Datawijsheid: met de digitale lopende band verspilling te lijf

Door toepassing van de blockchaintechnologie is het mogelijk veel kantoorwerk efficiënter te organiseren. Dat betogen de auteurs van het nieuwe boek ‘Datawijsheid’. Zij geloven in toekomst die ‘digitaal, decentraal en duurzaam’ is. “We zitten zeker 30 procent van onze tijd onnodig achter de computer.”

Waarom bestaan ondernemingen? Volgens het beroemde werk ‘The Nature of the Firm’ uit 1937 van econoom Ronald Coase vanwege de lage transactiekosten. Je hoeft binnen een onderneming nu eenmaal minder moeite te doen om iets voor elkaar te krijgen wanneer je het in eigen beheer uitvoert en de kosten vallen lager uit dan wanneer je zaken uitbesteedt. Nu met name de externe transactiekosten steeds geringer worden, wordt uitbesteden belangrijker. Het gevolg is dat bedrijven steeds meer onderdeel zijn van het netwerk van afnemers en toeleveranciers en dat de externe organisatie belangrijker wordt dan de interne. Een ander gevolg is dat de werknemers van een bedrijf minder afhankelijk worden van de onderneming waarvoor zij werkzaam zijn. Doordat andere bedrijven vaak dezelfde systemen en machines gebruiken, kunnen mensen makkelijker bij of voor een andere organisatie aan de slag.

Steeds makkelijker zelfs. Althans in theorie. Dat blijkt uit het boek ‘Datawijsheid’ van Paul Bessems, Leon van Ekeren en leden van Weconomics, een community met als missie ‘Work Less, Achieve More (volgens hun boek) die zich tegelijkertijd inzet voor ‘duurzame welvaart’ (volgens de twitterpagina van de organisatie). Ontwikkelingen zoals de opmars van blockchain maken het mogelijk om transactiekosten verder en verder te verlagen, betogen zij.

Hun uitleg is helder: ‘Het blockchainprotocol voegt een aantal regels toe aan het internetprotocol. Met internet kun je veilig informatie van A naar B sturen, maar deze kun je kopiëren en je weet ook niet zeker of A de eigenaar is van deze informatie. Het blockchainprotocol voegt twee belangrijke functies toe: de verzender moet aantonen dat deze de eigenaar is van hetgeen deze wil verzenden en hetgeen verzonden wordt kan niet gekopieerd worden. Omdat meerdere actoren in een netwerk transacties vastleggen kunnen deze veilige waardetransacties ook niet achteraf eenzijdig aangepast worden. Hierdoor ontstaat een gedeelde werkelijkheid en heb je minder intermediairs nodig en neemt de complexiteit en bureaucratie af.’

Volgens de auteurs van ‘Datawijsheid’ is het dankzij de blockchaintechnologie zelfs zo dat veel van het werk op kantoor kan worden ingericht volgens de principes van de lopende band. Allerlei routinematige activiteiten kunnen worden gestandaardiseerd, gedigitaliseerd en aan elkaar gekoppeld. ‘Data gaan de lopende band op en komen er aan het einde uit als hypotheekofferte, jaarrekening, bill of lading of een ander eindproduct.’ Die ‘digitale lopende band’ kun je zien als de logische opvolger van zowel ERP- en EDI-systemen als van lokale CRM-, HRM-, inkoop- en boekhoudsystemen, schrijven de auteurs. In principe kan het gros van de traditionele HR-, finance-, legal en managementrollen volgens hen zo de prullenmand in.

Mondjesmaat
De praktijk is anders. De blockchaintechnologie wordt slechts mondjesmaat toegepast om mensen hun routinewerk uit handen te nemen. Het is ook niet makkelijk de ‘digitale lopende band’ breed in te voeren. De technologie is er rijp voor, dat is het probleem niet. Maar zorg maar eens voor een ‘datagedreven ecosysteem’ waarin transacties kunnen plaatsvinden. Samenwerking binnen een bedrijf is al moeilijk genoeg, binnen een keten nog lastiger, en binnen een losvast netwerk van allerlei partijen – want dat is zo’n ecosysteem – helemaal.

Zonde, want daardoor zijn mensen veel minder productief dan nodig is. Met andere woorden: er treedt een enorme verspilling op. We mailen, vergaderen en bellen elkaar op, schrijven Bessems c.s. ‘Ook docenten, artsen en agenten (om maar een paar voorbeelden te noemen), zitten steeds meer achter de computer formulieren in te vullen en e-mails te beantwoorden.’ En zo zitten we zeker 30 procent van onze tijd zitten we onnodig achter de computer, heet het in ‘Datawijsheid’. ‘Dat is in Nederland ruim 2,3 miljard uur of omgerekend 1,8 miljoen fte.’

