De 5 meest gemaakte fouten bij het opstellen van een business case

Lees ook: Michiel Muller: 7 wetten voor succesvol ondernemen

Een business case is een document waarin een investeringsvoorstel wordt beschreven. In principe kan voor elke soort investering een business case worden opgesteld. Het kan bijvoorbeeld gaan om het ontwikkelen van een nieuw product of een nieuwe dienst, het uitbesteden van een activiteit of het samenvoegen of splitsen van bedrijfsonderdelen. Wanneer business cases uit allerlei organisaties worden vergeleken dan valt op dat er vaak dezelfde fouten worden gemaakt.

1. Ik werk liever alleen
Het opstellen van een business case is teamwork. Alle benodigde expertise is zelden in één persoon gecombineerd aanwezig. Typisch kunnen we drie rollen onderscheiden: de business controller, de business manager en de project manager. De business controller heeft als taak er voor te zorgen dat de business case volgens de juiste regels en methoden is opgesteld. De business manager is  eindverantwoordelijk voor de business waarbinnen de investering wordt gedaan. De business manager kan bijvoorbeeld ook een afdelingshoofd zijn of een product manager en heeft door diens rol inhoudelijk veel verstand van zaken. De project manager is verantwoordelijk voor het project en ziet de business case als een belangrijk planningsdocument. Samen hebben ze elkaar nodig om tot het beste resultaat voor de organisatie te komen. Wie bekleedt in uw organisatie deze rollen?

2. Ik bedenk zelf mijn doel
Stel dat de business manager ziet dat de concurrent een bepaald product op de markt lanceert. “Ik moet dat product ook hebben en ik ga zo snel mogelijk een business case oplaten”, is dan de eerste reactie. Maar past een dergelijk product wel bij de strategie en doelstellingen van de organisatie? Bedenkt de business manager hier niet per ongeluk zelf een organisatiedoel? Een aanleiding is niet hetzelfde als een doel. Sommige organisaties hebben stapels business cases die daardoor in de lade verdwenen zijn. Jammer, want dit aspect van de business case is voorafgaand aan het project eenvoudig te verifiëren en voorkomt een hoop ellende en verspilling. Heeft u al eens gecontroleerd of uw business case wel in lijn is met de doelen van de organisatie? Of het waarde toevoegt aan de organisatie?

3. Ik wacht tot ik alles weet
Business cases zijn soms zo kort en bondig dat ze bij wijze van spreken op een bierviltje passen. Is dat niet al te simpel? Dat hangt er van af. Om precies te zijn hangt het van de fase van het project af. Wanneer het investeringsadvies negatief is dan kunt u beter aan het begin met het project stoppen op basis van een bierviltje in plaats van halverwege het project op basis van een gedetailleerde business case.

Men moet zich ook realiseren dat een business case niet de werkelijkheid is maar slechts een afspiegeling, een beredenering of de investering rendeert. Soms is voor een dergelijke redenering niet alle informatie nodig maar alleen de belangrijkste. Het beste is om bij elke mijlpaal van het project de business case te evalueren. Naar mate het project vordert kunnen er details worden uitgewerkt wanneer dat iets aan de business case toevoegt. Hoe lang wacht u met gegevens verzamelen tot u aan een business case begint?

4. Ik beslis op basis van cijfers alleen
Zijn cijfers heilig? Meestal zijn cijfers erg belangrijk en geven ze een objectief beeld van waar men over beslissen wil. Toch zijn cijfers niet altijd zichtbaar te maken en zelfs wanneer ze dat wel zijn dan spelen er misschien nog andere aspecten een rol bij de beslissing. Laat ik een paar voorbeelden geven. Sommige overheidsorganisaties maken kosten terwijl de baten bij burgers of bedrijven liggen. Organisaties die in hun kantoor overschakelen van desktop naar laptop vinden het lastig om uit te rekenen hoeveel euro hun medewerkers daardoor productiever zijn geworden.

William Edwards Deming stelde in dit verband dan ook dat organisaties die alleen maar beslissen op basis van zichtbare cijfers lijden aan een van de zeven dodelijke ziekten van management. Wat kunt u in dit soort gevallen het beste doen? Een oplossing is gebruik te maken van een multicriteria-analyse. Daarmee kunt u financiële, kwantitatieve (niet-financiële) en kwalitatieve aspecten met elkaar combineren tot een totaalconclusie.

5 ik vlak de omstandigheden uit
Bij het opstellen van een business case verliest men soms de omstandigheden uit het oog vooral wanneer deze niets met het project te maken hebben. De persoon die beslist of u het geld krijgt voor een project of het nu een investeerder is of een manager binnen de organisatie heeft echter nog meer aan zijn of haar hoofd. Het kan een slechte dag op de beurs geweest zijn.

Een vorig project kan jammerlijk mislukt zijn en nog vers in het geheugen staan. Uw project kan de bonus van de beslisser voor dat jaar in gevaar brengen. Hoe u hier mee om moet gaan verschilt van geval tot geval. Soms kunt u beter wachten tot de regenbui overgetrokken is. In andere gevallen kunt u beter de business case opsplitsen in laaghangend fruit en een complexer gedeelte voor later zorg. In ieder geval loont het om u te verplaatsen in de beslisser en u af te vragen wat hij of zij van uw voorstel zou vinden. Welke omstandigheden spelen bij uw business case een rol? Hoe speelt u daar met uw voorstel op in?

In dit artikel hebben we op basis van vijf veel gemaakte fouten gekeken naar de succesfactoren van het opstellen van een business case. De organisaties die hier het best in zijn weten zaken als talent, doelen, feiten, timing en omstandigheden uitstekend te sturen en combineren afhankelijk van het soort investering en de situatie waarin zij verkeren. Werkt u ook bij zo’n organisatie?

Frank van Ormondt is strateeg, adviseur, spreker, trainer, docent en auteur bij zijn eigen adviesbureau Frank van Ormondt Advies en Educatie