan het opstellen van analyses en presentaties? Ontdek nu de verbluffende mogelijkheden van Excel die u veel voordeel zullen opleveren, waarmee u forse tijdwinst boekt en onnodige fouten voorkomt. Volg de cursus Excel 2010 voor financieel managers en benut Excel’s potentieel volledig. Meld u direct aan.

___________________________________________________________________________________________________ 

De balans ligt bij business intelligence dus steeds meer aan de ‘business’ kant van de aloude business versus IT discussie. Wat is hier de oorzaak van? Het zit natuurlijk voor een deel in het steeds beter worden van software zoals Excel. Maar communicatie speelt ook een belangrijke rol. Het blijkt in de praktijk erg moeilijk te zijn om specificaties op te stellen voor BI-oplossingen, omdat dat vereist dat in abstracte zin moet worden nagedacht over hoe de gegevens en de processen in elkaar zitten. De meeste mensen zijn daar niet echt goed in, en begrijpen pas goed wat ze nodig hebben als ze een eerste oplossing voor zich zien, of een tweede, of een derde.

Een ander communicatie-aspect is wat in het Engels heet ‘the curse of knowledge’. Dit principe komt erop neer dat het heel moeilijk is om kennis die je hebt, compleet over te brengen aan iemand die die kennis niet heeft. Of andersom, het is heel gemakkelijk om wanneer je iets uitlegt, details over het hoofd te zien die je niet meer opvallen omdat ze zo ‘gewoon’ zijn. (Een leuk spel om dit uit te proberen: neem je favoriete popsong in gedachten, klap die voor iemand anders en kijk of de ander kan raden welke song het is!) Wat ik vaak zie, is dat bij het specificeren van BI-oplossingen details over het hoofd worden gezien die voor de gebruiker triviaal zijn, maar niet voor de bouwer van de BI-oplossing. En dan krijg je dus niet wat de bedoeling was.

Beide communicatieproblemen vragen op z’n minst om een kortcyclisch proces waarin in zo kort mogelijke tijd steeds betere versies of prototypes van een BI-oplossing worden opgeleverd. Het aardige is dat de finance professional vaak al over de tools én de materiekennis beschikt waarmee dit kan worden gedaan, en eigenlijk prima die prototypes of zelfs de uiteindelijke versie zelf kan maken.