Community Canvas
‘Datawijsheid’ gaat uitgebreid in op de vraag hoe die kloof tussen ideaal en werkelijkheid te overbruggen. Deels zien Bessems c.s. hier een taak voor de overheid weggelegd, die zou kunnen beginnen met helpen ontwikkelen van een ‘algemene datanutsvoorziening, een datanutsbedrijf’, schrijven ze – waar bedrijven en andere organisaties dan gebruik kunnen maken in hun blockchaintransacties. Deels – vooral zelfs – is het aan bedrijven zelf om een ‘digitale transformatie’ in te zetten. ‘Zij kunnen beginnen met het opstellen van programma’s om binnen één generatie kantoorwerk te halveren.’

In hoofdstuk 4 van het boek wordt een Community Canvas Model gepresenteerd voor bedrijven die een rol binnen een ecosysteem willen vervullen. Soms werk je in zo’n ecosystem samen met andere partijen – zeker als het gaat om informatie- en transactieprocessen maar op andere terreinen kun je best met hen concurreren. Het Community Canvas Model beoogt een pendant van het bekende Business Model Canvas te zijn, maar is een stuk ingewikkelder, met ‘Six technical stages’, ‘Four legal waves’ en ‘Thirteen organizational core connections’. Ga d’r maar aan staan!

Een stuk inzichtelijker zijn de ‘Praktijkvoorbeelden’ aan het einde van het boek. Bijvoorbeeld van hoe de digitale lopende band kan worden ingezet om de arbeidsmarkt een stuk efficiënter in te richten: ‘Kandidaten moeten op steeds meer verschillende websites en marktplaatsen hun CV invoeren of uploaden en organisaties kunnen niet met een eigen ‘zoek en boek’ applicatie werken. Lijkt er uiteindelijk sprake van een match dan kunnen mensen en organisaties niet met zekerheid zeggen dat de data die ze gebruiken wel kloppen en een gedeelde werkelijkheid vormen. En als de kandidaat ten slotte toch wordt aangenomen dan volgen een groot aantal administratieve processen. Met een digitale lopende band kunnen verschillende applicaties voor vacatures en cv’s ‘inpluggen’ op een data-infrastructuur waar gestandaardiseerd vacatures maar één keer aangemaakt hoeven te worden en cv’s beschikbaar zijn als token uit een ‘personal data service’.’

Intrigerend
Al met al is ‘Datawijsheid’ een intrigerend werk. Echt prettig leesbaar is het helaas niet, vooral niet omdat het nogal rommelig is opgebouwd. Wat in het ene hoofdstuk uitgebreid wordt besproken (de transactiekostentheorie van Coase bijvoorbeeld) wordt later nog eens uitvoerig uitgelegd, en dan nog eens. Andere onderwerpen lijken aanvankelijk heel belangrijk, maar blijken geen rol van betekenis te spelen in het overkoepelende verhaal – een heel hoofdstuk is gewijd aan de vraag waarom we zoveel werken, maar elders in het boek lijkt dat te zijn vergeten. De auteurs verzetten zich hevig tegen verspilling, maar hun eigen werk is bepaald geen toonbeeld van efficiency. Het is alsof de hoofdstukken apart geschreven zijn en toen geassembleerd. Ja, dan krijg je een boek met allerlei doublures en uitweidingen, waarin het nogal eens zoeken is naar de rode draad. Dat neemt niet weg dat het betoog – we kunnen dankzij de blockchaintechnologie kantoorwerk efficiënter organiseren – behoorlijk overtuigend is. Ook geeft het boek een goede indruk van hoe een digitale lopende band er uit zou kunnen zien. En het doet een boeiende poging om in kaart te brengen wat er allemaal voor nodig is om tot een datagedreven ecosysteem in te richten.

De vraag is wel: stel dat we er inderdaad in slagen de productiviteit in kantoren enorm op te voeren op te voeren – wat dan? De auteurs rekenen op een toekomst die niet alleen ‘digitaal en decentraal’ is, maar ook ‘duurzaam’: die 2,3 miljard uur die in Nederland jaarlijks vrijkomen, kunnen worden ingezet om ’tekorten in zorg, onderwijs en veiligheid op te lossen, schrijven de auteurs. ‘Ervan uitgaande dat genoeg mensen die andere taken gaan doen’, voegen ze zekerheidshalve toe. Inderdaad. Want wie zegt dat ze zich niet overgeven aan massatoerisme en overconsumptie? Digitaal en decentraal – en nog minder duurzaam dan ze nu al zijn.

Datawijsheid – Hoe datagedreven organiseren kantoorwerk reduceert is uitgegeven door Mijnmanagementboek.nl. Prijs: € 21,95